档案室职责制度

档案室职责制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本职责制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的职责履行。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司各项工作对档案信息的需求。二、档案室工作职责（一）档案收集1.制定档案收集范围和标准，明确各类档案的归档内容和要求。2.定期向各部门收集应归档的文件、资料、记录等，包括但不限于合同协议、文件批复、会议纪要、财务报表、技术资料、人事档案等。3.对各部门移交的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性，对不符合要求的档案及时反馈并要求补充完善。（二）档案整理1.按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类、编号、编目等整理工作。2.对纸质档案进行装订、编页、装盒等加工处理，确保档案整齐、美观、便于保管。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，确保电子档案的存储规范和可检索性。（三）档案保管1.负责档案室的日常管理，包括档案库房的安全保卫、温湿度控制、防火防盗防虫等工作。2.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查、清点和维护，确保档案的实体安全和信息安全。3.对破损、褪色、变质等档案及时进行修复和复制，保证档案的可读性和完整性。（四）档案检索与利用1.根据公司需求，编制档案检索工具，如目录索引、电子检索系统等，方便快速查找所需档案。2.建立档案借阅登记制度，严格审查借阅申请，明确借阅范围、期限和归还要求。3.为公司各部门提供档案查阅、借阅服务，及时准确地提供所需档案信息，做好借阅记录和跟踪管理。4.根据公司工作需要，开展档案编研工作，如编写大事记、组织沿革、专题资料汇编等，为公司决策提供参考依据。（五）档案鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出鉴定意见。2.对失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，确保销毁过程的合规性和保密性。3.做好档案鉴定和销毁记录，留存相关凭证，以备查考。三、各部门档案管理职责（一）部门负责人职责1.负责本部门档案管理工作的组织领导，将档案管理工作纳入部门工作计划，明确专人负责档案管理。2.定期检查本部门档案管理工作情况，督促档案管理人员及时收集、整理、归档各类文件资料，确保档案的完整和准确。3.协调解决本部门档案管理工作中存在的问题，为档案管理工作提供必要的支持和保障。（二）档案管理人员职责1.负责本部门日常文件资料的收集、整理和临时保管工作，按照档案归档要求定期移交档案室。2.协助档案室做好档案的整理、编目、检索等工作，提供本部门档案利用的相关信息。3.严格遵守档案管理制度，保守档案秘密，确保本部门档案的安全。四、档案管理流程（一）档案形成与收集1.公司各部门在工作活动中形成的文件资料，由承办人员负责及时收集、整理，确保文件资料的齐全、完整。2.承办人员应在文件资料办理完毕后[X]个工作日内，将整理好的档案移交本部门档案管理人员。3.部门档案管理人员对接收的档案进行初步审核，对不符合要求的档案退回承办人员补充完善。（二）档案整理与归档1.各部门档案管理人员按照档案分类方案，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录。2.在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的档案移交公司档案室。3.档案室对接收的档案进行再次审核和整理，按照统一的标准进行编号、编目、装盒等，完成归档工作。（三）档案保管与维护1.档案室按照档案保管要求，对各类档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，做好温湿度记录、安全检查记录等。2.对发现的问题及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对电子档案进行备份等。3.根据档案的保管期限和实际情况，适时对档案进行调整和重新排列。（四）档案检索与利用1.公司员工因工作需要查阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案室办理借阅手续。2.档案室工作人员根据审批后的申请表，提供相应的档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期，应办理续借手续。4.因特殊情况需要复印、摘录档案内容的，应经档案室负责人批准，并按照规定进行登记。（五）档案鉴定与销毁1.档案室定期组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，由档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.鉴定小组根据档案的保存价值和保管期限，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对确定失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。五、档案管理制度（一）档案保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等机密档案进行严格保密。2.档案室工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅范围，对机密档案实行专人专管，严格控制知悉人员。4.严禁在非保密场所谈论、传播档案机密信息，严禁将档案带出档案室或转借他人。5.对违反保密制度的行为，将依法依规追究责任。（二）档案借阅制度1.建立档案借阅登记台账，详细记录借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称和编号、借阅期限、归还日期等信息。2.借阅档案应在规定期限内归还，如需延期，应提前办理续借手续，续借期限不得超过原定期限。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损坏、转借或丢失档案。如发现档案损坏或丢失，应及时报告档案室，并承担相应责任。4.重要档案的借阅需经公司分管领导批准。（三）档案安全制度1.加强档案室安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设备。2.制定安全应急预案，定期组织安全演练，提高应对突发事件的能力。日对档案室进行安全检查，确保档案实体安全和信息安全。4.严格控制非档案室工作人员进入档案室，确需进入的，应经档案室负责人批准，并在工作人员陪同下进入。5.做好档案库房的温湿度控制，保持适宜的温湿度环境，防止档案霉变、褪色等。（四）档案统计制度1.建立档案统计台账，对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等情况进行详细记录统计。2.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案管理工作情况。3.统计数据应真实、准确、完整，为档案管理决策提供可靠依据。六、档案信息化管理（一）电子档案管理系统建设1.建立公司电子档案管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理。2.电子档案管理系统应具备档案分类管理、权限控制、版本管理、备份恢复、安全审计等功能。3.确保电子档案管理系统与公司其他业务系统的有效集成，实现档案信息的共享交换。（二）电子档案收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求进行整理，确保文件格式规范、内容完整、元数据准确。2.电子文件应按照档案分类方案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，便于检索利用。3.对电子档案进行定期备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。（三）电子档案利用与安全1.员工可通过电子档案管理系统查阅、借阅电子档案，系统应记录利用操作日志。2.加强电子档案安全管理，设