国土档案归档制度

国土档案归档制度一、总则（一）目的国土档案作为国家重要的基础性资料，记录了国土资源管理活动的全过程，对于维护国家领土完整、保障资源合理利用、支持经济社会发展以及提供历史凭证具有不可替代的作用。为加强国土档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内涉及国土档案管理的所有部门和人员，包括但不限于国土规划、土地资源调查、地籍管理、矿产资源管理、地质勘查等业务领域所形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则国土档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性，避免分散保管导致档案丢失、损坏或管理混乱。2.真实准确原则归档的国土档案必须是反映国土资源管理活动真实情况的原始材料，不得篡改、伪造或虚假记录，保证档案信息的真实性和可靠性。3.分类科学原则按照国土档案的形成规律、内容特点和管理要求，进行科学合理的分类，便于档案的整理、检索和利用。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保国土档案的实体安全和信息安全，严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息泄露。二、归档范围与要求（一）国土规划档案1.总体规划文件包括国土总体规划、区域规划、专项规划等编制过程中形成的基础资料收集、调研分析报告、规划文本、图件、评审意见、批复文件等。2.规划调整文件国土规划实施过程中的调整方案、论证报告、审批文件等。（二）土地资源调查档案1.土地利用现状调查调查方案、技术设计书、野外调查记录、航片或卫片判读成果、土地利用现状图、面积量算表、调查报告等。2.土地变更调查变更调查申请、变更地块实地勘测记录、变更前后土地利用现状图对比资料、变更调查报告等。（三）地籍管理档案1.土地登记档案土地登记申请书、地籍调查表、宗地图、土地权属来源证明材料、土地登记审批表、土地证书存根等。2.土地权属纠纷档案纠纷申请书、调查处理过程中的证据材料、调解协议、裁决文件等。（四）矿产资源管理档案1.矿产资源勘查档案勘查许可证申请及审批文件、勘查设计书、勘查报告、储量计算书、勘查工作原始记录等。2.矿产资源开发利用档案采矿许可证申请及审批文件、开发利用方案、矿山设计文件、生产报表、环境影响评价报告及批复等。（五）地质勘查档案1.区域地质调查档案调查成果报告、地质图件、实测剖面资料、各类样品分析测试报告等。2.矿产地质勘查档案勘查项目立项文件、勘查工作阶段报告、找矿成果报告、各类勘查数据资料等。（六）其他相关档案与国土管理相关的政策法规文件、会议纪要、统计报表、重要文件的收发登记、电子数据等。（七）归档要求1.文件材料齐全完整归档的文件材料应涵盖国土管理活动的各个环节，确保能够全面反映工作情况，不得遗漏重要文件。2.原件优先原则尽量归档原件，如因特殊原因无法提供原件，应提供与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.载体规范纸质文件应字迹清晰耐久，图表整洁；电子文件应采用通用格式，存储载体应符合长期保存要求，并确保数据的可读性和完整性。4.标识明确每份文件材料应在首页右上角加盖归档章，注明年度、保管期限、件号等信息。三、归档流程（一）文件收集1.各业务部门负责本部门在国土管理工作中形成的文件材料的收集整理。指定专人负责文件的日常积累，按照归档范围及时收集各类文件，确保文件不丢失、不遗漏。2.在项目结束或工作完成后，业务部门应及时对形成的文件材料进行初步整理，剔除无关材料，将整理好的文件移交档案管理部门。（二）整理分类1.档案管理部门收到业务部门移交的文件材料后，按照本制度规定的分类方法进行整理分类。2.对纸质文件进行装订、编页，去除金属物，破损文件应进行修复；对电子文件进行格式转换、数据备份，并按照分类目录进行存储。3.编制档案分类目录，标注每份文件的题名、日期、编号、保管期限等信息，便于检索查询。（三）编目编号1.根据整理好的档案，编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.为每份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于管理和查找。3.在档案盒、文件夹等存储载体上标注档案编号和相关信息。（四）装订装盒1.将整理好的档案文件按照顺序进行装订，采用线装或胶装方式，确保文件牢固整齐。2.将装订好的档案装入档案盒，在档案盒封面和脊背标注档案编号、题名、保管期限等信息。（五）上架入库1.按照档案分类顺序，将装盒后的档案上架存放，排列应整齐有序，便于查找利用。2.建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查、清点，确保档案实体安全。四、保管期限与鉴定（一）保管期限划分国土档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管凡是反映国土资源管理重大历史事件、重要政策法规制定、涉及国家核心利益和长远发展的档案，应永久保存。常见的如国土总体规划的重要批复文件；重大土地资源违法案件的查处档案；重要矿产资源勘查开发项目的关键资料等。2.长期保管对国土资源管理工作有重要查考利用价值，在较长时间内需要保存的档案，保管期限为1650年。例如土地利用现状调查的阶段性成果报告；一般性矿产资源开发利用项目的完整资料等。3.短期保管对国土资源管理工作有一定查考利用价值，保管期限较短的档案，保管期限为515年。如一般性的土地登记申请材料；临时性地质勘查工作的简单记录等。（二）鉴定原则与方法1.鉴定原则遵循全面审查、历史联系、以维护国家和人民利益为根本出发点的原则，准确判定档案的价值和保管期限。2.鉴定方法由档案管理部门牵头，组织相关业务部门的专家组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。审查内容包括文件的来源、内容、形式、时间、用途等，综合分析其对国土资源管理工作的重要性和历史价值，确定保管期限。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对拟鉴定的档案进行初步整理和分类，提供档案的基本情况介绍，为鉴定小组提供参考。2.小组审查鉴定小组根据档案管理部门提供的情况，对档案进行详细审查，逐一提出保管期限的初步意见。3.集体审议鉴定小组召开会议，对初步意见进行集体审议，充分讨论，形成最终的鉴定结论。4.结果公示与审批鉴定结果在公司/组织内部进行公示，公示期为[X]个工作日。公示无异议后，报公司/组织主管领导审批。（四）保管期限变更档案保管期限确定后，如因特殊情况需要变更保管期限的，应重新履行鉴定程序，经审批后进行调整。五、档案利用与借阅（一）利用范围本公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅国土档案。涉及国土档案对外提供利用的，应按照国家有关法律法规和规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，并安排专人协助查阅。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人审核，档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。2.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出指定场所。3.如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印件应与原件核对无误，并注明出处。（四）归还与注销借阅期满，利用者应及时归还所借档案。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，追究责任。利用者归还档案后，档案管理部门应在借阅申请表上注明归还日期，并予以注销。六、档案信息化管理（一）数字化建设目标逐步实现国土档案的数字化管理，建立涵盖档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库的综合档案信息管理系统，提高档案管理效率和利用水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合长期保存要求，一般不低于[X]dpi。扫描图像应清晰、完整，色彩还原准确。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量符合要求。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据库进行挂接，建立准确的索引关系，实现档案信息的快速检索。4.存储备份将数字化档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息系统管理1.建立档案信息管理系统的使用管理制度，明确系统操作流程和权限设置。2.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。3.在系统中设置数据安全审计功能，对系统操作行为进行记录和审计，防止非法操作和数据泄露。（四）数据安全与保密1.采取加密、身份认证、访问控制等技术手段，保障数字化档案数据的安全。2.严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息进行严格保密管理。七、监督与检查（一）监督机制建立健全国土档案管理监督机制，由公司/组织内部的纪检监察部门和档案管理部门共同负责对档案管理工作进行监督检查。（二）检查内容1.档案归档制度的执行情况，包括归档范围的落实、归档流程的规范、文件材料的完整性等。2.档案保管情况，如档案库房的安全设施、温湿度控制、档案实体的完好性等。3.档案利用与借阅管理情况，包括利用手续的办理、利用过程的监督、档案归还情况等。4.档案信息化管理情况，如数字化建设进度、信息系统的运行维护、数据安全保密等。（三）检查方式1.定期检查每年组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理的各个环节进行详细检查，并形成检查报告。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对档案管理工作进行抽查，及时发现和解决存在的问题。（四）问题整改对