公安局档案室制度

公安局档案室制度一、总则（一）目的为加强公安局档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公安局各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公安局档案室对全局各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公安工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案资料的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、警务工作秘密等的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便捷利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公安局档案管理制度。2.负责全局各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案工作，开展档案业务培训和交流活动。4.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的现代化水平。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，不断改进工作方法和流程。（二）各部门职责1.负责本部门各类档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并按照档案室的要求及时移交档案。2.严格执行档案管理制度，确保本部门档案的安全和完整，积极配合档案室做好档案的整理、鉴定、利用等工作。3.对本部门形成的电子文件进行规范管理，及时进行归档，并按照规定格式和要求向档案室移交电子档案。三、档案收集（一）收集范围1.公安业务工作中形成的各类文件、资料、记录、报表、图表等，包括刑事侦查、治安管理、交通管理、出入境管理、法制工作等方面的档案。2.公安局内部行政管理工作中形成的文件、报告、会议记录、工作计划、总结等档案。3.上级公安机关及其他有关部门下发的与公安工作相关的文件、资料、通知等档案。4.反映公安局历史沿革、机构设置、人员编制、重大活动等方面的档案。5.其他具有保存价值的文件、资料、实物等档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案形成规律和归档要求，及时收集本部门的各类档案，并进行初步整理。2.档案收集应做到全面、及时、准确，确保档案资料的完整性和真实性。对于重要文件和紧急事件形成的档案，应在事件处理完毕后及时收集归档。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。对于不符合要求的档案，应及时进行补充或更正。（三）收集时间1.年度档案应在次年上半年完成收集归档工作。2.专项工作档案应在工作结束后一个月内完成收集归档工作。3.临时性文件材料应在形成后及时收集归档，不得积压。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.区分不同价值和保管期限，对档案进行科学分类和排列。3.采用统一的分类标准和编号方法，确保档案整理的规范性和一致性。（二）分类方法1.年度分类法：按照文件形成的年度进行分类，每个年度为一个类别。2.机构分类法：根据公安局内部机构设置，将档案分为不同的机构类别。3.问题分类法：按照文件内容所反映的问题进行分类，如刑事侦查、治安管理、交通管理等。（三）编号规则1.档案编号应包括全宗号、年度号、保管期限号、机构号、问题号、案卷号等要素。2.全宗号：由上级档案管理部门赋予公安局的唯一标识符。3.年度号：采用公元纪年，用四位数字表示。4.保管期限号：分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，分别用“Y”“C”“D”表示。5.机构号：按照公安局内部机构代码进行编号。6.问题号：根据文件内容所反映的问题进行编号。7.案卷号：每个案卷的顺序号，用三位数字表示。（四）整理步骤1.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料进行修整和装订，确保文件整齐、牢固。2.分类：按照分类方法对档案进行分类，将同一类别的文件材料集中在一起。3.排列：在每一类档案中，按照文件形成的时间顺序或重要程度进行排列。4.编号：根据编号规则对档案进行编号，编制档号。5.编目：填写档案目录，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目，确保目录准确、清晰。6.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写档号、年度、保管期限、机构、问题等信息。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公安工作实际，对档案的保存价值进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判断档案的现实价值和历史价值。3.严格履行鉴定程序，确保鉴定结果的客观性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。鉴定小组负责对全局档案进行定期鉴定和不定期抽查鉴定。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的现实利用价值和历史研究价值。3.档案的保管期限是否合理，是否需要调整。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，判断其保存价值。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史时期、业务活动等情况，对档案进行综合分析，确定其价值。3.比较鉴别法：与同类档案或相关档案进行比较，鉴别其价值高低。（五）鉴定结果处理1.经过鉴定，对仍有保存价值的档案，继续按照原保管期限进行保管；对已失去保存价值的档案，编制销毁清册，报经批准后予以销毁。2.对保管期限需要调整的档案，重新确定保管期限，并进行相应的整理和调整。3.鉴定工作结束后，应将鉴定结果及相关材料整理归档，作为档案管理工作的重要依据。六、档案保管（一）保管场所1.公安局应设立专门的档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件，确保档案的安全保管。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.同一类档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开排列。3.档案架应标明档案类别、年度、保管期限等信息，便于识别和查找。（三）档案保管期限1.永久保管的档案：凡是反映公安局主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公安局一般工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、编号、题名、保管期限、存放位置等，发现问题及时进行处理。3.清查结束后，应编制档案清查报告，对清查情况进行总结和分析，并提出改进措施。（五）档案保护1.采取有效措施保护档案的载体和信息安全，防止档案损坏、褪色、变质等情况发生。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。4.加强对档案库房的安全管理，严格执行门禁制度，严禁无关人员进入档案室。七、档案利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关法律法规和档案管理制度的规定，开展档案利用工作。2.服务公安工作原则：以服务公安业务工作为宗旨，积极为公安机关的决策、办案、行政管理等提供档案信息支持。3.保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用范围1.公安机关内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.司法机关、行政执法机关等因办案需要查阅、借阅相关档案。3.其他符合国家规定的单位或个人因工作需要查阅、借阅档案。（三）利用程序1.申请：利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、档号、查阅期限等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.审批：档案室对利用申请进行审核，根据档案的保密级别和利用范围，确定是否批准利用申请。对于涉及重要机密的档案，需经公安局领导审批。3.查阅：利用者凭批准的档案利用申请表到档案室查阅档案，档案室工作人员应在现场监督，确保档案的安全和完整。查阅档案时，利用者不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.借阅：如需借阅档案，利用者应按照规定办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、档号、借阅期限等信息，并缴纳一定的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。5.归还：利用者应在规定的借阅期限内归还档案，档案室工作人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究利用者的责任。（四）利用登记1.建立档案利用登记簿，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用目的、档案名称、档号、查阅或借阅时间、归还时间等信息。2.档案利用登记簿应妥善保管，作为档案管理工作的重要记录，以备查询和统计。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公安局档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为公安机关内部各部门及其他相关单位提供便捷的档案信息服务。（二）数字化档案采集1.按照档案整理的要求，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.对电子文件进行规范整理和格式转换，按照档案管理系统的要求进行存储。3.在数字化档案采集过程中，应建立质量控制机制，对扫描图像和电子文件进行质量检查，确保数字化档案的质量。（三）档案信息管理系统1.选用功能完善、安全可靠的档案信息管理系统，满足档案管理的各项业务需求。2.在档案信息管理系统中建立档案数据库，包括档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和管理。3.利用档案信息管理系统实现档案的检索、借阅、统计、编研等功能，提高档案管理的工作效率。（四）数据安全与备份1.加强档案信息管理系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，确保档案数据的安全。2.定期对档案数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。备份周期根据实际情况确定，一般为每周或每月进行一次全量备份，每天进行一次增量备份。3.建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据发生故障时能够及时恢复，保证档案工作的正常开展。九、档案统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案的整理情况统计，如分类、编号、编目等工作的完成情况。3.档案的利用情况统计，包括查阅、借阅档案的人次、卷次、利用目的等。4.档案保管状况统计，如库房温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理工作的各项数据进行记录和统计。2.利用档案信息管理系统进行数据采集和统计分析，提高统计工作的准确性和效率。3.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报表，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.每月编制档案管理月报表，反映当月档案管理工作的基本情况，包括档案收集、整理、利用、保管等方面的数据。2.每年编制档案管理年度报表，全面总结年度档案管理工作的成绩和问题，提出下一年度的工作目标和计划。3.根据实际工作需要，适时编制其他专项统计报表，如档案数字化进度报表、档案清查报表等。十、档案编研（一）编研内容1.编写公安工作大事记，记录公安局重要事件、活动和决策等。2.整理公安工作专题资料，如刑事侦查案例选编、治安管理工作经验总结等。3.汇编公安工作文件资料，如重要政策文件、规章制度等。4.开展档案信息资源的深度开发，为公安工作提供参考依据和决策支持。（二）编研方法1.