人大档案收集制度

人大档案收集制度一、总则（一）目的为了加强人大档案的收集工作，确保人大档案的完整、准确、系统，充分发挥档案在人大工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的各类文件材料的收集工作。（三）基本原则1.依法收集原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案收集工作。2.全面收集原则：全面收集反映本单位各项工作活动的文件材料，确保档案的完整性。3.及时收集原则：在文件材料形成后及时进行收集，防止文件材料的散失。4.规范收集原则：按照规定的程序和方法进行收集，保证档案的质量。二、收集范围（一）会议文件材料1.人代会、常委会会议、主任会议等各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。2.会议期间形成的提案、议案、建议、批评和意见及办理情况的文件材料。3.会议记录、录音、录像等资料。（二）法律法规性文件材料1.本单位制定的法规、条例、办法、规定等规范性文件。2.上级人大及有关部门颁发的与人大工作相关的法律法规、政策文件。3.法律法规草案征求意见稿及反馈意见等材料。（三）监督工作文件材料1.人大常委会开展执法检查、工作视察、专题调研等监督活动形成的计划、方案、报告、审议意见等文件材料。2.被监督单位的汇报材料、整改情况报告等。3.监督活动中形成的调查研究报告、统计数据、典型案例等资料。（四）代表工作文件材料1.代表选举、补选、罢免等工作中形成的文件材料。2.代表培训、学习、活动等方面的文件材料。3.代表议案、建议、批评和意见的提出、交办、督办、答复等环节形成的文件材料。4.代表履职档案等相关材料。（五）人事文件材料1.本单位干部任免、调配、奖惩等方面的文件材料。2.人事档案管理工作中形成的各类登记表、审批表等文件材料。（六）财务管理文件材料1.财务预算、决算报告及相关报表。2.经费收支凭证、账目、审计报告等文件材料。3.固定资产管理方面的文件材料。（七）外事活动文件材料1.与国外议会、组织等开展交流合作活动形成的文件材料，包括邀请函、接待方案、会谈纪要、协议等。2.出国（境）考察、培训等活动中形成的报告、总结等文件材料。（八）其他文件材料1.本单位工作计划、总结、汇报、简报等综合性文件材料。2.各类荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案的相关材料。3.其他具有保存价值的文件材料，如照片、录像、电子文件等。三、收集要求（一）文件材料的完整性1.收集的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、定稿、修改稿等。2.对于重要文件，应收集相关的背景材料、参考资料等，以丰富档案内容。（二）文件材料的准确性1.收集的文件材料应真实可靠，内容准确无误。对于存在疑问的文件，应及时核实。2.文件材料的字迹应清晰、工整，签字、盖章等手续应完备。（三）文件材料的系统性1.按照文件材料的形成规律和内在联系，进行分类整理，保持档案的系统性。2.对于同一事项的文件材料，应集中收集，便于查阅和利用。（四）文件材料的规范性1.文件材料应符合国家公文格式标准，纸张规格、字体、字号、排版等应规范统一。2.电子文件应采用通用格式，确保能够长期保存和有效利用。四、收集程序（一）文件材料的形成与积累1.各部门在工作中应明确专人负责文件材料的形成与积累工作，确保文件材料的及时收集和整理。2.工作人员应按照档案管理的要求，对文件材料进行分类整理，定期移交本部门档案管理人员。（二）档案管理人员的接收1.各部门档案管理人员应定期接收本部门工作人员移交的文件材料，并进行初步审核。2.审核内容包括文件材料的完整性、准确性、规范性等，对于不符合要求的文件材料，应及时退回相关人员进行补充或修改。（三）档案的整理与归档1.档案管理人员对接收的文件材料进行进一步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.将整理好的文件材料装订成册，编制档案目录，填写档案盒封面、脊背等信息，完成归档工作。（四）档案的移交与保管1.各部门档案管理人员应定期将整理好的档案移交至本单位综合档案室。2.综合档案室对接收的档案进行统一保管，建立档案台账，确保档案的安全和完整。五、收集责任（一）部门责任1.各部门负责人为本部门档案收集工作的第一责任人，负责组织、协调本部门的档案收集工作。2.各部门应指定专人负责文件材料的收集、整理和移交工作，确保档案收集工作的顺利进行。（二）个人责任1.本单位工作人员在工作中形成的文件材料，应及时收集整理，并按照规定移交本部门档案管理人员。2.对于因个人原因导致文件材料丢失、损坏或未及时移交的，应追究相关人员的责任。六、监督与检查（一）内部监督1.本单位综合档案室负责对各部门档案收集工作进行日常监督检查，定期对档案收集情况进行统计和分析。2.对于发现档案收集工作中存在的问题，应及时向相关部门提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受上级档案管理部门的监督检查，积极配合上级部门的工作，及时整改存在的问题。2.主动接受社会监督，对于社会公众提出的意见和建议，应认真研究，及时改进档案收集工作。七、奖励与处罚（一）奖励1.对于在档案收集工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。2.奖励形式包括荣誉证书、奖金、晋升等，以激励广大工作人员积极做好档案收集工作。（二）处罚1.对于违反本制度规定，导致档案收集工作出现问题的部门和个人，视情节轻重给予批评教