健全干部档案制度

健全干部档案制度一、总则（一）目的为了加强公司干部档案管理，提高干部档案管理工作的规范化、科学化水平，充分发挥干部档案在公司人才选拔、任用、培养、考核等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体在职干部的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部个人的经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集干部在各个方面形成的具有保存价值的材料，保证档案材料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保干部档案信息不泄露，维护干部的合法权益。4.规范性原则：按照统一的标准和要求，对干部档案的收集、整理、保管、利用等工作进行规范操作，保证档案管理工作的质量。二、档案管理职责（一）组织人事部门职责1.负责制定和完善干部档案管理制度，并组织实施。2.负责干部档案的集中统一管理，指导和监督各部门做好干部档案材料的收集、整理、报送等工作。3.负责审核干部档案内容，确保档案信息的真实性、准确性和完整性。4.负责办理干部档案的查阅、借阅、转递等手续，做好档案利用服务工作。5.负责对干部档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理队伍的业务素质。（二）档案管理人员职责1.认真贯彻执行干部档案管理的各项规章制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责干部档案材料的收集、整理、鉴别、归档等工作，确保档案材料的质量。3.负责干部档案的日常保管，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.负责办理干部档案的查阅、借阅、转递等具体业务，及时登记和反馈相关信息。5.定期对干部档案进行清查核对工作，保证档案信息的准确性和完整性。6.积极参与档案管理工作的信息化建设，提高档案管理工作效率。（三）干部所在部门职责1.负责及时收集、整理本部门干部形成的各类档案材料，并按照规定定期报送组织人事部门。2.协助组织人事部门做好干部档案的查阅、借阅等工作，配合提供相关信息和资料。3.教育本部门干部严格遵守档案管理规定，维护档案的严肃性和真实性。三、档案内容（一）履历材料1.干部的个人基本情况登记表，包括姓名、性别、民族、出生日期、籍贯、政治面貌、参加工作时间、学历、学位、专业技术职务、任职时间等信息。2.干部的履历表，详细记录干部的工作经历、学习经历、任职经历等情况，包括起止时间、工作单位、职务、主要工作职责等。3.干部的任免审批表，记载干部的任免情况，包括任免时间、任免机关、任免文号、职务名称等。（二）自传材料干部本人撰写的关于自己成长经历、思想演变、政治立场、工作表现等方面的自传材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部的年度考核登记表，记录干部在年度内的工作表现、德能勤绩廉等方面的情况，包括考核结果、考核评语等。2.干部的任职期满考核材料，对干部在任职期间的工作业绩、履职情况等进行全面考核的材料。3.干部的晋升考察材料，在干部晋升过程中，对其政治素质、工作能力、工作业绩等方面进行考察形成的材料。4.干部的专项考察材料，针对干部在某个特定项目、任务或事件中的表现进行考察形成的材料。（四）学历学位及培训材料1.干部的学历学位证书复印件，包括最高学历和学位的证书。2.干部的学历学位认证材料，由教育部门出具的学历学位认证报告。3.干部参加各类培训的结业证书、培训记录等材料，包括培训时间、培训内容、培训成绩等。（五）政审材料1.干部的政治历史情况审查表，对干部的政治历史、家庭主要成员及主要社会关系等情况进行审查的材料。2.干部的入党、入团志愿书，以及入党、入团时的政审材料。3.干部的出国（境）审批材料，包括出国（境）申请、审批意见、出国（境）期间表现等情况的材料。（六）党团材料1.干部的入党申请书、转正申请书、思想汇报等材料。2.干部的党员登记表、党费收缴记录等材料。3.干部的团组织关系材料，包括入团申请书、团员证、团组织活动记录等。（七）奖励材料1.干部获得的各类奖励证书、表彰决定等材料，包括国家级、省部级、市级、公司级等不同层次的奖励。2.奖励审批表，详细记录奖励的原因、依据、奖励等级等信息。（八）处分材料1.干部受到党纪政纪处分的决定、处分审批表等材料。2.处分解除材料，记录干部处分解除的时间、依据等情况。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.干部的工资变动审批表，记录干部工资调整的时间、原因、调整后的工资标准等信息。2.干部的职务变动工资审批表，在干部职务变动时，记录工资调整情况的材料。3.干部的出国（境）审批表、出国（境）任务批件、在国（境）外表现情况等材料。（十）其他可供组织参考的材料1.干部的健康体检表，记录干部的身体状况。2.干部的个人述职报告、工作总结等材料。3.反映干部工作业绩、突出贡献等方面的其他材料。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理规定，及时收集本部门干部形成的各类档案材料，并定期报送组织人事部门。2.收集的档案材料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。3.档案材料应使用A4规格纸张，统一用钢笔或中性笔书写，字迹要工整、清晰。（二）整理要求1.组织人事部门档案管理人员对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案内容的类别进行排序。2.对每份档案材料进行编号、编目，编制档案材料目录，注明材料名称、日期、来源等信息。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案材料的完整性和可读性。4.将整理好的档案材料装入档案盒，并在档案盒上标明干部姓名、档案编号、档案类别等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的干部档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。2.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）保管措施1.建立档案入库登记制度，对档案的接收、移出等情况进行详细记录。2.定期对档案进行清查核对，确保档案数量准确、内容完整。3.对档案库房的温湿度进行监控，保持适宜的温湿度环境。4.做好档案的安全保密工作，非档案管理人员未经批准不得进入档案库房。5.对电子档案要进行备份存储，防止数据丢失。六、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.公司组织人事部门因干部选拔任用、考核、培训、审查等工作需要，可以查阅干部档案。2.纪检监察部门因工作需要，可以查阅干部档案。3.干部所在部门因工作需要，经组织人事部门批准，可以查阅本部门干部的档案。（二）查阅程序1.查阅人填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报组织人事部门审批。3.组织人事部门批准后，档案管理人员按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作。4.查阅人应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换、添加等，不得泄露档案内容。（三）借阅范围1.外单位因工作需要，经公司组织人事部门批准，可以借阅干部档案。2.干部本人因特殊原因需要借阅本人档案的，经组织人事部门批准，可以借阅。（四）借阅程序1.借阅人填写《干部档案借阅申请表》与《干部档案查阅申请表》相同，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，报组织人事部门审批。3.组织人事部门批准后签订《干部档案借阅承诺书》，档案管理人员按照借阅申请表的要求提供档案，并做好借阅登记工作。4.借阅人应在规定的时间内归还档案，如需延期借阅，应办理延期手续。5.借阅人应妥善保管档案不得转借他人，不得泄露档案内容，不得擅自复制档案材料。七、档案转递（一）转递范围1.干部因工作调动、职务变动等原因，需要转递档案的。2.干部退休、离职、辞职等原因，需要转递档案的。3.干部档案需要进行审核、复查等情况，需要转递档案的。（二）转递程序1.组织人事部门根据干部的调动、离职等情况，开具《干部档案转递通知单》。2.档案管理人员按照《干部档案转递通知单》的要求，将干部档案整理密封，并在封口处加盖骑缝章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并做好转递登记工作。4.接收单位收到档案后，应在《干部档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时将回执返回组织人事部门。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司干部档案信息化管理系统，实现干部档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。（二）信息化管理内容1.将干部档案材料进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.在信息化管理系统中录入干部档案的基本信息、档案材料目录等内容，方便查询和统计。3.利用信息化管理系统对干部档案的查阅、借阅、转递等业务进行流程化管理，提高工作效率。4.定期对电子档案数据库进行备份，确保数据安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作流程进行档案管理工作。2.加强对信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。3.定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。九、监督与检查（一）监督检查主体公司组织人事部门负责对干部档案管理工作进行监督检查，定期对各部门的档案管理情况进行抽查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的操作是否规范。2.档案材料的真实性、完整性和准确性，是否存在涂改、伪造、缺失等情况。3.档案信息化管理工作的开展情况，包括电子档案数据库的建设、维护、安全等