供应商档案制度

供应商档案制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商档案管理工作，确保供应商信息的完整性、准确性和安全性，加强对供应商的评估与管理，保障公司采购活动的顺利进行，维护公司利益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有供应商，包括但不限于原材料供应商、零部件供应商、服务供应商等。3.基本原则合法性原则：供应商档案管理工作应严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保档案内容真实、合法、有效。准确性原则：档案信息应准确反映供应商的实际情况，避免虚假或错误信息对公司采购决策造成误导。完整性原则：涵盖供应商基本信息、资质证明、业绩表现、合作记录等全面内容，为评估供应商提供充分依据。保密性原则：严格保护供应商档案信息安全，未经授权不得泄露给任何第三方，防止供应商信息被滥用。二、供应商档案的建立1.档案建立流程供应商申请：有意向与公司合作的供应商需向公司采购部门提交合作申请，申请内容应包括公司简介、经营范围、联系方式、产品或服务介绍等基本信息。初步审核：采购部门收到申请后，对供应商的基本情况进行初步审核，判断其是否符合公司采购需求及基本合作条件。资料收集：经初步审核通过的供应商，需按照采购部门要求提供详细资料，包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（如已办理三证合一，则提供营业执照）、法定代表人身份证明、生产许可证（如有）、产品质量认证文件、业绩证明材料等。实地考察（如有必要）：对于重要供应商或首次合作供应商，采购部门可组织相关人员进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等实际情况，并形成考察报告。档案录入：采购部门负责将审核通过的供应商资料及考察报告等信息录入供应商档案管理系统，建立供应商档案。档案信息应包括但不限于以下内容：基本信息：供应商名称、地址、联系人、联系电话、传真、邮箱等。资质信息：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、行业资质证书等。业绩信息：近年度主要客户名单及销售业绩、类似项目经验等。财务信息：近年度财务报表（如有要求）、银行资信证明等。合作记录：与公司过往合作项目的订单详情、交货情况、质量反馈、付款记录等。其他信息：供应商自我评价、行业评价、不良记录等。2.档案分类管理根据供应商提供产品或服务的类别及重要性，对供应商档案进行分类管理，便于查询和统计分析。例如：原材料供应商档案：涵盖各类生产所需原材料的供应商信息。零部件供应商档案：针对公司产品所需零部件的供应商建立档案。服务供应商档案：包括物流、仓储、技术支持、咨询服务等各类服务供应商的档案。重要供应商档案：对于对公司生产经营有重大影响的供应商，单独设立重要供应商档案类别，重点关注其合作情况及动态。三、供应商档案的更新与维护1.定期更新采购部门应定期对供应商档案进行更新，原则上每年进行一次全面更新。更新内容包括供应商基本信息变更、资质证书有效期更新、业绩数据变化、合作记录更新等。在每次采购项目结束后，采购人员应及时将该项目中供应商的交货情况、质量表现、付款情况等合作记录录入档案系统，确保档案信息的及时性和准确性。2.动态维护如供应商发生重大事件，如公司名称变更、法定代表人更换、生产地址搬迁、经营范围调整、重大质量事故、法律纠纷等，采购部门应在获悉相关信息后及时更新供应商档案，并对其可能对公司采购业务产生的影响进行评估。关注供应商的市场动态和行业评价变化，如有负面信息或行业排名下降等情况，及时在档案中记录，并分析原因，考虑是否调整合作策略。3.信息审核在进行供应商档案更新与维护时，采购人员应对所录入或修改的信息进行严格审核，确保信息来源可靠、内容准确无误。审核通过后，方可正式更新档案。对于重要信息的变更，应提交上级领导审批后再进行操作。四、供应商档案的查阅与使用1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅供应商档案的，应按照规定的权限进行申请。具体权限划分如下：采购部门相关人员：可查阅所有供应商档案信息，以便进行采购业务操作、供应商评估及管理等工作。质量部门人员：有权查阅供应商的质量相关信息，如质量认证文件、过往质量反馈记录等，用于对采购产品质量的把控和监督。财务部门人员：根据财务工作需要，可查阅供应商的财务信息及付款记录等，进行财务核算和资金管理。其他部门如需查阅供应商档案，应向采购部门提出申请，经采购部门负责人批准后，在采购部门人员陪同下查阅相关信息。查阅内容应仅限于其工作所需的部分，不得擅自复制或传播。严禁非公司内部人员查阅供应商档案信息，如有特殊情况需要查阅，必须经过公司高层领导批准，并严格按照公司规定的程序进行操作，同时做好信息保密工作。2.使用规范公司内部人员查阅供应商档案时，应遵守档案查阅登记制度。如实填写查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅目的等信息，并签字确认。查阅人员应妥善保管所查阅的档案信息，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。如需复印或摘录相关信息，应经采购部门负责人同意，并注明用途及复印范围。利用供应商档案信息进行决策或开展工作时，应确保信息的准确性和完整性，不得断章取义或歪曲事实。对于涉及商业机密或敏感信息的档案内容，查阅人员应严格保密，不得泄露给无关人员。五、供应商档案的安全与保密1.安全管理公司应采取必要的技术措施和管理措施，保障供应商档案管理系统的安全稳定运行。定期对系统进行维护、备份，防止数据丢失、损坏或泄露。对存储供应商档案信息的服务器、存储设备等进行物理安全防护，限制无关人员进入存放区域，设置访问权限和密码保护。在档案信息传输过程中，应采用加密技术，确保信息传输的安全性，防止信息被窃取或篡改。2.保密措施与供应商档案管理相关的工作人员应签订保密协议，明确其保密义务和责任。加强对员工保密意识的培训，使其了解供应商档案信息保密的重要性及相关规定，防止因员工疏忽或违规行为导致信息泄露。在对外提供涉及供应商档案信息的资料或文件时，必须经过严格的审批程序，确保信息的使用符合公司利益和保密要求。严禁将供应商档案信息用于任何与公司采购业务无关的目的或泄露给竞争对手等第三方。六、供应商档案的评估与考核1.评估指标质量指标：包括产品合格率、退货率、质量投诉次数等，衡量供应商提供产品的质量水平。交货指标：准时交货率、交货周期等，反映供应商的交货及时性和稳定性。价格指标：采购价格与市场平均价格的比较、价格调整的合理性等，评估供应商价格竞争力。服务指标：售后服务响应时间、解决问题的效率、服务态度等，体现供应商的服务质量。合作配合指标：与公司沟通协作的顺畅程度、对公司需求的响应速度等，考察供应商的合作配合能力。2.评估周期定期评估：原则上每年度对供应商进行一次全面评估，评估时间为每年的[具体月份]。采购部门负责组织相关人员按照评估指标体系对供应商进行打分评价。不定期评估：在采购项目执行过程中，如发现供应商出现重大质量问题、交货延迟、服务不到位等异常情况，应及时对其进行专项评估，分析问题原因，采取相应措施。3.考核结果应用根据供应商评估考核结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商，在同等条件下可给予更多的合作机会和优惠政策，如优先采购、增加订单量、延长付款周期等；对于良好供应商，继续保持合作关系，加强沟通与管理；对于合格供应商，提出改进意见，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，则考虑减少合作份额或终止合作；对于不合格供应商，立即终止合作，并将其列入公司供应商黑名单，不再与其开展业务。将供应商评估考核结果作为公司供应商管