档案调阅制度发文

档案调阅制度发文一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案调阅行为，确保档案的安全与完整，保障档案信息的合理利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门及员工因工作需要调阅档案的相关活动。（三）档案定义本制度所指档案是公司/组织在各项工作活动中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、照片、音视频等。二、调阅申请（一）申请主体公司/组织内部各部门及员工因工作需要可申请调阅档案。外部单位或个人如需调阅档案，须按照国家法律法规及公司/组织相关规定，履行相应的审批手续。（二）申请流程1.填写申请表：调阅人需填写《档案调阅申请表》，详细注明调阅档案的名称、文号、调阅目的、调阅时间、预计归还时间等信息。2.部门负责人审批：申请表经调阅人所在部门负责人审核签字，确认调阅需求合理且符合工作需要。3.档案管理部门审批：档案管理部门收到申请表后，对调阅申请进行再次审核，重点审查调阅目的是否正当、调阅时间是否合理、调阅人权限是否足够等。如申请符合要求，档案管理部门负责人签字批准；如不符合要求，应及时与调阅人沟通，说明原因并要求补充或修改申请。（三）特殊情况处理对于紧急调阅档案的情况，调阅人可先电话联系档案管理部门说明情况，档案管理部门在确保不影响档案安全与正常管理的前提下，可先行提供档案，但调阅人需在事后及时补办完整的调阅申请手续。三、调阅权限（一）部门权限1.各部门负责人有权调阅本部门形成的档案及与本部门业务相关的其他档案。2.涉及跨部门业务的档案调阅，需经相关部门负责人共同签字批准。（二）员工权限1.普通员工因工作需要调阅档案，需经部门负责人批准，并在档案管理部门办理调阅手续。2.高级管理人员及特殊岗位员工，根据其工作职责和业务需求，可在规定范围内调阅相关档案，但仍需按照调阅申请流程进行审批。（三）外部单位或个人权限1.国家机关、司法部门等依法履行公务需要调阅公司/组织档案的，应出具正式的调阅函，并按照国家法律法规规定的程序进行调阅。2.其他外部单位或个人如需调阅档案，须经公司/组织主管领导批准，并签订保密协议，明确双方权利义务后，方可进行调阅。四、调阅手续（一）登记备案调阅人凭经审批通过的《档案调阅申请表》到档案管理部门办理调阅登记手续。档案管理人员应详细记录调阅人姓名、部门、调阅档案名称、文号、调阅时间、预计归还时间等信息，并由调阅人签字确认。（二）借阅凭证发放档案管理部门根据调阅登记情况，向调阅人发放《档案调阅凭证》。调阅人需妥善保管调阅凭证，凭此凭证到档案库房调阅档案。（三）调阅地点及方式1.档案调阅原则上应在档案管理部门指定的调阅室进行。如因特殊情况需将档案带出调阅室，须经档案管理部门负责人批准，并办理相关借阅手续。2.调阅档案时，调阅人应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自将档案带出公司/组织办公区域或转借他人使用。（四）归还手续1.调阅人应在预计归还时间内将档案归还至档案管理部门。如因特殊原因需要延期归还，应提前向档案管理部门提出书面申请，经批准后方可延期。2.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真核对档案数量、完整性及是否有损坏等情况。如发现问题，应及时与调阅人沟通并查明原因，做好记录。3.调阅人归还档案后，档案管理人员应在《档案调阅申请表》及《档案调阅凭证》上注明归还时间，并由调阅人签字确认。同时将相关记录存档，以备查询。五、档案查阅要求（一）查阅范围调阅人只能查阅经审批通过的档案内容，不得擅自查阅其他无关档案。如需查阅其他相关档案，应按照调阅申请流程重新办理手续。（二）查阅方式1.调阅人应在档案管理人员指定的位置进行查阅，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换、添加档案材料。2.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的复印份数和格式要求进行复印操作。复印后的档案资料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.对于电子档案的查阅，调阅人应在档案管理部门指定的计算机上进行操作，不得擅自将电子档案复制、下载或传播至其他存储设备或网络。（三）查阅时间限制档案管理部门应根据调阅档案的数量和复杂程度，合理确定调阅时间。一般情况下，调阅时间不得超过[X]个工作日。如遇特殊情况需要延长调阅时间，调阅人应提前向档案管理部门说明原因并申请延期。六、档案安全与保密（一）安全保障1.档案管理部门应确保档案库房及调阅室的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查维护。2.调阅人在调阅档案过程中，应妥善保管档案，不得将档案丢失、损毁或擅自销毁。如发生档案丢失、损毁等情况，调阅人应立即向档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（二）保密措施1.调阅人应对调阅的档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。未经公司/组织书面同意，不得将档案内容用于任何与工作无关的目的。2.档案管理人员应对调阅过程进行全程监督，防止档案信息泄露。对于涉及公司/组织商业秘密、敏感信息等重要档案，应采取更加严格的保密措施，限制调阅范围和知晓人员。3.调阅人在调阅结束后，应将档案资料整理归位，不得遗留任何与档案内容相关的记录或信息。档案管理人员应对归还的档案进行仔细检查，确保档案信息未被泄露。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门应定期对档案调阅制度的执行情况进行审计检查。重点审查调阅申请审批流程是否规范、调阅手续是否齐全完备、档案安全与保密措施是否落实到位等。2.档案管理部门应定期对档案调阅情况进行统计分析，及时发现存在的问题并采取相应的改进措施。同时，应建立档案调阅工作台账，详细记录调阅申请、审批、调阅、归还等全过程信息，以备查询和监督检查。（二）违规处理1.对于违反本制度规定调阅档案的行为（如未经审批擅自调阅、超范围查阅、泄露档案信息等），公司/组织将视情节轻重给予相应的纪律处分。2.如因调阅人违规行为给公司/组织造成经济损失或其他不良影响的，调阅人应承担相应的赔偿