档案节点管控制度

档案节点管控制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，规范档案节点管控流程，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、归档、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整准确原则：各部门及员工应保证档案内容的完整、准确，如实反映公司各项业务活动。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案管理工作，对档案管理工作进行定期检查和考核。3.负责公司各类档案的集中收集、整理、归档、保管和利用工作。4.建立和维护公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。5.负责档案管理人员的培训和业务指导，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门职责1.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织本部门档案的收集、整理、归档等工作，并确保档案的质量。2.各部门应指定专人负责档案管理工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将本部门形成的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的利用工作，提供必要的档案信息和资料。三、档案分类及编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等五大类。1.文书档案：主要包括公司各类文件、通知、报告、决议、合同等。2.科技档案：包括公司科研项目、工程建设、设备仪器等方面的档案。3.会计档案：涵盖公司财务报表、会计凭证、账簿、审计报告等。4.人事档案：包含员工个人基本信息、劳动合同、工资福利、培训考核等档案。5.业务档案：根据公司业务特点，分为市场营销、生产管理、质量管理等各类业务档案。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式，具体如下：1.文书档案：WS+年度+流水号2.科技档案：KJ+年度+流水号3.会计档案：KJ+年度+流水号4.人事档案：RS+年度+流水号5.业务档案：YW+业务类别代码+年度+流水号业务类别代码根据公司业务实际情况进行设定，如市场营销档案代码为SC，生产管理档案代码为SCG等。四、档案节点管控流程（一）档案形成1.各部门及员工在业务活动中应及时形成各类档案，并确保档案内容真实、准确、完整。2.档案形成过程中，应使用规范的载体和书写材料，保证档案的耐久性。（二）档案整理1.各部门档案管理人员应定期对本部门形成的档案进行整理，按照档案分类标准进行分类、排序、编目等工作。2.整理后的档案应编制目录，目录内容包括档案编号、题名、日期、保管期限等，确保目录清晰、准确。（三）档案归档1.各部门应在规定时间内将整理好的档案移交至档案管理部门。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到档案后，应进行认真核对，对不符合要求的档案，及时通知移交部门进行整改。（四）档案保管1.档案管理部门应根据档案的保管期限和重要程度，选择合适的保管场所和保管设备，确保档案的安全。2.对纸质档案，应进行分类存放，建立档案库房管理制度，定期对档案进行检查、清点，防止档案霉变、虫蛀、丢失等情况发生。3.对电子档案，应进行备份存储，采用安全可靠的存储设备和存储方式，确保电子档案的完整性和可用性。同时，应建立电子档案的管理制度，对电子档案的访问、修改、删除等操作进行严格控制。（五）档案利用1.公司内部各部门因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请表，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.因特殊情况需要外借档案时，借阅人应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.外借档案时，档案管理部门应在档案上加盖“借阅专用章”，并对借阅档案的归还情况进行跟踪检查。借阅人归还档案时，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性。（六）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，经公司领导批准后，进行销毁处理。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。五、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应按照档案信息化建设的要求，对档案进行数字化处理，包括扫描、录入、图像处理等工作。2.建立档案管理信息系统的用户权限管理制度，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全。3.定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。同时，做好数据备份工作，防止数据丢失。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核。考核内容包括档案管理制度执行情况、档案管理工作质量、档案利用效果等方面。2.考核结果作为各