档案便民服务制度

档案便民服务制度一、总则（一）目的为了加强档案管理，提高档案服务水平，更好地满足公司/组织内部及外部相关人员对档案信息的需求，特制定本档案便民服务制度。本制度旨在规范档案便民服务的各项流程，确保档案信息的安全、准确、及时提供，提升公司/组织的形象和公信力，促进各项工作的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案管理与服务的部门及工作人员，包括档案管理部门、各业务部门以及向公司/组织申请档案查询、利用等服务的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案便民服务工作在合法合规的框架内进行。2.安全保密原则在提供档案便民服务过程中，始终将档案信息的安全保密放在首位，采取有效措施防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.高效便民原则优化档案便民服务流程，提高服务效率，尽可能为申请人提供便捷、快速的服务，减少不必要的环节和手续。4.真实准确原则确保提供给申请人的档案信息真实、准确，不得提供虚假或误导性信息。二、档案便民服务内容（一）档案查询服务1.内部查询公司/组织内部各部门因工作需要查询档案的，可向档案管理部门提出申请，说明查询目的、范围等信息。档案管理部门应在收到申请后的[X]个工作日内进行审核，审核通过后及时提供查询服务。2.外部查询外部单位或个人因合法事由需要查询公司/组织档案的，需提交书面申请，注明查询用途、所需档案内容等，并提供相关证明材料。档案管理部门在收到申请及证明材料后的[X]个工作日内进行审核，对于符合条件的申请，应在审核通过后的[X]个工作日内安排查询，并根据情况提供相应的档案复印件或其他形式的信息。（二）档案借阅服务1.内部借阅公司/组织内部人员借阅档案的，需填写借阅申请表，经所在部门负责人批准后，交档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，需提前向档案管理部门提出申请并说明原因，经批准后方可延长。2.外部借阅外部单位借阅公司/组织档案的，除提交书面申请和相关证明材料外，还需与公司/组织签订保密协议。档案管理部门在审核通过后，按照协议规定的期限和要求提供借阅服务，并对借阅过程进行跟踪和监督。（三）档案出具证明服务公司/组织根据内部或外部需求，可为相关事项出具档案证明。申请人需填写证明申请表，说明证明事项及用途，并提交相关材料。档案管理部门在核实档案信息后，在[X]个工作日内出具证明，并加盖公司/组织档案证明专用章。（四）档案咨询服务档案管理部门设立咨询热线或邮箱，接受公司/组织内部及外部人员关于档案相关问题的咨询。对于一般性问题，应在[X]个工作日内给予答复；对于较为复杂的问题，应在[X]个工作日内组织相关人员进行研究，并将结果及时反馈给咨询人。三、档案便民服务流程（一）申请受理1.申请人通过现场提交、邮寄或网上申报等方式向档案管理部门提交档案便民服务申请材料。申请材料应包括申请表、身份证明、相关证明材料等，确保材料齐全、真实、有效。2.档案管理部门工作人员收到申请材料后，对材料进行初步审查。如材料不齐全或不符合要求，应一次性告知申请人需要补充或更正的内容。（二）审核审批1.档案管理部门对申请事项进行审核，重点审查申请目的、范围、申请人资格及证明材料的真实性等。对于内部申请，审核通过后报档案管理部门负责人审批；对于外部申请，审核通过后还需报公司/组织相关领导审批。2.审批人员应在规定时间内完成审批工作，并签署审批意见。如申请事项不符合规定，应说明理由并告知申请人。（三）服务提供1.根据审核审批结果，档案管理部门工作人员按照以下方式提供档案便民服务：查询服务：根据申请人需求，在档案管理系统中进行查询，并将查询结果以适当方式提供给申请人，如打印件、电子文档等。借阅服务：办理借阅手续，登记借阅档案的名称、数量、期限等信息，并向借阅人发放档案。对于外部借阅，还需按照保密协议要求进行相关操作。出具证明服务：依据档案信息，按照规定格式出具证明，并进行编号、登记等管理。咨询服务：及时回复咨询人问题，提供准确、详细的解答。2.在服务过程中，如发现档案存在问题或申请人有违规行为，应及时停止服务，并采取相应措施进行处理。（四）服务反馈1.服务完成后，档案管理部门应及时将服务结果反馈给申请人，确认申请人是否收到所需档案信息或证明等。对于外部申请人，可通过邮寄、电话或电子邮件等方式进行反馈。2.收集申请人对档案便民服务的意见和建议，对于合理的建议应及时采纳并改进服务工作。四、档案安全与保密管理（一）安全管理1.档案管理部门应建立健全档案安全管理制度，加强档案存储场所的安全防护措施，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护。2.对档案信息系统进行安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。定期进行数据备份，确保档案数据的安全性和完整性。3.在提供档案便民服务过程中，严格遵守操作规程，确保档案实体和信息的安全。如发生档案安全事故，应立即采取应急措施，并及时向上级报告。（二）保密管理1.加强档案保密教育培训，提高档案管理人员及相关工作人员的保密意识，签订保密承诺书，明确保密责任。2.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理和提供服务。在对外提供档案信息时，需进行保密审查，确保不泄露敏感信息。3.限制档案便民服务场所的人员访问，无关人员不得进入档案存储区域。对查阅、借阅档案的人员进行登记，监督其在规定范围内使用档案，防止档案信息被非法复制、传播。五、档案便民服务监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案便民服务监督小组，由档案管理部门负责人及相关人员组成，定期对档案便民服务工作进行检查和监督。2.接受公司/组织内部及外部人员对档案便民服务工作的投诉和举报，对于投诉举报事项及时进行调查处理，并将结果反馈给投诉举报人。（二）考核办法1.制定档案便民服务考核指标体系，包括服务质量、服务效率、安全保密等方面的指标。2.定期对档案管理部门及相关工作人员的档案便民服务工作进行考核评价，考核结果与绩效挂钩。对于在档案便民服务工作中表现优秀的部门和个人给予表彰和奖励；对于存在问题的部门和个人，责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚。六、附则（一）解释权本制度由公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需要进一步明确的事项，由档