档案统计年报制度

档案统计年报制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，全面、准确、及时地掌握公司档案资源状况，为公司决策、管理和业务活动提供可靠的档案信息支持，特制定本档案统计年报制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及所属单位的档案统计年报工作。（三）基本原则1.真实性原则档案统计数据必须如实反映档案管理的实际情况，不得虚报、瞒报、漏报。2.准确性原则统计数据应准确无误，确保统计指标的定义、计算方法和统计口径的一致性。3.完整性原则全面涵盖档案管理的各个方面，包括档案的形成、收集、整理、保管、利用等环节，保证统计资料的完整性。4.及时性原则按照规定的时间节点及时报送档案统计年报，不得延误。二、档案统计年报的内容与要求（一）档案数量统计1.各类档案的数量文书档案：统计当年新增及累计的文件数量、案卷数量等。科技档案：包括科研项目档案、产品档案、基建档案等，分别统计各类科技档案的数量及相关项目数量。人事档案：统计在职人员、离职人员档案数量等。会计档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别统计数量。2.统计要求明确统计的时间范围为自然年度。对于不同类型档案的数量统计，应依据档案分类标准进行准确计数，确保不重不漏。（二）档案整理情况统计1.整理工作完成情况当年完成整理的档案数量及占应整理档案总量的比例。整理工作中发现的问题及处理情况。2.统计要求应整理档案总量的确定应根据档案管理的实际情况和相关规定进行估算。详细记录整理工作中出现的问题及解决措施，以便分析整理工作的质量和效率。（三）档案保管情况统计1.保管场所及设施情况档案库房的面积、布局、温湿度控制情况等。配备的档案保管设备，如档案柜、货架、防虫防霉设备等的数量及使用状况。2.档案安全情况当年发生的档案安全事故情况（包括火灾、水灾、失窃等）及处理结果。档案安全检查的次数及发现的安全隐患整改情况。3.统计要求对于保管场所及设施情况，应进行实地测量和详细记录，确保数据的准确性。档案安全情况的统计应及时、准确，对于安全事故应详细记录事故经过及采取的应急措施和后续处理情况。（四）档案利用情况统计1.利用人次及利用目的统计当年档案利用的总人次，区分内部利用和外部利用。分析不同利用目的的人次分布，如查阅文件、参考资料、办理业务等。2.利用效果反馈收集利用者对档案利用服务的满意度评价。整理利用档案后对公司业务、决策等方面产生的积极影响案例。3.统计要求利用人次的统计应通过借阅登记、利用申请等记录进行准确汇总。利用效果反馈应采用多种方式收集，如问卷调查、口头反馈等，并进行系统整理和分析。三、档案统计年报的工作流程（一）准备阶段1.制定统计报表根据档案统计年报的内容要求，设计统一规范的统计报表，明确各项统计指标的定义、计算方法和填报要求。2.组织培训对参与档案统计年报工作的人员进行培训，使其熟悉统计报表的内容和填报方法，掌握统计工作所需的业务知识和技能。（二）填报阶段1.各部门负责本部门档案统计数据的收集、整理和填报工作。按照统计报表的要求，认真核对各类档案信息，确保数据的真实性和准确性。2.填报过程中如发现数据缺失或疑问，应及时进行核实和补充，不得随意编造数据。（三）审核阶段1.各部门完成填报后，将统计报表报送至公司档案管理部门。2.档案管理部门对各部门报送的统计报表进行审核，重点审核数据的完整性、准确性和逻辑性。对于审核中发现的问题，及时反馈给相关部门进行修改和完善。（四）汇总阶段1.档案管理部门对审核通过的统计报表进行汇总，形成公司年度档案统计年报。2.在汇总过程中，要确保数据的一致性和连贯性，避免出现数据重复或遗漏的情况。（五）报送阶段1.公司档案统计年报经审核汇总后，按照规定的时间和渠道报送至上级主管部门及相关统计部门。2.报送时应确保统计报表的格式规范、内容完整，并附带必要的文字说明。四、档案统计年报的数据管理与分析（一）数据管理1.建立档案统计年报数据库将每年的档案统计数据录入数据库进行存储，以便于查询、检索和长期保存。2.数据备份定期对档案统计年报数据进行备份，防止数据丢失或损坏。备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。（二）数据分析1.数据对比分析将当年的档案统计数据与历年数据进行对比，分析档案数量、利用情况等方面的变化趋势。对比不同部门之间的档案管理情况，找出存在的差异和问题。2.相关性分析分析档案管理各项指标之间的相关性，如档案数量与利用人次之间的关系，为档案管理决策提供参考依据。3.撰写分析报告根据数据分析结果，撰写档案统计年报分析报告，总结档案管理工作的成绩和不足，提出改进措施和建议。五、档案统计年报工作的监督与考核（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对各部门档案统计年报工作进行全程监督。定期检查各部门的填报进度、数据质量等情况，及时发现和纠正存在的问题。2.设立监督举报渠道鼓励员工对档案统计年报工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核办法1.将档案统计年报工作纳入公司绩效考核体系。对按时、准确完成档案统计年报工作的部门和个人给予适当的奖励。2.对于未按要求完成档案统计年报工作或数据质量存在严重问题的部门和个人，进行相应的处罚，如扣减绩效分数、通报批评等。六