文书档案传阅制度

文书档案传阅制度一、总则（一）目的为了确保公司各类文书档案能够及时、准确、有序地在相关人员之间传阅，提高工作效率，保证信息畅通，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有文书档案的传阅管理，包括但不限于各类通知、报告、合同、协议、文件等。（三）基本原则1.及时高效原则：文书档案一经形成，应尽快安排传阅，确保相关人员能够及时了解文件内容，避免延误工作。2.准确无误原则：传阅过程中要保证文件内容的准确传递，不得出现错传、漏传等情况。3.保密原则：严格遵守公司保密规定，对涉及公司机密的文书档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.责任明确原则：明确各环节的传阅责任，确保传阅工作有序进行。二、文书档案的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司行政文件、会议纪要、规章制度等。2.业务类：涵盖各类业务合同、项目报告、市场分析等。3.财务类：如财务报表、预算方案、审计报告等。4.人事类：涉及员工档案、招聘信息、绩效考核等。（二）编号为便于文书档案的管理和查询，对每一份文件进行编号。编号规则如下：[年份（两位）][类别代码（两位）][顺序号（四位）]例如：23AD0001，表示2023年行政类第1号文件。三、传阅流程（一）收文登记1.公司办公室设立专门的收文登记台账，对收到的文书档案进行详细登记。登记内容包括文件名称、文号、来文单位、日期、份数、密级等。2.收文人员在收到文件后，应及时在台账上进行登记，并注明文件的紧急程度。（二）文件初审1.办公室人员对收到的文书档案进行初步审核，判断文件的性质、传阅范围和处理要求。2.对于需要呈领导批示的文件，应在文件首页附上“文件呈批单”，注明拟办意见和传阅顺序。（三）传阅安排1.根据文件的传阅范围和重要程度，确定传阅顺序。一般按照先主要领导、后分管领导、再相关部门负责人的顺序进行传阅。2.办公室人员将文件放置在专门的传阅夹中，并按照传阅顺序依次传递给相关人员。（四）传阅签字1.传阅人员在收到文件后，应在传阅夹上的“传阅记录”栏内签字，注明传阅日期。2.签字应清晰、完整，不得代签。（五）文件回收1.传阅完毕后，办公室人员应及时回收文件，检查文件是否完整，有无遗漏签字等情况。2.对于传阅过程中提出的意见和建议，应进行整理记录，并反馈给相关部门或领导。四、传阅时间与期限（一）传阅时间1.一般情况下，紧急文件应在[X]小时内完成传阅，重要文件应在[X]个工作日内完成传阅。2.对于涉及多个部门或需要较长时间讨论的文件，传阅时间可根据实际情况适当延长，但最长不得超过[X]个工作日。（二）传阅期限1.普通文书档案的传阅期限为[X]个工作日，特殊情况除外。2.超过传阅期限未归还的文件，办公室人员应及时催阅，并记录在案。五、特殊情况处理（一）文件丢失或损坏1.如发生文件丢失或损坏的情况，传阅人员应立即向办公室报告。2.办公室人员应及时查找备份文件或重新获取文件，并对丢失或损坏的原因进行调查。3.对于因传阅人员保管不善导致文件丢失或损坏的，应追究相关人员的责任。（二）传阅中断1.若传阅过程中出现人员变动、出差等原因导致传阅中断，办公室人员应及时调整传阅顺序，并通知相关人员继续传阅。2.对于因特殊原因无法及时传阅的文件，应将文件暂存办公室，并在适当时候重新安排传阅。六、保密要求（一）密级划分1.根据文件内容的敏感程度，将文书档案划分为绝密、机密、秘密三个密级。2.绝密级文件：涉及公司核心机密，如重大商业决策、技术秘密等，一旦泄露将对公司造成重大损失。3.机密级文件：包含重要业务信息、财务数据等，泄露后可能对公司业务产生较大影响。4.秘密级文件：涉及公司一般性敏感信息，如员工个人信息、部门工作计划等。（二）保密措施1.传阅密级文件时，应严格控制传阅范围，确保只有经过授权的人员能够接触到文件。2.传阅人员应妥善保管文件，不得将文件带出公司或转借他人。如需复印或摘抄文件内容，应按照公司保密规定办理审批手续。3.文件传阅完毕后，应及时归还办公室，不得私自留存。办公室人员应定期对密级文件进行清查，确保文件安全。七、监督与考核（一）监督机制1.公司办公室负责对文书档案传阅制度的执行情况进行监督检查。2.定期对传阅文件的及时性、准确性、完整性进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）考核办法与标准1.将文书档案传阅工作纳入员工绩效考核体系，对执行情况良好的部门和个人进行表彰和奖励。2.对于违反传阅制度的行为，如延误传阅、漏传、私自留存文件等，视情节轻重给予批评教育、绩效扣分等处罚。八、附则（一）解释权