台账档案制度

台账档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织的台账档案管理，确保台账档案的完整性、准确性和安全性，提高公司/组织管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作过程中形成的各类台账档案。（三）基本原则1.真实性原则：台账档案应如实反映公司/组织各项业务活动的实际情况。2.完整性原则：涵盖公司/组织运营管理的各个方面，确保档案资料不遗漏。3.准确性原则：记录信息准确无误，数据清晰可靠。4.规范性原则：严格按照规定的格式、流程和标准进行台账档案的创建、整理、保管和利用。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的台账档案，严格保密，防止信息泄露。二、台账档案的分类与编号（一）分类1.行政类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事类：员工档案、考勤记录、培训档案、绩效考核档案等。3.财务类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。4.业务类：根据公司/组织具体业务范围划分，如销售台账、采购台账、生产台账、项目台账等。5.合同类：各类合同协议及其相关文件。（二）编号1.台账档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。2.编号采用数字与字母相结合的方式，例如：“XZ2023001”，其中“XZ”代表行政类，“2023”表示年份，“001”为该类档案的顺序号。3.具体编号规则根据公司/组织实际情况制定，并在全公司/组织范围内统一执行。三、台账档案的创建与收集（一）创建要求1.各部门应指定专人负责台账档案的创建工作，确保记录及时、准确、完整。2.创建台账档案应使用规范的格式和模板，明确记录内容、责任人、时间等要素。3.对于电子台账档案，应采用统一的软件或系统进行记录，确保数据的规范性和可查询性。（二）收集渠道1.内部业务流程产生的文件资料，由相关业务部门负责收集整理后移交台账档案管理部门。2.外部接收的文件资料，如政府部门文件、合作单位函件等，由办公室或相关对口部门收集后交台账档案管理部门。3.员工个人提交的涉及工作相关的文件资料，经部门负责人审核后交台账档案管理部门。（三）收集时间1.常规业务活动产生的台账档案，应在业务完成后的[X]个工作日内收集整理完毕。2.重大项目或重要事件结束后，相关部门应在[X]个工作日内将全部档案资料收集齐全并移交。四、台账档案的整理与归档（一）整理1.对收集到的台账档案进行分类、排序，去除重复、无效的文件资料。2.核对文件资料的完整性，补充缺失的信息或文件。3.对破损、褪色的文件进行修复或复制，确保档案的可读性。（二）归档1.按照分类和编号规则，将整理好的台账档案装入档案盒或文件夹，并在盒/夹表面标注档案类别、编号、年度等信息。2.档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。3.建立电子档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，实现电子档案与纸质档案的对应管理。五、台账档案的保管（一）保管期限1.永久保管：涉及公司/组织核心机密、重大决策、重要历史资料等的台账档案，应永久保存。2.定期保管：其他台账档案根据其重要性和使用频率确定保管期限，一般分为[X]年、[X]年、[X]年等。3.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（二）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度（[X]℃[X]℃）和湿度（[X]%[X]%）。2.配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案安全。（三）档案清查1.每年定期对台账档案进行全面清查，核对档案数量、完整性和保管状况。2.清查过程中发现的问题应及时记录并采取措施进行处理，如补充缺失档案、修复损坏档案等。3.编制档案清查报告，总结清查情况，提出改进建议。六、台账档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅、借阅台账档案。2.外部单位因法定事由申请查阅公司/组织相关台账档案，经公司/组织批准后可按规定办理查阅手续。（二）利用流程1.查阅申请：内部查阅人填写《台账档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等，经所在部门负责人审批后提交台账档案管理部门。外部查阅人需提交查阅申请函及相关证明文件，经公司/组织分管领导审批后交台账档案管理部门。2.查阅登记：台账档案管理部门对查阅申请进行审核，审核通过后进行查阅登记，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、档案名称及编号等信息。3.查阅服务：根据查阅申请，台账档案管理部门安排专人提供档案查阅服务，查阅过程中应在指定地点进行，查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并支付相应的复制费用。4.归还手续：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还台账档案管理部门，管理人员核对档案数量和完整性后办理归还登记手续。（三）特殊利用情况处理1.对于涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息的台账档案，如需对外提供或公开披露，必须经过严格的审批程序，确保信息安全。2.因工作需要将台账档案带出公司/组织的，需经公司/组织主要领导批准，并办理借阅手续，明确归还时间和保管责任。七、台账档案的销毁（一）销毁鉴定1.定期对保管期限届满的台账档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关业务部门及专业人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，综合判断档案是否确无保存必要。（二）销毁审批1.经鉴定可以销毁的台账档案，填写《台账档案销毁申请表》，详细列出档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人、档案管理部门负责人及公司/组织分管领导审批后，方可实施销毁。2.对于涉及重要事项或敏感信息的档案销毁，需报公司/组织主要领导批准。（三）销毁实施1.销毁台账档案应采用安全、可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程中应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、规范。3.销毁完毕后，在《台账档案销毁申请表》上注明销毁方式、时间、地点等信息，并由监督人、销毁人签字确认。4.将销毁记录整理归档，保存期限与原档案保管期限相同。八、监督与考核（一）监督检查1.公司/组织设立台账档案管理监督小组，定期对各部门台账档案管理工作进行检查，确保制度执行到位。2.监督检查内容包括台账档案的创建、收集、整理、归档、保管、利用及销毁等环节，发现问题及时提出整改意见。（二）考核评价1.将台账档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，对台账档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对违反本制度规定，导致台账档案损坏、丢失、泄露等情况的部