学籍档案管理制度

学籍档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织的学籍档案管理，确保学籍档案的真实、完整、安全和有效利用，维护公司/组织及员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及学籍档案管理的部门、员工及相关业务流程。（三）基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映员工的学习经历、成绩、奖惩等情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集员工在学习期间形成的各类文件材料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学籍档案的机密性，防止档案信息泄露，维护员工隐私。4.规范性原则：按照国家法律法规和行业标准，规范学籍档案的收集、整理、保管、利用等工作流程。二、学籍档案的内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、身份证号码、家庭住址、联系电话等。（二）学习经历1.学历教育：小学、初中、高中、中专、大专、本科、硕士、博士等各阶段的就读学校、入学时间、毕业时间、所学专业等。2.非学历教育：参加的各类培训、进修、短期课程等学习经历，包括培训机构名称、培训内容、培训时间等。（三）学习成绩各学期的课程成绩、考试成绩、学分绩点等，如有补考、重修情况，应详细记录。（四）奖惩情况1.奖励：获得的学校、学院、班级及其他组织颁发的各类奖励，如奖学金、荣誉称号、竞赛奖项等，注明奖励名称、颁奖单位、颁奖时间。2.惩罚：受到的学校纪律处分，如警告、严重警告、记过、留校察看、开除学籍等，记录处分原因、处分决定单位、处分时间。（五）学籍变动情况1.转学：转学原因、转入学校、转出时间、转入时间等。2.休学：休学原因、休学时间、复学时间。3.复学：复学审批材料、复学时间。4.退学：退学原因、退学时间。（六）毕业相关材料1.毕业生登记表：个人基本信息、学习总结、自我鉴定等。2.学位申请表：申请学位的相关材料，如学位论文、答辩记录等。3.毕业证书、学位证书复印件：留存毕业生证书的复印件，以备查询和验证。（七）其他材料1.体检报告：在校期间的体检结果，反映学生的身体健康状况。2.社会实践报告：参加社会实践活动的报告、总结等材料。3.党团组织关系材料：入党申请书、入团志愿书、思想汇报、转正申请等相关材料。4.其他与学习相关的重要材料：如学术研究成果、发表的论文、参加的学术会议记录等。三、学籍档案的收集与整理（一）收集1.员工提交：员工应按照公司/组织要求，及时提交个人学籍档案相关材料，确保材料真实、完整。2.学校提供：对于需要学校提供的材料，如毕业证书、成绩单等，由公司/组织统一与学校联系获取，并确保材料的真实性和有效性。3.定期更新：员工在学习期间如有学籍变动、奖惩情况等，应及时向公司/组织报告，并提交相应的补充材料，确保学籍档案信息的实时更新。（二）整理1.分类：按照学籍档案的内容分类，将各类材料分别归入相应的类别，如基本信息类、学习经历类、成绩类、奖惩类等。2.编号：为每份档案材料编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，如按照入学时间、学号等顺序编排。3.装订：将同一类别的材料按照时间顺序或重要程度进行排序，采用线装或胶装等方式进行装订，确保材料整齐、牢固。4.编目：编制学籍档案目录，详细记录每份材料的编号、名称、日期、来源等信息，方便查阅和检索。四、学籍档案的保管（一）保管方式1.纸质档案：设立专门档案库房，配备档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质学籍档案进行分类存放。2.电子档案：建立电子学籍档案管理系统，将纸质档案进行数字化扫描，存储在服务器或光盘等存储介质上，并进行备份。同时，对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。（二）保管期限1.永久保管：对于具有重要历史价值、涉及员工重大权益或公司/组织长期需要参考的学籍档案，实行永久保管。2.定期保管：其他学籍档案根据其重要程度和使用频率，确定保管期限，一般为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（三）档案清查1.定期清查：每年定期对学籍档案进行清查，核对档案数量、内容是否完整，检查档案保管状况，确保档案安全。2.不定期清查：根据工作需要或特殊情况，不定期对学籍档案进行清查，及时发现和解决档案管理中存在的问题。（四）档案修复与保护1.破损修复：对破损、褪色、霉变等有损坏的档案材料，及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.防虫防霉：定期在档案库房内投放防虫药、防霉剂等，防止档案受到虫害和霉菌侵害。3.防火防盗：加强档案库房的安全管理，配备消防设备，安装防盗报警装置，确保档案库房的安全。五、学籍档案的利用（一）利用范围1.内部使用：公司/组织内部各部门因工作需要，可查阅员工的学籍档案，如人力资源部门用于员工招聘、晋升、培训等工作的参考；财务部门用于核实员工学历相关费用报销等。2.外部查询：根据法律法规要求或相关部门的查询需求，经公司/组织批准，可向外部提供员工学籍档案的部分信息，但必须严格履行审批手续，确保信息提供的合法性和安全性。（二）利用流程1.申请：使用部门或个人填写学籍档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，提交所在部门负责人审批。2.审批：部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人根据申请内容和档案管理规定进行审批，批准后方可查阅。3.查阅：查阅人员在档案管理人员的陪同下，在指定地点查阅学籍档案，不得擅自将档案带出档案库房或将档案内容泄露给无关人员。查阅过程中如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定进行登记。4.归还：查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。（三）利用记录1.建立利用台账：档案管理部门建立学籍档案利用台账，详细记录每次查阅的申请时间、查阅部门、查阅人员、查阅内容、查阅时间等信息，以便跟踪和统计档案利用情况。2.统计分析：定期对学籍档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的频率、用途等，为档案管理工作的优化提供依据。六、学籍档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：加强对档案管理人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务，防止因人员疏忽导致档案信息泄露。2.制度约束：制定严格的档案保密制度，规定档案管理人员不得擅自向无关人员透露档案内容，不得在非工作场所谈论档案信息。3.技术防范：采用加密存储、访问控制、防火墙等技术手段，保障电子学籍档案的安全，防止网络攻击和数据泄露。（二）安全管理1.库房安全：档案库房应安装门禁系统、监控设备，确保库房24小时安全监控。库房内严禁吸烟、使用明火，配备必要的消防器材和应急照明设备。2.数据安全：定期对电子学籍档案进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。同时，建立数据恢复机制，确保在数据出现问题时能够及时恢复。3.应急处理：制定学籍档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件时的应急处理流程和责任分工，确保能够迅速采取措施，减少损失，保护档案安全。七、学籍档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期鉴定：每年组织档案鉴定小组，对保管期限届满的学籍档案进行鉴定。鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、档案管理人员等组成。2.鉴定标准：根据档案的历史价值、现实利用价值、保存状况等因素，按照国家有关规定和公司/组织的实际情况，确定档案的存毁。对仍有保存价值的档案，延长保管期限；对确无保存价值的档案，编制销毁清单。（二）销毁1.审批：销毁清单经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后，方可进行销毁。2.销毁方式：采用粉碎、焚烧等安全可靠的方式对纸质档案进行销毁；对电子档案进行彻底删除，并进行数据覆盖处理，确保数据无法恢复。