平安建设档案制度

平安建设档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织平安建设档案管理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性，为平安建设工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及平安建设工作的部门和人员所形成的档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则平安建设档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映平安建设工作的实际情况，数据准确、手续完备。3.分类科学原则按照平安建设工作的不同类别和特点，对档案进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善平安建设档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理平安建设档案，对档案进行收集、整理、归档、保管和利用。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。4.指导和监督各部门平安建设档案的形成、积累和整理工作。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理，保障档案管理工作的正常开展。（二）各部门职责1.负责本部门平安建设工作中形成档案资料的收集、整理和初步归档，并定期移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案资料的及时收集和妥善保管。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案资料的形成和整理，保证档案质量。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握档案管理的基本知识和技能，认真履行岗位职责。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等具体工作，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，定期检查档案的保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。4.积极为档案利用者提供服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，及时做好档案利用登记工作。5.负责档案管理信息化建设，将档案信息录入系统，实现档案信息的数字化管理和共享。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.平安建设工作规划、计划、方案、总结等文件材料。2.安全检查、隐患排查、整改记录及相关报告。3.安全教育培训资料，包括培训计划、教材、记录等。4.应急预案及演练记录。5.治安保卫工作相关资料，如人员出入登记、巡逻记录等。6.消防工作资料，包括消防设施检查记录、火灾事故报告等。7.矛盾纠纷排查调处记录及相关文件。8.平安建设工作考核评价资料。9.其他与平安建设工作有关的文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在平安建设工作中形成的各类文件材料，确保档案资料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理方法1.分类平安建设档案按照以下类别进行分类：综合管理类：包括平安建设工作规划、计划、总结、考核评价等文件。安全管理类：涵盖安全检查、隐患排查、整改、安全教育培训、应急预案及演练等资料。治安保卫类：涉及人员出入登记、巡逻记录、治安案件处理等文件。消防管理类：包含消防设施检查记录、火灾事故报告等资料。矛盾纠纷排查调处类：有关矛盾纠纷排查调处记录及相关文件。其他类：上述类别未涵盖的其他与平安建设工作有关的文件资料。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号格式可采用“类别代码年度流水号”，例如：AQGL2023001，表示安全管理类2023年第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录清晰、准确，便于查阅。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，不掉页、不压字，便于长期保存和查阅。四、档案的归档与保管（一）归档时间各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的平安建设档案整理完毕，移交档案管理部门归档。（二）归档程序1.各部门档案管理人员按照整理要求，对本部门档案进行初步整理，编制档案移交清单，一式两份，一份留存本部门，一份随档案移交档案管理部门。2.档案管理部门收到移交档案后，按照归档要求进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.审核合格的档案，由档案管理部门进行统一编号、编目、装订，并按照档案分类顺序上架保管。（三）保管期限平安建设档案的保管期限分为永久、长期和短期三种：1.永久保管反映公司/组织平安建设工作重大事件、重要决策、长期规划等具有重要历史价值和查考利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管在较长时间内对公司/组织平安建设工作有查考利用价值的档案，保管期限为[X]年。3.短期保管在较短时间内对公司/组织平安建设工作有参考价值的档案，保管期限为[X]年。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理，并做好记录。4.对电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保电子档案的安全性和可恢复性。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅平安建设档案。2.上级主管部门、政府有关部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.司法机关、仲裁机构等因办理案件需要查阅档案。（二）利用程序1.查阅申请查阅平安建设档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.审批档案管理部门对查阅申请进行审核，根据档案的密级和利用范围，报经公司/组织领导审批。3.查阅经审批同意后，查阅人员凭有效证件到档案管理部门查阅档案。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损毁档案。4.复制如需复制档案，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人审批后，按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，与原件具有同等效力。5.借阅因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报公司/组织领导审批。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，按时归还档案。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、复制、借阅等情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、审批意见、归还日期等。档案利用登记册应妥善保管，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对保管期限已满的档案，鉴定小组应逐卷（件）进行审查，根据档案的内容、价值和利用情况，确定其是否仍有保存价值。2.对于仍有查考利用价值的档案，应重新划定保管期限；对于已无保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，编制《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的编号、题名、日期、保管期限等内容。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导审批后，由档案管理部门负责组织销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立平安建设档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、管理、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。数字化扫描应按照相关标准和规范进行，保证图像清晰、完整。2.档案信息录入将数字化后的档案信息录入档案信息化管理系统，建立档案数据库。录入信息应准确、完整，并与纸质档案目录一致。3.系统功能模块档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计分析、权限管理等功能模块，满足档案管理工作的实际需求。4.数据安全管理加强档案信息化管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储访问控制等措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系