档案转递制度

档案转递制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案的转递工作，确保档案的安全、完整和及时传递，维护档案的真实性、准确性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部机构之间的档案转递工作。（三）基本原则1.依法依规原则：档案转递工作必须严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：在档案转递过程中，要采取必要的安全措施，确保档案的安全，防止档案信息泄露。3.及时准确原则：档案转递要做到及时、准确，确保档案能够按时到达目的地，信息完整无误。二、档案转递的范围（一）内部档案转递1.员工调动、离职时，其个人档案从原所在部门转至新的工作部门或人力资源部门。2.部门之间因工作需要，涉及档案资料共享、借阅等情况时的档案转递。3.公司/组织内部进行项目合作、业务调整等，相关档案在不同部门之间的流转。（二）外部档案转递1.与上级主管部门、政府相关部门之间的档案报送、交换等。2.与合作伙伴、客户之间因业务往来需要提供或接收的档案资料。3.因法律纠纷、审计等原因，按照要求向相关机构转递档案。三、档案转递的流程（一）发起申请1.内部转递员工调动、离职时，由原所在部门填写《档案转递申请表》，注明转递原因、接收部门、档案内容等信息，并经部门负责人签字确认。部门之间因工作需要进行档案转递时，由需求部门填写《档案转递申请表》，说明转递目的、所需档案清单等，提交给档案管理部门审核。2.外部转递因业务往来需要向外部机构转递档案时，由相关业务部门填写《档案转递申请表》，详细说明转递事由、接收单位、档案内容及保密要求等，经部门负责人和分管领导审批后提交档案管理部门。因法律纠纷、审计等原因需向外部机构转递档案时，按照公司/组织相关规定，由负责处理该事项的部门填写申请表，经过严格的审批流程后交档案管理部门。（二）审核1.档案管理部门收到《档案转递申请表》后，对转递申请进行审核。审核内容包括转递原因是否合理、接收部门信息是否准确、档案内容是否符合转递要求、保密措施是否得当等。2.对于内部转递申请，重点审核是否符合公司/组织内部人员调动、工作安排等相关规定；对于外部转递申请，要严格审查是否符合法律法规以及与外部机构签订的合作协议等要求。（三）整理与包装1.根据审核通过的申请表，档案管理人员对需要转递的档案进行整理。按照档案类别、时间顺序等进行排序，确保档案资料齐全、完整。2.对于纸质档案，采用专用档案盒或文件袋进行包装，并在封口处加盖档案管理部门印章。对于电子档案，要进行加密存储，并确保存储介质的安全性。同时，在存储介质上标注档案名称及相关信息。（四）登记与编号1.建立《档案转递登记表》，对每一次档案转递进行详细登记。登记内容包括转递申请日期、申请表编号、转递原因、档案名称及数量、接收部门或单位、转递方式、预计送达日期、经手人等信息。2.为每一份转递的档案赋予唯一的编号，编号应包含年份、月份、顺序号等信息，以便于查询和管理。编号记录在《档案转递登记表》及档案包装上。（五）转递方式选择1.内部转递对于距离较近的部门之间的档案转递，可以采用专人送达的方式，确保档案及时、安全到达。对于距离较远或涉及机密性较高的档案转递，可以通过公司内部网络传输电子档案，并要求接收方及时确认接收情况。同时，将纸质档案通过邮政特快专递（EMS）等方式寄送。2.外部转递根据与外部机构的约定以及档案的重要性和保密性，选择合适的转递方式。一般情况下，重要档案采用邮政特快专递（EMS）寄送，并要求收件方签收确认。对于紧急且保密性要求相对较低的档案转递，可以通过电子邮件等方式传输，但要对邮件进行加密处理，并要求接收方回复确认邮件已收到且内容完整。涉及法律纠纷、审计等重要事项的档案转递，必要时可采用专人送达或委托专业的档案转递服务机构进行转递，确保档案的安全性和可追溯性。（六）跟踪与反馈1.在档案转递过程中，档案管理人员要对转递情况进行跟踪。通过查询物流信息、与接收方沟通等方式，了解档案是否按时、安全送达。2.接收方收到档案后，应及时填写《档案接收确认表》，注明档案名称、数量、接收日期、档案是否完整无损等信息，并反馈给档案管理部门。档案管理部门收到确认表后，将其与《档案转递登记表》进行核对，确保转递工作的准确性。（七）归档1.档案转递完成后，档案管理人员将《档案转递申请表》、《档案接收确认表》、《档案转递登记表》等相关资料进行整理归档，保存期限按照公司/组织档案管理规定执行。2.将转递的档案按照公司/组织档案分类标准进行重新整理和存放，确保档案的有序管理。四、档案转递的责任与监督（一）责任划分1.申请部门责任负责填写准确、完整的《档案转递申请表》，提供真实、可靠的转递信息。确保转递档案的内容符合公司/组织规定和业务需求，对档案的真实性、准确性负责。在档案转递过程中，配合档案管理部门做好相关工作，及时提供必要的协助和信息。2.档案管理部门责任审核转递申请，确保转递工作符合法律法规、公司/组织制度及相关标准要求。负责档案的整理、包装、登记、编号等转递前期准备工作，保证档案的安全和完整。选择合适的转递方式，跟踪档案转递情况，及时处理转递过程中出现的问题。对转递过程中的档案管理工作进行总结和分析，不断完善档案转递制度和流程。3.接收部门责任及时接收转递的档案，并按照规定进行核对和签收。对接收的档案进行妥善保管，不得擅自更改、销毁或泄露档案信息。在规定时间内反馈档案接收情况，如发现档案存在问题，应及时与档案管理部门沟通解决。（二）监督机制1.公司/组织内部设立档案转递监督小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表等组成。监督小组定期对档案转递工作进行检查，确保转递流程的规范执行。2.审计部门不定期对档案转递工作进行审计，重点审查转递申请的合理性、档案内容的真实性、转递过程的合规性等方面，发现问题及时督促整改。3.建立档案转递工作投诉渠道，接受公司/组织内部员工和外部机构的监督和投诉。对于投诉事项，要及时进行调查处理，并将处理结果反馈给投诉人。五、档案转递的保密要求（一）保密措施1.在档案转递过程中，严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，采取加密存储、专人传递等保密措施。2.档案管理人员要严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露档案内容。在档案整理、包装、登记等环节，要确保操作环境的安全性，防止档案信息被窃取。3.对于通过电子方式转递的档案，要采用加密软件进行加密处理，并设置高强度密码。在传输过程中，要使用安全的网络通道，避免信息泄露。（二）保密责任追究1.对于违反档案转递保密规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反保密规定给公司/组织造成经济损失的，责任人要承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。六、档案转递的信息化管理（一）建立档案转递信息系统1.开发或引入专门的档案转递信息系统，实现档案转递申请、审核、登记、跟踪、反馈等流程的信息化管理。2.信息系统应具备档案信息录入、查询、统计分析等功能，方便档案管理人员对转递工作进行全面管理和监控。（二）数据安全与维护1.加强档案转递信息系统的数据安全管理，采取数据备份、防火墙、入侵检测等技术手段，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对信息系统进行维护