工程档案制度

工程档案制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修以及项目决策等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目，包括新建、改建、扩建、维修等各类工程项目从项目策划、立项、设计、施工、调试、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程建设各个环节形成的各类文件，保证档案资料齐全完整。3.系统性原则：按照工程建设的内在规律和档案形成的特点，对档案进行科学分类、系统整理，便于查找和利用。4.及时性原则：工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，确保档案的时效性。5.保密性原则：对涉及公司机密、商业秘密以及国家秘密的工程档案，应严格按照保密规定进行管理。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并监督执行。2.指导、协调各部门工程文件材料的形成、积累和归档工作。3.集中统一管理公司工程档案，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储、保管和利用等工作。4.定期对工程档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。5.参与工程竣工验收，审查工程档案的完整性和准确性。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定向档案管理部门移交。2.明确项目文件材料的收集、整理责任人，确保文件材料及时、准确、完整。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好档案管理工作，接受档案管理部门的监督和指导。4.参与工程竣工验收，提供工程建设过程中的相关文件材料，并协助档案管理部门完成工程档案的审查工作。（三）勘察设计单位职责1.负责本单位承担的工程项目勘察设计文件的整理和归档工作，并按规定向建设单位移交。2.确保勘察设计文件符合国家法律法规和行业标准要求，内容完整、准确、规范。3.在工程建设过程中，配合建设单位和档案管理部门做好相关档案工作，提供必要的技术支持和咨询服务。（四）施工单位职责1.负责本单位承担的工程项目施工过程中文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定向建设单位移交。2.建立健全施工文件材料管理制度，明确专人负责文件材料的收集、整理和保管。3.按照工程档案管理要求，及时整理施工过程中的各类文件材料，确保档案资料真实、准确、完整。4.在工程竣工验收前，将整理好的施工档案提交建设单位审核，并配合做好档案整改工作。（五）监理单位职责1.负责对工程项目监理过程中形成的文件材料进行整理和归档工作，并按规定向建设单位移交。2.监督施工单位文件材料的形成、积累和整理工作，确保施工文件符合档案管理要求。3.在工程竣工验收时，协助建设单位审查施工单位提交的工程档案，提出审核意见。三、工程文件材料的形成与积累（一）文件材料的分类1.前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.勘察设计文件：包括工程地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、材料设备质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、工程质量事故处理记录等。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程竣工决算报告、工程质量保修书、工程档案验收意见等。6.其他文件：包括工程声像资料、电子文件等。（二）文件材料的形成要求1.所有工程文件材料应使用耐久性强的书写材料和载体，字迹应清晰、工整，图样应清晰准确。2.文件材料应签署齐全，盖章完备，日期准确。3.工程文件材料应采用A4幅面纸张打印或复印，特殊要求的除外。4.电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和完整性。同时，应按照档案管理要求进行备份，存储于安全可靠的介质上。（三）文件材料的积累1.各部门应指定专人负责工程文件材料的积累工作，建立文件材料积累台账，及时记录文件材料的形成时间、内容、来源等信息。2.在工程建设过程中，各部门应按照档案分类要求，对文件材料进行分类整理，确保文件材料的系统性和完整性。3.对于重要的工程文件材料，应及时进行备份，防止文件丢失或损坏。四、工程档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循工程文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范、装订整齐。3.便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照工程档案分类标准，对工程文件材料进行分类。2.组卷：将同一类别的文件材料按照一定的原则进行组卷，卷内文件应排列有序。3.编号：对每卷档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。4.编目：编制卷内文件目录，包括文件题名、日期、页号、备注等信息。5.装订：对破损的文件材料应进行修复，对纸张规格不一致的应进行折叠，然后按照规定进行装订。（三）归档要求1.项目建设部门应在工程竣工验收后[X]个月内，将整理好的工程档案移交档案管理部门。2.移交的工程档案应符合档案整理要求，档案数量应与移交清单一致。3.档案管理部门应对移交的工程档案进行认真核对，对不符合要求的档案应退回项目建设部门进行整改。五、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.对工程档案进行分类存放，标识清晰，便于查找。3.定期对工程档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对破损、变质的档案应及时进行修复或复制。4.按照国家有关规定，定期对工程档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案时，应编制销毁清册，经批准后实施，并由专人监销。（二）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅工程档案的，应填写《工程档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员因特殊原因需要查阅工程档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.查阅工程档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需摘录或复制档案内容的，应经档案管理部门负责人同意。4.对涉及公司机密、商业秘密以及国家秘密的工程档案，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，并做好查阅记录。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门工程档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.在工程竣工验收时，应将工程档案的审查情况作为验收的重要内容之一，对档案不符合要求的工程项目，不予通过竣工验收。（二）考核评价1.建立工程档案管理工作考核评价机制，对各部门工程档案管理工作进行考核评价。2.考核评价内容包括档案管理制度执行情况、文件材料形成与积累情况、档案整