生产档案管理制度

生产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司生产档案管理，确保生产档案的完整、准确、系统和安全，便于生产过程的追溯、查询和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有与生产相关的档案管理工作，包括但不限于生产计划、生产工艺、生产记录、设备档案、质量检验报告等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司设立专门的档案管理部门，对生产档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则生产档案应如实反映生产过程中的实际情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的生产档案，应严格保密，防止泄露。4.便于利用原则生产档案的管理应便于查询、检索和利用，以满足公司生产经营和管理决策的需要。二、生产档案的分类与编号（一）分类1.生产计划类包括年度生产计划、月度生产计划、周生产计划等。2.生产工艺类涵盖产品生产工艺流程图、操作规程、工艺变更记录等。3.生产记录类如生产日报表、生产台账、设备运行记录、质量检验记录等。4.设备档案类包含设备采购合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备维修记录等。5.质量档案类涉及原材料检验报告、半成品检验报告、成品检验报告、质量事故处理记录等。6.其他类与生产相关的其他文件和资料，如生产现场照片、视频等。（二）编号生产档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于识别和管理。编号格式如下：[生产档案类别代码（2位）][年份（4位）][流水号（4位）]例如：SJ0120230001，表示生产计划类档案，2023年产生的第1份档案。三、生产档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责生产档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集到公司档案管理部门。2.生产档案的收集范围应涵盖生产过程中的各个环节，包括但不限于文件、记录、报表、合同、图纸等。3.对于外来文件和资料，如供应商提供的产品质量证明文件、技术协议等，应及时收集并进行登记。（二）整理1.档案管理人员应按照分类标准对收集到的生产档案进行整理，确保档案的分类准确、编号规范。2.对每份档案进行核对，检查文件是否齐全、完整，签字、盖章等手续是否完备。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，对破损或褪色的文件进行修复或复制。4.按照档案装订要求，将档案材料进行装订，确保整齐、牢固。四、生产档案的归档与保管（一）归档1.整理好的生产档案应及时归档，按照编号顺序依次排列，装入档案盒或档案柜。2.档案管理人员应建立档案归档目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查询和管理。3.对于电子档案，应按照规定的格式和存储路径进行存储，并建立相应的电子档案目录。（二）保管1.公司应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好，温度和湿度符合国家规定标准。2.档案库房应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对于超过保管期限的生产档案，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全。五、生产档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅生产档案，应填写《生产档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据申请表提供的信息，及时查找并提供相应的档案，查阅人员应在指定地点查阅，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅过程中，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅1.因工作需要借阅生产档案的，应填写《生产档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。借阅期满后，应及时归还档案管理部门。六、生产档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的生产档案严格保密，不得向无关人员泄露。2.查阅和借阅涉及保密内容的生产档案时，查阅人员和借阅人员应签订保密协议，承诺对档案内容予以保密。（二）安全1.加强档案库房的安全管理，严格门禁制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保设施完好有效。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，防止档案损坏、丢失或泄露。七、生产档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对生产档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组共同进行，确保鉴定结果的客观、公正。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的生产档案，应填写《生产档案销毁申请表》，经公司领导批准后，予以销毁。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档