廉洁档案制度意义

廉洁档案制度意义一、总则（一）目的为加强公司/组织的廉政建设，规范廉洁档案管理，确保公司/组织各项工作的公正、廉洁、高效开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本廉洁档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织全体员工，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员以及与公司/组织有业务往来的外部合作单位人员。（三）基本原则1.真实性原则：廉洁档案内容应如实记录，确保信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集与廉洁相关的各类信息，保证档案资料完整。3.保密性原则：严格保密廉洁档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工廉洁情况变化及时更新档案信息。二、廉洁档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、身份证号码、所在部门、职务、入职时间等。（二）廉洁承诺员工入职时签署的廉洁从业承诺书，明确廉洁自律的各项要求和责任。（三）廉洁培训记录参加公司/组织内部廉洁培训的时间、内容、考核结果等。（四）廉洁风险防控情况1.岗位廉洁风险点排查及防控措施：员工对所在岗位廉洁风险点的分析及采取的防控措施。2.廉洁风险防控工作落实情况：日常工作中对廉洁风险防控措施的执行情况。（五）廉洁从业情况1.廉洁行为记录：记录员工在工作中遵守廉洁规定的具体表现，如有无违规收受礼品礼金、不正当利益输送、利用职务之便谋取私利等行为。2.廉洁问题处理情况：对员工出现的廉洁问题及处理结果进行详细记录，包括问题发生的时间、地点、情节、处理依据及处理结果等。（六）廉政谈话记录与员工进行廉政谈话的时间、谈话人、谈话内容等。（七）其他廉洁相关资料如廉洁表彰奖励情况、廉洁方面的自查自纠报告等。三、廉洁档案建立（一）建档主体1.公司/组织人力资源部门负责建立员工廉洁档案。2.对于外部合作单位人员，由业务对接部门负责收集相关廉洁信息并提交至人力资源部门统一建档。（二）建档流程1.信息收集员工本人填写廉洁档案基础信息表，提供廉洁承诺等相关资料。人力资源部门及相关业务部门通过日常工作记录、监督检查、举报投诉等渠道收集员工廉洁从业信息。对于外部合作单位人员，业务对接部门负责收集其廉洁相关信息，如合作项目中的廉洁表现、有无违规行为等。2.信息审核人力资源部门对收集到的廉洁档案信息进行审核，确保信息真实、准确、完整。对于存在疑问的信息，及时与相关部门或人员核实。3.档案录入审核通过的廉洁档案信息录入公司/组织廉洁档案管理系统。按照档案内容分类进行整理归档，确保档案资料有序存放。（三）建档时间新员工入职后[X]个工作日内完成廉洁档案建立；对于外部合作单位人员，在合作关系建立后[X]个工作日内完成建档。四、廉洁档案更新（一）定期更新1.每年[具体时间]，员工对本人廉洁档案进行自查更新，填写廉洁从业情况年度报告，提交至人力资源部门。2.人力资源部门及相关业务部门根据日常监督检查、考核评价等情况，对廉洁档案信息进行核实更新。（二）即时更新1.员工出现廉洁问题或廉洁情况发生重大变化时，应在[X]个工作日内主动向人力资源部门报告，并提交相关说明材料。2.人力资源部门及相关业务部门在接到报告后，应及时对廉洁档案进行更新。（三）更新审核廉洁档案更新信息经审核无误后，方可正式更新档案内容。审核流程与建档审核流程相同。五、廉洁档案查阅（一）查阅主体1.公司/组织内部：纪检监察部门、人力资源部门、审计部门等因工作需要可查阅廉洁档案。2.外部单位：司法机关、政府监管部门等依法依规履行职责需要查阅廉洁档案时，需按照规定办理查阅手续。（二）查阅流程1.内部查阅查阅部门填写廉洁档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅人员、查阅内容等。申请表经部门负责人签字后，提交至人力资源部门审核。人力资源部门审核通过后，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。2.外部查阅外部单位出具正式查阅函，说明查阅依据、查阅范围、查阅人员等信息。公司/组织法律合规部门对查阅函进行审核，审核通过后报公司/组织分管领导批准。人力资源部门按照批准意见，安排专人负责提供查阅服务，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。（三）查阅限制1.查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自复制、传播廉洁档案内容。2.除司法机关、政府监管部门等依法依规需要外，严禁将廉洁档案提供给其他任何单位或个人查阅。六、廉洁档案保管（一）保管主体公司/组织人力资源部门负责廉洁档案的保管工作。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合方式进行保管。纸质档案应分类装订成册，存放在专用档案柜中；电子档案应存储在公司/组织指定的服务器上，并定期进行备份。2.廉洁档案保管期限为员工离职或与公司/组织终止合作关系后[X]年。（三）保管要求1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案资料安全。2.定期对廉洁档案进行检查、清理，对破损、变质的档案及时进行修复或更换。3.严格限制无关人员进入档案保管场所，防止档案资料丢失或损坏。七、廉洁档案保密（一）保密责任公司/组织全体员工均有保密廉洁档案内容的责任和义务。（二）保密措施1.对廉洁档案管理人员进行保密培训，签订保密协议，明确保密责任。2.廉洁档案查阅场所应具备保密条件，防止查阅过程中信息泄露。3.严禁通过互联网、电子邮件及其他非公司/组织内部规定的渠道传输廉洁档案信息。（三）违规处理对违反廉洁档案保密规定的人员，视情节轻重给予批评教育、纪律处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。八、廉洁档案应用（一）员工考核评价廉洁档案内容作为员工年度考核、评先评优、职务晋升等的重要参考依据。对于廉洁表现优秀的员工，在考核评价及晋升等方面给予优先考虑；对于存在廉洁问题的员工，实行一票否决制。（二）廉洁风险防控通过分析廉洁档案中反映的廉洁风险点及防控情况，不断完善公司/组织廉洁风险防控体系，加强对重点领域、关键岗位的廉洁风险防控。（三）监督执纪问责为纪检监察部门开展监督执纪工作提供有力支持，通过查阅廉