档案安全解密制度

档案安全解密制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案安全管理，规范档案解密工作，确保档案信息的合理利用与安全保密，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理及利用的部门和人员，包括档案形成部门、档案保管部门、档案查阅利用部门等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准中关于档案安全与保密的规定，确保解密工作合法合规。2.确保安全原则：在解密过程中，始终将档案信息安全放在首位，防止信息泄露、篡改或丢失。3.合理利用原则：在保障档案安全的前提下，促进档案信息的合理利用，为公司/组织的发展提供支持。二、档案安全管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案安全解密制度，并组织实施。2.定期对档案进行清查，确定档案的密级状态，对需要解密的档案提出初步意见。3.负责档案解密的审核工作，对解密申请进行审查，确保解密理由充分、手续完备。4.指导和监督各部门的档案安全管理及解密工作，对违规行为进行纠正和处理。（二）档案形成部门职责1.负责本部门形成档案的整理、归档工作，明确档案的密级，并及时向档案管理部门移交。2.根据档案内容变化及公司/组织发展需要，及时提出档案解密申请，并提供相关依据。3.配合档案管理部门做好档案解密的审核及后续工作，确保本部门档案解密工作的顺利进行。（三）档案查阅利用部门职责1.在查阅利用档案过程中，严格遵守档案安全保密规定，不得擅自解密或扩大档案知悉范围。2.如需对档案进行解密利用，应按照规定程序提出申请，经批准后方可进行。3.对解密档案的利用情况进行记录，及时归还档案，并确保档案的安全与完整。三、档案密级划分与确定（一）密级划分依据根据档案内容涉及国家秘密、商业秘密、工作秘密等的程度，将档案划分为绝密级、机密级、秘密级三个等级。1.绝密级：涉及最重要的公司/组织秘密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受特别严重损害的档案。2.机密级：涉及重要的公司/组织秘密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受严重损害的档案。3.秘密级：涉及一般的公司/组织秘密，泄露会使公司/组织的安全和利益遭受损害的档案。（二）密级确定程序1.档案形成部门在档案形成或收集过程中，根据档案内容的敏感程度，初步确定档案的密级，并在档案上标注。2.档案形成部门将标注密级后的档案移交档案管理部门，档案管理部门进行审核确认，如有异议，与档案形成部门共同协商确定。3.档案管理部门对已确定密级的档案进行统一登记和编号，建立档案密级台账，确保档案密级信息准确无误。四、档案解密条件与情形（一）解密条件1.超过保密期限的档案，自动解密。2.档案所涉及的事项已公开或不再具有保密价值的，可以解密。3.经有关部门批准，认为需要解密的档案。（二）具体解密情形1.法律法规变更：因国家法律法规、政策调整，档案所涉及的内容不再属于保密范围的。2.公司/组织决策：公司/组织根据自身发展战略、业务调整等需要，决定对某些档案进行解密的。3.历史档案：对于历史久远且不涉及当前敏感信息的档案，经评估可以解密的。4.合作与共享：在与外部机构合作或信息共享过程中，根据合作协议和相关规定，需要对部分档案进行解密的。五、档案解密申请与审批（一）申请流程1.档案形成部门或档案查阅利用部门认为档案符合解密条件的，填写《档案解密申请表》，详细说明档案的基本情况、解密理由及依据等。2.将《档案解密申请表》提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到解密申请后，对申请内容进行初步审查，核实档案的真实性、完整性及解密理由的合理性。2.对于解密申请涉及重要事项或敏感信息的，档案管理部门组织相关人员进行专题研究，必要时征求公司/组织内部其他部门或外部专家的意见。3.根据审查结果和研究意见，档案管理部门负责人签署审批意见。对于绝密级档案的解密申请，需报公司/组织高层领导审批；对于机密级档案的解密申请，由档案管理部门负责人审批；对于秘密级档案的解密申请，可授权档案管理部门相关工作人员审批。4.审批通过的，档案管理部门在《档案解密申请表》上加盖审批章，并通知申请部门；审批不通过的，向申请部门说明理由。六、档案解密实施与监督（一）解密实施1.经批准解密的档案，档案管理部门按照规定程序进行解密操作。对于纸质档案，在档案封面、目录及正文相关位置加盖“解密”章；对于电子档案，在电子存储介质及文件属性中进行相应标识更改。2.解密后的档案按照正常档案管理流程进行整理、保管和利用，确保档案信息的有序流转。（二）监督检查1.档案管理部门定期对档案解密工作进行自查，检查解密档案的范围、程序是否符合规定，解密档案的利用情况是否规范等。2.公司/组织内部审计、纪检等部门不定期对档案解密工作进行监督检查，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.对于违反档案安全解密制度的行为，按照公司/组织相关规定进行严肃处理；构成违法犯罪的，依法追究法律责任。七、档案解密后的利用与管理（一）利用规定1.解密后的档案可在公司/组织内部按照规定的查阅利用范围进行使用，但仍需遵守相关的档案利用规定，不得随意传播或泄露。2.如需将解密档案提供给外部单位或个人使用，必须经过严格的审批程序，明确使用目的、范围和期限，并签订保密协议。（二）后续管理1.档案管理部门对解密后档案的利用情况进行跟踪记录，包括查阅利用时间、人员、用途等信息，确保档案利用过程可追溯。2.定期对解密档案进行清理和鉴定，对于已失去利用价值的档案，按照档案销毁程序进行处理，确保档案资源的合理配置。