档案物品保管制度

档案物品保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案物品的管理，确保档案物品的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及档案物品保管的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：档案物品应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，确保其内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集、整理和保管各类档案物品，保证档案体系的完整性。3.安全性原则：采取有效措施，确保档案物品的实体安全和信息安全，防止损坏、丢失和泄露。4.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案物品，严格保密，防止信息泄露。5.便利性原则：档案物品的保管应便于查询、利用和管理，提高工作效率。二、档案物品的分类与编号（一）分类1.行政档案：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、合同、协议等。2.人事档案：员工的个人资料、履历、考核记录、薪酬福利等档案。3.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.业务档案：根据公司/组织的业务类型，如销售、采购、生产等，分别设立相应的业务档案，记录业务活动的全过程。5.技术档案：产品研发、工艺设计、技术图纸、专利等技术资料。6.其他档案：除上述类别外的其他特殊档案，如荣誉证书、资质证明等。（二）编号1.对每一类档案进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。2.编号格式可采用字母与数字相结合的方式，如“A001”表示行政档案中的第一份文件。3.编号应涵盖所有档案类别，确保每个档案都能准确标识。三、档案物品的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责档案物品的收集工作，确保各类档案及时、准确地收集齐全。2.对于重要活动、项目等产生的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档。3.员工离职时，所在部门应督促其办理档案交接手续，确保档案无遗漏。（二）整理1.收集后的档案应按照分类标准进行整理，对同一类档案按照时间顺序、重要程度等进行排序。2.对档案进行编目，编制档案目录清单，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，便于查询和管理。3.对破损、褪色等不符合保管要求的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案物品的保管场所与设施（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.档案库房应远离火源、水源和污染源，保持适宜的温度和湿度。3.库房内应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并有明显的标识。（二）保管设施1.配备必要的档案柜、货架等存储设备，确保档案存放有序，便于查找。2.安装防火、防盗报警装置，配备灭火器材，如灭火器、消防栓等。3.配备温湿度调节设备，如空调、除湿机等，保证库房内温湿度符合要求。4.为档案提供必要的防虫、防霉措施，如放置驱虫剂、干燥剂等。五、档案物品的保管要求（一）存放方式1.档案应按照编号顺序存放，不同类别的档案应分开存放，避免混淆。2.对于纸质档案，应采用直立式存放，便于抽取和查阅；对于电子档案，应存储在专用的存储设备中，并进行备份。3.档案存放应整齐有序，不得随意堆放，以防止档案损坏。（二）定期检查1.建立档案定期检查制度，每月或每季度对档案进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、存放状况、保管环境等，发现问题及时处理。3.对检查情况进行记录，形成检查报告，作为档案管理工作的重要依据。（三）安全防护1.加强档案库房的安全管理，限制无关人员进入库房，严格执行出入登记制度。2.对档案进行加密存储，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。3.定期对档案存储设备进行维护和检查，确保设备正常运行，防止数据丢失。六、档案物品的借阅与利用（一）借阅申请1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、名称、借阅目的、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案管理部门审核。（二）借阅审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保密级别和重要程度，决定是否批准借阅。2.对于涉及公司/组织机密的档案，应严格控制借阅范围，经公司/组织高层领导批准后方可借阅。（三）借阅登记1.经批准借阅的档案，档案管理部门应进行借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（四）利用管理1.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。2.档案利用后，借阅人应及时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。3.鼓励员工合理利用档案，为公司/组织的决策、业务开展等提供支持。七、档案物品的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因各种原因需要销毁的重复、无效档案。3.涉及公司/组织机密且已解密的档案。（二）销毁申请1.各部门如需销毁档案，应填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.申请表经所在部门负责人审核后，交档案管理部门审核。（三）销毁审批1.档案管理部门对销毁申请进行审核，会同相关部门进行鉴定，确认档案确实无保存价值后，报公司/组织领导审批。2.对于涉及重要机密的档案销毁，应报上级主管部门备案。（四）销毁实施1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；电子档案应进行彻底删除，并对存储设备进行格式化处理。3.销毁过程应有专人负责监督，确保销毁彻底、安全。4.销毁完成后，应填写《档案销毁记录》，记录销毁档案的名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息，并由监督人员签字确认。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责公司/组织档案管理工作，制定档案管理工作计划和规章制度。2.组织档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。3.协调各部门之间的档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。4.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，及时解决档案管理工作中存在的问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、编目、保管、借阅、利用和销毁等具体工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.维护档