档案室入库制度

档案室入库制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室管理，确保档案资料的安全、完整与有序存储，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本档案室入库制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类档案资料的入库管理，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、声像资料等。（三）基本原则1.真实性原则：入库档案必须是真实、原始的资料，不得伪造、篡改。2.完整性原则：确保档案资料的齐全、完整，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案内容准确无误，数据真实可靠。4.规范性原则：档案整理和入库应符合国家相关法律法规、行业标准以及公司内部规定的格式和要求。二、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保本部门产生的各类档案及时、准确地收集齐全。2.档案收集范围应涵盖部门工作的各个方面，包括但不限于行政管理、业务往来、财务核算、人力资源等。3.对于重要会议、重大项目、突发事件等形成的档案，应在事件结束后及时收集，并确保资料的完整性。（二）整理规范1.档案收集后，应按照档案类别、时间顺序、重要程度等进行分类整理。2.每份档案应编制清晰、准确的标题，概括档案的主要内容。3.对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。4.档案应按照一定的顺序装订成册，对于不宜装订的档案，如图纸、声像资料等，应进行妥善的分类存放，并做好标识。5.建立档案目录，详细记录档案的编号、标题、日期、来源等信息，以便快速检索。三、档案鉴定（一）鉴定标准1.根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，对收集整理后的档案进行鉴定，确定其保存价值。2.对于具有重要历史意义、法律依据、业务参考价值的档案，应予以长期保存；对于时效性较强、使用频率较低的档案，可根据实际情况确定保存期限。（二）鉴定流程1.成立档案鉴定小组，由公司分管领导、档案室负责人及相关业务部门代表组成。2.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，逐份审查档案的保存价值，并提出鉴定意见。3.对于拟销毁的档案，应填写《档案销毁鉴定表》，详细说明档案名称、编号、日期、来源、销毁原因等信息，经鉴定小组审核签字后，报公司领导审批。四、档案入库（一）入库准备1.档案室应根据档案的类别、数量等情况，合理规划档案存储空间，确保档案存放有序、便于查找。2.对档案存储设备进行定期检查和维护，确保其安全可靠，如档案柜应无损坏、防虫防潮措施有效等。3.在档案入库前，应对档案进行再次核对，确保档案的编号、标题、内容等准确无误。（二）入库方式1.按照档案的分类和编号顺序进行上架存放，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.对于体积较大、重量较重的档案，如大型设备图纸等，应存放在专门的大型档案存储区域，并做好标识。3.声像资料等特殊载体档案应采用特殊的存储方式，如光盘应存放在光盘盒中，并标注相关信息，磁带应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）入库登记1.档案入库时，应详细填写《档案入库登记表》，记录档案的编号、标题、日期、来源、数量、存放位置等信息。2.《档案入库登记表》应一式两份，一份留存档案室，作为档案管理的依据；一份交档案移交部门，以便查询。五、档案保管（一）保管环境1.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[具体温度范围]，湿度控制在[具体湿度范围]。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.档案室应安装监控设备，对档案存储区域进行24小时监控，防止未经授权的人员进入。（二）保管期限1.根据档案鉴定结果，确定档案的保管期限，分为永久、长期（[具体年限]）、短期（[具体年限]）。2.对于保管期限已满的档案，应按照规定的程序进行鉴定和处理，如需继续保存的，应重新确定保管期限；如需销毁的，应办理销毁手续。（三）定期检查1.档案室管理人员应定期对档案进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次重点抽查。2.检查内容包括档案的存放位置是否正确、档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，以及档案的标识是否清晰等。3.对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录在《档案检查记录簿》中。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案室查阅。2.涉及重要机密的档案，查阅人应经公司分管领导批准，并在档案室管理人员的陪同下查阅。3.外部单位查阅档案，应提前与公司相关部门联系，提交查阅申请函，说明查阅目的、范围等，经公司领导批准后，按照公司规定的程序进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人凭《档案查阅申请表》到档案室办理查阅手续，档案室管理人员根据申请表提供的信息，查找并提供相应的档案。2.查阅人应在指定的查阅区域内查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。3.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案室，档案室管理人员应认真核对档案的数量和完整性，确保无误后办理归还手续。（三）利用登记1.对档案的查阅和利用情况进行详细登记，填写《档案利用登记表》，记录查阅人姓名、部门、查阅日期时间、档案名称、编号、查阅目的、利用方式等信息。2.《档案利用登记表》应定期进行整理和归档，以便统计分析档案的利用情况。七、档案借阅（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限（最长不超过[具体天数]）、借阅用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案室负责人审批。2.借阅重要机密档案，需经公司分管领导批准。（二）借阅手续1.借阅人凭审批通过的《档案借阅申请表》到档案室办理借阅手续，档案室管理人员根据申请表提供的信息，查找并核对档案，然后将档案借给借阅人。2.借阅人应向档案室管理人员出具本人有效身份证件，并在《档案借阅登记簿》上签字确认。3.档案室管理人员应向借阅人详细说明档案的保管要求和注意事项，确保借阅人正确使用和保管档案。（三）借阅期限1.档案借阅期限一般不得超过[具体天数]，如有特殊情况需要延长借阅期限的，借阅人应提前向档案室提出申请，经批准后方可延长。2.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案，如有逾期未还的情况，档案室管理人员应及时催还，并记录在案。（四）归还验收1.借阅人归还档案时，档案室管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。2.借阅人归还档案后，档案室管理人员应在《档案借阅登记簿》上记录归还日期，并注明档案是否完好无损。八、档案移交（一）移交范围1.公司内部机构调整、人员调动等原因，涉及档案移交的，应按照本制度进行办理。2.档案移交应涵盖该部门或人员所形成的全部档案资料，包括纸质档案、电子档案等。（二）移交流程1.档案移交部门应提前整理好拟移交的档案，编制《档案移交清单》，详细列出档案的名称、编号、数量、日期等信息。2.档案移交部门与接收部门应共同对档案进行核对，确保档案的准确性和完整性。核对无误后，双方在《档案移交清单》上签字确认。3.档案移交部门将《档案移交清单》及档案一并移交至档案室，档案室管理人员根据清单进行验收，并办理入库手续。（三）移交记录1.档案室应建立《档案移交登记簿》，记录档案移交的部门、时间、移交清单编号、档案名称、数量等信息。2.《档案移交登记簿》应长期保存，以备查阅。九、档案销毁（一）销毁条件1.经档案鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应予以销毁。2.档案保管期限已满，且无继续保存必要的，可按照规定程序进行销毁。（二）销毁流程1.填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核签字后，报公司领导审批。2.审批通过后，由档案室管理人员会同相关部门人员共同对拟销毁档案进行清点、核对，确保销毁档案的准确性。3.采用适当的方式对档案进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，填写《档案销毁记录》，记录销毁时