档案收集制度局

档案收集制度局一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本档案收集制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的收集管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由档案收集制度局负责统筹协调档案收集工作，确保各类档案归口管理，避免分散和流失。2.完整准确原则档案收集应保证文件材料的齐全完整，真实反映公司/组织各项工作的历史过程和实际情况，准确记录重要事件和业务信息。3.及时有效原则各部门及员工应及时将工作中形成的档案材料收集整理，按照规定的时间和要求移交档案收集制度局，确保档案信息的时效性。4.便于利用原则档案收集工作应充分考虑档案的利用需求，便于档案的查阅、检索和利用，提高档案服务公司/组织发展的效能。二、档案收集范围（一）行政管理类档案1.公司/组织设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、组织机构代码证、税务登记证等。2.公司/组织各类会议文件，如会议通知、议程、决议、纪要等。3.公司/组织内部管理制度、规定、办法等文件。4.公司/组织人事管理文件，包括员工招聘、培训、考核、晋升、奖惩、离职等相关材料。5.公司/组织财务管理文件，如财务预算、决算、审计报告、会计凭证、账簿等。6.公司/组织行政事务文件，如公文处理、印章管理、办公用品采购、车辆管理等相关材料。7.公司/组织对外联络文件，如与上级主管部门、政府部门、合作伙伴、客户等的往来信函、报告、协议等。（二）业务经营类档案1.市场营销档案，包括市场调研、市场策划、广告宣传、销售合同、客户信息等相关材料。2.产品研发档案，如产品设计方案、技术图纸、研发报告、测试记录等。3.生产管理档案，包括生产计划、生产调度、质量控制、设备维护等相关文件。4.采购供应档案，如采购合同、供应商信息、物资验收记录等。5.物流配送档案，包括运输合同、仓储记录、物流单据等。6.售后服务档案，如客户投诉处理记录、维修保养记录、回访记录等。（三）项目建设类档案1.项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。2.项目设计文件，如初步设计、施工图设计等相关图纸和文件。3.项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。4.项目施工过程文件，如施工组织设计、工程变更记录、工程质量检验报告等。5.项目竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算审计报告等。（四）科技研发类档案1.科研项目立项文件，包括项目申请书、立项批复等。2.科研项目研究过程文件，如实验方案、实验记录、研究报告等。3.科研成果鉴定文件，如成果鉴定证书、专利证书、软件著作权登记证书等。4.科研项目合作协议、合同等相关文件。（五）声像电子类档案1.公司/组织重大活动、会议、项目建设等的照片、录像、录音等资料。2.公司/组织网站、微信公众号、微博等新媒体平台发布的信息记录。3.公司/组织电子文档，包括办公软件文档、数据库文件、电子邮件等。三、档案收集职责分工（一）档案收集制度局职责1.负责制定和完善公司/组织档案收集制度，明确档案收集的范围、标准和流程。2.统筹协调各部门档案收集工作，定期对档案收集情况进行检查和指导。3.负责接收、整理、保管和利用公司/组织各类档案，建立健全档案管理信息系统。4.对各部门移交的档案进行审核，确保档案的质量和完整性。5.组织开展档案业务培训，提高员工的档案意识和档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门工作中形成的各类档案的收集、整理和初步分类。2.明确本部门档案管理人员，负责档案收集工作的具体实施，并及时将档案移交档案收集制度局。3.按照档案收集制度的要求，对本部门档案收集工作进行自查自纠，确保档案收集工作的规范有序。4.积极配合档案收集制度局开展档案收集、整理、保管和利用等工作，提供必要的支持和协助。（三）员工职责1.严格按照公司/组织档案收集制度的规定，及时将工作中形成的档案材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.确保个人工作中产生的档案材料真实、完整、准确，不得擅自销毁、涂改或丢失档案。3.积极参加公司/组织开展的档案业务培训，提高自身的档案意识和档案管理能力。四、档案收集流程（一）文件材料形成与积累1.各部门及员工在工作活动中应及时形成并积累各类文件材料，确保文件材料的原始性和真实性。2.对重要文件材料应进行备份，以防丢失或损坏。备份方式可采用纸质备份、电子备份或异地存储等多种形式。（二）部门内部整理与分类1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的文件材料进行整理，按照档案收集范围和分类标准进行初步分类。2.对整理后的文件材料进行编号、编目，编制文件材料清单，确保每份文件材料都有唯一的标识和清晰的目录。（三）档案移交1.各部门档案管理人员应在规定的时间内，将整理好的档案移交档案收集制度局。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案移交清单应包括档案名称、数量、保管期限、移交时间等详细信息，作为档案交接的凭证。（四）档案收集制度局审核与接收1.档案收集制度局对各部门移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对审核合格的档案进行接收，按照档案管理的要求进行整理、编目、上架，并录入档案管理信息系统。3.对审核不合格的档案，档案收集制度局应及时通知移交部门进行补充或整改，直至符合要求为止。五、档案收集时间要求（一）日常文件材料收集1.各部门及员工应在每月末将当月工作中形成的文件材料整理归档，并移交本部门档案管理人员。2.本部门档案管理人员应在次月上旬将整理好的档案移交档案收集制度局。（二）专项工作档案收集1.对于公司/组织开展的专项工作，如项目建设、科研项目、重大活动等，相关部门应在专项工作结束后[X]个工作日内，将形成的档案材料整理归档，并移交档案收集制度局。2.档案收集制度局应在收到专项工作档案后[X]个工作日内完成审核与接收工作。（三）年度档案收集1.各部门应在次年[X]月[X]日前，将上一年度形成的各类档案进行全面整理归档，并移交档案收集制度局。2.档案收集制度局应在次年[X]月底前完成年度档案的审核、整理、编目等工作，并将档案妥善保管。六、档案收集质量要求（一）完整性档案收集应确保文件材料的齐全完整，不得遗漏重要文件和信息。对于成套性文件，应收集齐全相关的各个组成部分。（二）准确性档案内容应真实准确，与实际工作情况相符。文件材料的字迹应清晰、工整，签署、印章应齐全有效。（三）规范性档案收集应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，按照规定的格式、字体、编号等进行整理和编目。文件材料应使用耐久性强的书写材料，确保档案的长期保存。（四）系统性档案应按照一定的分类标准进行整理，保持文件材料之间的有机联系和系统性。同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，便于查阅和利用。七、档案收集的监督与考核（一）监督检查1.档案收集制度局定期对各部门档案收集工作进行监督检查，检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性和规范性等。2.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.将档案收集工作纳入公司/组织绩效考核体系，对各部门及员工的档案收集工作进行考核评价。2.考核评价指标包括档案收集的及时性、完整性、准确性、规范性以及档案管理信息系统的使用情况等。3.根据考核评价结果，对档案收集工作表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行督促整改，并视情节轻重给予相应的处罚。八、档案收集的安全与保密（一）安全管理1.档案收集制度局应采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全，防止档案被盗、被抢、被毁等事故的发生。2.加强档案存储环境的管理，保持库房清洁、干燥、通风良好，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备。3.定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理档案安全隐患。对损坏或变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强档案收集过程中的保密工作，确保档案信息