各类档案存放制度

各类档案存放制度一、总则（一）目的为了加强公司各类档案的科学管理，确保档案的完整与安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的存放管理。（三）档案定义本制度所指档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：保证档案内容的完整，避免重要信息缺失。4.保密性原则：对涉及公司机密的档案严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案的整理和存放应便于查阅和使用，提高工作效率。二、档案分类及编号（一）档案分类1.行政档案公司文件：包括公司章程、董事会决议、股东会决议、公司发展规划、年度工作计划与总结等。行政公文：上级机关来文、公司对外发文、内部行政公文等。证照类：营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、荣誉证书等。会议档案：各类会议记录、纪要、议程等。人事档案：员工入职登记表、劳动合同、薪资档案、培训档案、考核档案、离职档案等。行政事务档案：办公用品采购记录、车辆使用记录、办公区域管理记录等。2.财务档案会计凭证：原始凭证、记账凭证等。会计账簿：总账、明细账、日记账等。财务报表：月度、季度、年度财务报表等。税务资料：纳税申报表、税务审计报告等。财务预算与决算档案：年度财务预算、决算报告及相关资料。3.业务档案销售业务档案：销售合同、客户资料、销售订单、市场调研报告等。采购业务档案：采购合同、供应商资料、采购订单、采购发票等。生产业务档案：生产计划、生产报表、产品质量检验报告、设备维护记录等。研发业务档案：研发项目立项报告、研发过程记录、技术成果报告等。4.项目档案项目前期文件：项目可行性研究报告、项目建议书、项目评估报告等。项目实施文件：项目招投标文件、项目合同、项目进度报告、项目变更记录等。项目验收文件：项目验收报告、项目总结等。5.声像档案照片档案：公司重大活动照片、产品照片、办公场所照片等。视频档案：公司宣传片、会议视频、培训视频等。音频档案：重要会议录音带、讲座录音等。6.电子档案办公自动化系统生成的电子文件：各类通知、报告、报表等。业务系统产生的数据文件：销售系统数据、财务系统数据、生产管理系统数据等。其他电子文件：扫描的纸质档案、电子文档等。（二）编号规则1.档案编号采用分类编号法，由类别代码、年份代码、流水号组成。2.类别代码：按照上述档案分类，分别用一位大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表财务档案，“C”代表业务档案，“D”代表项目档案，“E”代表声像档案，“F”代表电子档案。3.年份代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成时间顺序，从“001”开始依次编号。5.例如，行政档案中2023年形成的第一份文件编号为“A2023001”。三、档案收集（一）收集责任1.各部门负责本部门档案的收集、整理和初步分类，并定期移交综合管理部门。2.综合管理部门负责对各部门移交的档案进行审核、补充和完善，确保档案的完整性和准确性。（二）收集范围1.凡在公司各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等均应收集归档。2.员工在工作中形成的与公司业务相关的个人工作记录、报告、总结等，也应按要求归档。（三）收集时间1.常规文件应在形成后一周内收集归档。2.重要会议、项目等活动结束后，相关责任人应及时将会议记录、项目资料等整理归档，一般不超过两周。3.年度结束后，各部门应在次年1月底前将上一年度的各类档案移交综合管理部门。（四）收集要求1.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。2.电子档案应确保数据的准确性和可读性，存储介质应符合要求，并定期进行备份。3.声像档案应标注拍摄时间、地点、人物、事件等信息。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用，按照分类编号规则进行整理。（二）整理方法1.纸质档案去除金属物，对破损的档案进行修复或复制。按照档案分类，将同一类别的档案进行排序，依次编写页码。编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。2.电子档案按照档案分类建立文件夹结构，文件夹名称应与档案类别一致。对电子文件进行命名，文件名应简洁明了，反映文件内容和日期。建立电子档案索引，索引应包括文件名称、存储路径、日期等信息。3.声像档案对照片进行冲印或数字化处理，标注照片说明。对视频和音频文件进行分类整理，标注文件内容、时长、拍摄时间等信息。五、档案存放（一）存放地点1.综合管理部门设立专门的档案库房，用于存放各类纸质档案。2.配备电子档案存储服务器，用于存储电子档案。3.声像档案根据载体形式分别存放，照片可冲印成册或存储在电子设备中，视频和音频文件存储在服务器或专用存储设备中。(二)存放要求1.纸质档案档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。档案应分类存放在档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和鉴定。对重要档案应采取专柜存放、专人保管等特殊措施。2.电子档案电子档案存储服务器应具备安全可靠的硬件设施，定期进行维护和检查，确保数据的安全性和完整性。建立电子档案备份制度，定期将电子档案备份到磁带、光盘等存储介质上，并异地存放。对电子档案的访问应进行权限控制，只有经过授权的人员才能访问相应的档案。3.声像档案照片档案应存放在防潮、防火、防虫的相册或档案盒中。视频和音频档案应存储在专用的存储设备中，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。六、档案保管期限（一）保管期限划分1.永久保管公司章程、股东名册、董事会决议、公司年度财务报告等具有重要历史价值和法律意义的档案。涉及公司重大权益、重大资产处置、重大诉讼等重要事项的档案。2.定期保管定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、20年。一般行政公文、业务合同、项目文件等根据其重要程度和实际需要确定保管期限。（二）保管期限确定1.档案形成部门在整理档案时，应根据档案的性质和重要程度初步确定保管期限，并在档案移交清单中注明。2.综合管理部门对各部门移交的档案进行审核，根据相关规定和实际情况调整保管期限。（三）保管期限调整1.随着时间的推移和公司业务的发展，如发现某些档案的保管期限需要调整，由综合管理部门提出建议，报公司领导审批。2.保管期限调整后，应及时对档案进行重新整理和存放。七、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅档案，可直接向综合管理部门提出申请。2.查阅重要档案需经部门负责人批准，查阅涉及公司机密的档案需经公司领导批准。3.外部单位或个人查阅公司档案，需持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司领导批准。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等内容。2.申请表经批准后，查阅人到综合管理部门查阅档案。3.综合管理部门工作人员应在查阅现场进行监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。4.查阅人如需复印档案，应经综合管理部门同意，并按规定办理复印手续。（三）借阅权限1.公司内部员工因工作需要借阅档案，可向综合管理部门提出申请，但借阅期限一般不超过两周。2.借阅重要档案需经部门负责人批准，借阅涉及公司机密的档案需经公司领导批准。3.外部单位或个人原则上不得借阅公司档案，如有特殊情况，需经公司领导批准，并签订保密协议。（四）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等内容。2.申请表经批准后，借阅人到综合管理部门办理借阅手续，并领取档案。3.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司。4.借阅期限届满，借阅人应及时归还档案，如需延期，应重新办理借阅手续。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各部门相关人员为成员。（二）鉴定原则1.根据档案的保管期限和实际利用价值，对档案进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组对到期档案进行逐一审查，分析档案的内容和历史价值。2.对于仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出的销毁意见报公司领导审批。2.经批准后，综合管理部门填写《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等内容。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。九、档案统计与移交（一）档案统计1.综合管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时，报表内容应包括档案