档案审批负责制度

档案审批负责制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和安全性，规范档案审批流程，明确审批责任，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有档案的审批管理工作，包括但不限于文书档案、人事档案、财务档案、业务档案等各类档案。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织的实际情况和业务活动，数据准确无误。3.分级负责原则：根据档案的重要程度和管理权限，实行分级审批负责制，明确各级审批人员的职责。4.保密安全原则：加强档案的保密管理，确保档案信息不泄露，同时保障档案的实体安全，防止档案损坏、丢失等情况发生。二、档案审批职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案审批管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案整理、归档工作，确保档案符合审批要求。3.对提交审批的档案进行初审，检查档案的完整性、准确性和规范性，提出初审意见。4.负责档案审批流程的流转和跟踪，协调各审批环节的工作。5.建立档案审批记录档案，对审批过程和结果进行记录和保存。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类和初步审核，确保档案材料齐全、真实、准确。2.按照档案审批制度的要求，填写档案审批申请表，详细说明档案的内容、来源、形成时间等信息，并提交相关证明材料。3.将初步审核后的档案提交档案管理部门进行初审，根据初审意见进行修改和完善。4.配合档案管理部门和其他审批部门的工作，提供必要的解释和说明。（三）审批人员职责1.部门负责人对本部门形成的档案进行审批，重点审核档案内容与本部门业务工作的相关性、准确性以及是否符合公司/组织的政策和规定。签署审批意见，对档案的真实性、完整性负责。2.分管领导对分管部门的档案进行审批，从宏观层面审查档案是否符合公司/组织的整体战略和发展方向，是否存在潜在风险。根据审批情况，做出同意、不同意或补充完善等审批决定，并明确批示意见。3.主要领导对涉及公司/组织重大决策、重要业务活动、关键信息等重要档案进行最终审批。全面把控档案的质量和价值，确保档案能够为公司/组织的发展提供有力支持和保障。三、档案审批流程（一）档案提交档案形成部门在完成档案的收集、整理和初步审核后，填写档案审批申请表，将档案及相关材料一并提交至档案管理部门。申请表应包括档案名称、类别、形成时间、来源以及申请审批的理由等内容。（二）初审档案管理部门收到档案后，按照档案审批管理制度的要求进行初审。初审内容包括档案的完整性（是否缺页、漏项等）、准确性（数据是否准确、内容是否真实等）以及规范性（格式是否符合要求、字迹是否清晰等）。初审人员应在规定时间内完成初审工作，并填写初审意见，如同意提交进一步审批、需补充某些材料或修改某些内容等。（三）部门负责人审批经档案管理部门初审通过的档案，流转至档案形成部门负责人进行审批。部门负责人应认真审查档案内容与本部门业务工作的关联性，核实档案信息的真实性和准确性。对于涉及本部门重要业务或关键信息的档案，部门负责人应重点关注，确保档案能够准确反映本部门的工作情况和成果。部门负责人审批通过后，签署同意提交分管领导审批的意见，并注明审批日期。（四）分管领导审批部门负责人审批通过的档案，提交至分管领导进行审批。分管领导从公司/组织整体层面出发，审查档案是否符合公司/组织的战略规划、政策要求以及业务发展方向。对于涉及跨部门或重大事项的档案，分管领导应综合考虑各方面因素，做出全面、审慎的审批决策。分管领导审批同意后，签署意见并注明审批日期，档案流转至主要领导进行最终审批。（五）主要领导审批分管领导审批通过的档案，由主要领导进行最终审批。主要领导对档案的整体质量、重要性和保密性进行全面把控，确保档案能够为公司/组织的决策、管理和发展提供可靠依据。主要领导根据审批情况做出最终决定，如同意存档、不同意存档或要求进一步完善等，并签署明确的审批意见和日期。（六）审批结果反馈档案管理部门根据主要领导的审批结果，及时将审批意见反馈给档案形成部门。如审批通过，档案管理部门负责将档案进行妥善归档保存；如审批不通过，档案形成部门应根据审批意见进行补充完善或重新整理，再次提交审批，直至审批通过为止。四、档案审批标准（一）完整性标准1.档案应包含所有与业务活动相关的文件、资料、记录等，不得有重要内容缺失。2.对于系列性文件，应确保齐全完整，包括文件的正本、副本、附件等。3.涉及会议、项目等活动的档案，应涵盖会议纪要、议程安排、项目报告、相关决议等全部资料。（二）准确性标准1.档案中的数据、事实、信息等必须真实准确，不得有虚假记载或错误表述。2.引用的数据应来源可靠，经过核实和验证，计量单位应符合国家标准。3.档案内容应与实际业务活动相符，能够准确反映业务的开展过程和结果。（三）规范性标准1.档案的格式应符合公司/组织统一规定，包括文件的字体、字号、排版、编号等。2.档案中的签字、盖章等手续应齐全、规范，符合法律法规和公司/组织内部规定。3.档案的分类、编号应科学合理，便于查找和管理。（四）保密性标准1.对于涉及公司/组织机密信息的档案，应严格按照保密制度进行管理，明确保密级别和保密期限。2.档案审批过程中，涉及保密信息的传递应采取加密、专人传递等安全措施，防止信息泄露。3.审批人员应对档案中的保密信息严格保密，不得擅自泄露给无关人员。五、档案审批记录与存档（一）审批记录要求1.档案管理部门应建立专门的档案审批记录档案，可以采用电子文档或纸质文档的形式进行记录。2.审批记录应详细记载档案的名称、类别、提交时间、审批流程各环节的审批人员、审批意见、审批日期等信息。3.对于审批过程中提出的补充完善意见、修改要求等，应进行详细记录，并跟踪档案的修改情况。（二）存档方式与期限1.档案审批记录档案应与相应的档案一同存档，以便于日后查阅和追溯档案的审批过程。2.电子文档形式的审批记录应进行定期备份，防止数据丢失。纸质文档应妥善保管，按照档案管理的相关规定进行存放。3.档案审批记录的存档期限应与对应档案的保存期限一致，确保在档案保存期间能够随时查阅审批记录。六、监督与考核（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案审批监督小组，由档案管理部门、审计部门等相关人员组成，负责对档案审批工作进行定期监督检查。2.监督小组应不定期抽查档案审批流程的执行情况，检查审批记录是否完整、准确，审批意见是否得到有效落实等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案审批工作规范、有序进行。（二）考核办法1.将档案审批工作纳入各部门和相关人员的绩效考核体系，制定明确的考核指标和评分标准。2.考核指标可包括档案审批的及时性、准确性、规范性，档案质量的整体水平，以及对档案管理工作的配合度等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励，对存在问题的部门和个人进行