档案工作管理制度

档案工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及其员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集和整理公司各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息安全。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，满足公司各项工作对档案的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案工作管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，组织开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案信息化建设，推进档案管理系统的应用，提高档案管理的信息化水平。5.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全与完整。（二）各部门档案管理员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照公司档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案的查阅、借阅等利用工作，提供必要的档案信息支持。4.负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。（三）档案形成人员职责1.在工作过程中，及时形成各类文件材料，并按照档案管理要求进行整理和归档。2.确保所形成档案的真实性、准确性和完整性，对档案内容负责。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人事管理类：涵盖员工招聘、培训、考核、薪酬福利、劳动合同、人事档案等。3.财务管理类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等。4.业务经营类：涉及市场营销、销售合同、采购合同、生产计划、质量控制等业务相关档案。5.项目管理类：针对公司各类项目，包括项目立项、可行性研究报告、项目实施过程文件、项目验收报告等。6.技术研发类：如研发项目文档、技术标准、专利文件、科研成果等。7.客户关系管理类：包括客户信息、客户沟通记录、售后服务档案等。（二）档案编号为便于档案的管理和查找，对每类档案进行编号。编号采用层次分类编码法，具体规则如下：1.一级代码：用大写字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表人事管理类等。2.二级代码：用两位数字表示该类别下的细分小类，如“A01”表示行政文件，“B01”表示员工招聘档案等。3.三级代码：用三位数字表示具体的档案顺序号，如“A01001”表示第一份行政文件，“B01001”表示第一份员工招聘档案等。四、档案的收集与整理（一）收集范围各部门应按照档案管理要求，及时收集本部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像资料等。（二）收集要求1.明确收集责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件和资料，应进行备份，防止丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案进行分类整理，确保档案分类准确、条理清晰。3.对每份档案进行编号、编目，编制目录清单，便于查找和利用。（四）整理方法1.纸质档案：按照分类顺序，对文件进行排序、编页、装订，填写卷内目录和备考表，装入档案盒，并在盒脊上标注档案类别、编号、年度等信息。2.电子档案：按照分类要求，建立电子文件夹结构，对电子文件进行命名、分类存储，并建立相应的索引目录。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应配备必要的档案装具和设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管方式1.纸质档案应分类存放于档案架或档案柜中，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应根据其载体形式，分别采用相应的保管方式，如录像带、录音带应存放在防磁、防潮的盒带中，照片应冲印或扫描后妥善保存。（三）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：反映公司主要职能活动和历史面貌，对公司具有长远利用价值的档案，如公司章程、重大决策文件、重要合同协议等。2.长期保管的档案：保存期限为15年至50年的档案，如一般性业务文件、重要会议记录、员工人事档案等。3.短期保管的档案：保存期限为5年以下的档案，如一般性通知、临时性文件资料等。（四）档案清查与盘点1.档案管理部门应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况与档案账目相符。2.清查过程中发现档案丢失或损坏，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并报告公司领导。3.对清查结果进行记录和总结，形成清查报告，针对存在的问题提出改进措施，不断完善档案保管工作。六、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：员工可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要借阅档案的，须填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取或撤换档案材料。2.未经档案管理部门同意，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。3.查阅、借阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案中涉及的公司机密信息。4.档案借阅归还时，档案管理人员应认真核对档案数量和完整性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和保存价值。2.参考档案的保管期限，结合公司发展实际情况，确定档案是否仍需保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清单，清单应注明档案名称、编号、年度、保管期限等信息。2.档案销毁清单报公司领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定的场所进行，由两人以上监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）系统功能要求1.档案录入：能够实现纸质档案和电子档案的快速录入，支持批量导入功能，并确保录入信息的准确性。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、分类、编号等进行检索，快速定位所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全，只有授权人员才能访问和操作相关档案。4.统计分析：能够对档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据安全管理1.建立严格的数据安全管理制度