档案汇报制度

档案汇报制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案信息的准确、完整、安全，提高档案利用效率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案汇报制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作活动的实际情况，不得虚假、伪造。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，严格遵守国家有关保密法律法规。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案汇报职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案汇报制度，并组织实施。2.指导和监督各部门档案管理工作，定期对各部门档案工作进行检查和考核。3.负责公司各类档案的集中收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作。4.负责档案的保管、保护和安全管理，确保档案的完整和安全。5.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已过保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。6.负责档案信息的统计和分析，及时向上级领导汇报档案工作情况。7.负责为公司各部门提供档案查阅、借阅等利用服务，做好档案利用登记工作。8.负责组织开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档和保管工作。2.各部门应指定专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.各部门应按照公司档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案移交公司档案管理部门集中保管，并做好档案移交登记工作。4.各部门在工作中应严格遵守档案管理规定，妥善保管本部门使用的档案，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。5.各部门应积极配合公司档案管理部门的工作，及时提供档案利用所需的相关资料和信息。三、档案汇报内容及要求（一）档案收集汇报1.各部门应按照档案管理要求，定期收集本部门在工作活动中形成的各类档案，并及时移交公司档案管理部门。2.档案收集范围包括但不限于：上级机关下发的与本部门工作相关的文件、通知、指示等。本部门制定的规章制度、工作计划、工作总结、会议纪要、统计报表等。本部门签订的合同、协议、意向书等。本部门承办的各类项目的文件资料，包括项目立项批复、可行性研究报告、设计方案、施工图纸、竣工验收报告等。本部门开展业务活动形成的业务档案，如客户资料、业务往来信函、营销策划方案等。本部门员工的人事档案、培训档案、考核档案等。其他具有保存价值的文件资料。3.各部门在档案收集过程中，应确保档案的完整性和准确性，对收集到的档案进行初步整理，按照类别和时间顺序进行分类、编号，编制档案目录，并填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案移交公司档案管理部门。4.档案管理部门在收到各部门移交的档案后，应及时进行核对和验收，如发现档案不完整、不准确或不符合要求的，应及时通知移交部门补充或更正。（二）档案整理汇报1.档案管理部门应按照国家有关档案分类标准和公司档案管理规定，对收集到的档案进行科学分类、整理和编目。2.档案分类应遵循便于管理和利用的原则，根据档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、业务档案、人事档案等类别。3.档案整理应按照档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，对每份档案进行编号、编目，编制档案目录索引，建立档案检索体系，以便于快速查找和利用档案。4.档案管理部门应定期对整理后的档案进行检查和核对，确保档案整理质量符合要求。如发现档案整理存在问题，应及时进行整改。（三）档案保管汇报1.档案管理部门应根据档案的保管期限和重要程度，选择合适的保管场所和保管设备，确保档案的安全保管。2.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，配备必要的消防器材、温湿度控制设备、防虫药品等。3.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库时间、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行清查盘点，确保档案账实相符。4.对重要档案和电子档案应采取备份措施，防止档案丢失或损坏。备份档案应存放在不同的物理位置，并定期进行检查和维护。5.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出保管场所，不得在档案保管场所吸烟、用火、存放易燃、易爆物品等。（四）档案鉴定汇报1.档案管理部门应定期对已保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限和是否失去保存价值。2.档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。3.档案鉴定小组应根据国家有关档案鉴定标准和公司档案管理规定，对档案进行全面审查和分析，确定档案的保管期限。保管期限一般分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）三种。4.对已过保管期限或失去保存价值的档案，档案鉴定小组应提出销毁意见，填写档案销毁清册，报公司领导审批。5.经批准销毁的档案，应按照规定程序进行销毁，确保档案销毁过程的安全和保密。档案销毁清册应永久保存。（五）档案利用汇报1.公司各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅档案的名称、用途、时间等信息，经部门负责人签字同意后，提交公司档案管理部门。2.档案管理部门应根据档案查阅、借阅申请表，对查阅、借阅档案的申请进行审核，符合规定的予以批准，并按照规定程序提供档案查阅、借阅服务。3.档案查阅、借阅人员应严格遵守档案利用制度，在指定地点查阅、借阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。4.档案查阅、借阅人员如需复印、复制档案资料的，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。5.档案管理部门应做好档案利用登记工作，详细记录档案查阅、借阅的时间、人员、内容、用途等信息，定期对档案利用情况进行统计和分析，及时向上级领导汇报档案利用情况。四、档案汇报流程（一）日常档案汇报流程1.各部门档案管理人员应每月定期将本部门收集整理的档案移交公司档案管理部门，并填写档案移交清单。2.档案管理部门接收档案后，对档案进行核对和验收，如发现问题及时与移交部门沟通解决。3.档案管理部门按照档案管理规定对接收的档案进行整理、分类、编号、编目等工作，并将整理后的档案上架保管。4.档案管理部门每月定期对档案保管情况进行检查，填写档案保管检查记录，如发现档案保管存在问题，及时采取措施进行整改。5.公司各部门因工作需要查阅、借阅档案的，应按照档案利用流程填写档案查阅、借阅申请表，提交档案管理部门。6.档案管理部门对档案查阅、借阅申请进行审核，批准后按照规定程序提供档案查阅、借阅服务，并做好档案利用登记工作。（二）定期档案汇报流程1.档案管理部门每季度末应向公司领导汇报本季度档案管理工作情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、利用等方面的工作进展、存在问题及改进措施等。2.档案管理部门应根据本季度档案管理工作情况，编写档案管理季度报告，内容应包括档案管理工作概况、档案数量统计、档案利用情况分析、档案管理工作中存在的问题及改进建议等。3.档案管理季度报告经档案管理部门负责人审核后，提交公司领导审阅。4.公司领导对档案管理季度报告进行批示，提出意见和建议。档案管理部门根据领导批示，对档案管理工作进行调整和改进，并将改进情况及时向公司领导汇报。（三）年度档案汇报流程1.档案管理部门每年末应向公司领导汇报本年度档案管理工作情况，全面总结本年度档案管理工作取得的成绩、存在的问题及下一年度档案管理工作计划。2.档案管理部门应根据本年度档案管理工作情况，编写档案管理年度报告，内容应包括档案管理工作综述、档案管理工作成果、档案利用效益分析、档案管理工作中存在的问题及改进措施、下一年度档案管理工作计划等。3.档案管理年度报告经档案管理部门负责人审核后，提交公司领导审阅。4.公司领导对档案管理年度报告进行批示，对本年度档案管理工作进行评价，并对下一年度档案管理工作提出要求和期望。5.档案管理部门根据领导批示，制定下一年度档案管理工作计划，并组织实施。下一年度档案管理工作计划应明确工作目标、工作任务、工作措施和时间安排等内容。五、档案汇报监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、保管、利用等方面的工作情况。2.监督检查可采取定期检查、不定期抽查等方式进行。定期检查每半年进行一次，不定期抽查根据工作需要随时进行。3.监督检查过程中，档案管理部门应填写档案管理监督检查记录，详细记录检查时间、检查部门、检查内容、发现问题及整改要求等信息。4.对监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时向被检查部门发出整改通知书，要求被检查部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）考核评价1.公司将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对各部门档案管理工作进行考核评价。2.档案管理工作考核评价内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等方面。3.档案管理工作考核评价采取定量与定性相结合的方式进行，满分为100分。具体考核指标及评分标准如下：档案管理制度执行情况（30分）：主要考核各部门对公司档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、利用等环节的工作是否符合制度要求。档案管理工作质量（40分）：主要考核各部门档案管理工作的质量，包括档案的完整性、准确性、规范性等方面。档案利用效果（30分）：主要考核各部门档案利用工作的效果，包括档案查阅、借阅次数、利用满意度等方面。4.档案管理工作考核评价每年进行一次，由公司档案管理部门负责组织实施。考核评价结果将作为各部门年度绩效考核的重要依据之一。（三）奖惩措