书稿档案收集制度

书稿档案收集制度一、总则（一）目的为加强公司书稿档案的收集、整理、保管和利用，确保书稿档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥书稿档案在公司生产经营、文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门在书稿创作、编辑、出版等过程中形成的各类档案资料的收集管理。（三）基本原则1.真实性原则：收集的书稿档案应真实反映书稿创作及相关活动的实际情况。2.完整性原则：全面收集书稿从策划到出版全过程中产生的各类文件资料，确保档案的完整性。3.系统性原则：按照一定的逻辑顺序和分类方法，对书稿档案进行系统整理，便于查找和利用。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、书稿敏感信息等的档案，严格保密，防止泄露。二、收集范围（一）书稿策划阶段1.选题论证报告，包括选题背景、市场需求分析、同类选题比较等。2.策划方案，涵盖书稿的主题、内容框架、读者定位、预期目标等。3.与选题相关的调研资料，如行业动态、专家意见、市场数据等。（二）书稿创作阶段1.作者提交的书稿初稿、修改稿、定稿等不同版本。2.创作过程中的手稿、电子文档，包括手写稿、打印稿、电子稿件等。3.作者与编辑之间的沟通记录，如邮件、电话记录、会议纪要等，涉及书稿内容讨论、修改意见等。（三）书稿编辑阶段1.编辑对书稿进行编辑加工的记录，包括修改标记、批注等。2.校对记录，如校样、校对符号、校对意见等，确保书稿质量。3.编辑过程中形成的各类审核文件，如初审意见、复审意见、终审意见等。（四）书稿出版阶段1.出版合同，明确出版社与公司之间的权利义务关系。2.排版文件，包括排版样稿、排版说明等。3.印刷文件，如印刷委托书、印刷样书等。4.宣传推广资料，如封面设计稿、宣传海报、图书简介等。（五）其他相关资料1.与书稿相关的会议记录，包括选题研讨会、编辑工作会、出版协调会等会议纪要。2.作者简介、照片等资料。3.涉及书稿的版权登记文件、许可使用协议等。三、收集职责（一）项目负责人1.负责组织本项目书稿档案的收集工作，确保各类档案资料及时、完整地提交。2.对收集到的档案资料进行初步审核，保证资料的真实性和准确性。3.按照规定的时间节点和要求，将整理好的档案资料移交公司档案管理部门。（二）作者1.按照合同约定和公司要求，及时向项目负责人提交书稿创作过程中产生的各类文件资料。2.配合公司做好档案资料的补充、完善等工作。（三）编辑人员1.在编辑过程中，负责收集和整理与书稿编辑相关的各类文件资料，如编辑记录、校对记录、审核意见等。2.将编辑过程中形成的档案资料及时移交项目负责人。（四）档案管理部门1.制定书稿档案收集的具体流程和规范，指导各部门做好档案收集工作。2.负责接收各部门移交的书稿档案，进行统一整理、保管和利用。3.定期对书稿档案的收集情况进行检查和监督，确保制度的有效执行。四、收集流程（一）项目启动时1.项目负责人在项目启动后，向档案管理部门领取《书稿档案收集清单》，明确本项目所需收集的档案资料范围和要求。2.根据项目进度和档案收集清单，制定详细的档案收集计划，明确各阶段档案资料的提交时间和责任人。（二）资料形成过程中1.项目团队成员按照档案收集计划，在书稿策划、创作、编辑、出版等各阶段及时收集相关文件资料，并进行初步整理。2.作者应按照合同约定，按时向项目负责人提交书稿创作过程中的各类稿件和相关资料。3.编辑人员在编辑过程中，认真做好编辑记录、校对记录等工作，并及时将相关资料移交项目负责人。（三）定期移交1.项目负责人应定期（如每月或每完成一个重要阶段）对收集到的档案资料进行整理和汇总，确保资料的完整性和准确性。2.在规定的时间节点，项目负责人将整理好的书稿档案资料移交档案管理部门。移交时，应填写《书稿档案移交清单》，双方签字确认。（四）特殊情况处理1.对于在档案收集过程中出现的特殊情况，如资料缺失、损坏等，项目负责人应及时查明原因，并采取相应的补救措施。2.如因不可抗力等原因导致档案资料无法按时收集或移交的，项目负责人应及时向档案管理部门说明情况，并提出解决方案和预计完成时间。五、整理与归档（一）整理要求1.档案管理部门接收书稿档案后，按照档案分类标准进行整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.去除档案资料中的金属物、订书钉等，对破损的纸张进行修补或复制。4.按照档案装订要求，将相关资料进行装订，确保整齐、牢固。（二）归档方法1.根据书稿档案的分类，建立相应的档案盒或文件夹，将整理好的档案资料放入其中。2.在档案盒或文件夹上标明档案类别、项目名称、年度等信息，便于快速查找。3.编制档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、日期、来源等信息，与档案资料一同存放。六、保管与保护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境符合档案保管要求。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应按照档案整理要求进行装订、编目，存放于档案库房。电子档案应进行备份，存储在安全的存储设备上，并定期进行检查和维护。2.对重要的书稿档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全。（三）定期检查1.档案管理部门应定期对书稿档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管环境等。2.每年至少进行一次全面的档案清查，对发现的问题及时进行处理，如档案损坏、丢失等情况，应及时采取补救措施。（四）保护措施1.严格限制非档案管理人员进入档案库房，并做好登记工作。2.对档案资料的查阅、借阅等进行严格登记，防止档案资料的丢失和损坏。3.定期对档案库房的设备进行维护和检查，确保设备正常运行，为档案保管提供良好的环境条件。七、利用与借阅（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要，可查阅书稿档案，用于项目参考、经验借鉴、知识传承等。2.经公司领导批准，外部单位或个人因合作、研究等目的，可查阅相关书稿档案，但需严格遵守保密规定。（二）借阅流程1.公司内部人员借阅书稿档案，需填写《书稿档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等，并经所在部门负责人签字同意。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，向借阅人提供档案资料，并登记借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期，应提前办理续借手续。4.外部单位或个人借阅书稿档案，需提交正式的借阅申请函，说明借阅目的、用途等，并经公司领导批准。档案管理部门按照公司领导批示办理借阅手续，同时与借阅方签订保密协议，明确双方的权利义务。（三）查阅规定1.查阅书稿档案时，查阅人员应在档案管理部门指定的地点进行查阅，不得擅自将档案带出指定区域。2.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行操作。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，并办理归还手续。八、保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、书稿敏感信息等的档案，档案管理部门应严格保密，采取加密存储、限制访问等措施。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案利用过程中，如涉及保密信息的查阅、借阅等，应严格按照保密规定进行操作，防止信息泄露。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等。2.制定档案安全应急预案，应对火灾、水灾、盗窃等突发事件，确保档案资料的安全。定期组织档案管理人员进行安全培训和应急演练，提高应急处置能力。九、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的档案管理监督小组，定期对书稿档案收集制度的执行情况进行监督检查。2.监督检查内容包括档案收集的及时性、完整性、准确性，整理归档的规范性，保管保护的有效性，利用借阅的合规性等。（二）考核机制1.将书稿档案收集工作纳入各部门绩效考核体系，对在档案收集工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反书稿档案收