档案管理制度海报

档案管理制度海报一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本档案管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项工作的实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：档案应全面、系统地记录公司的各项活动，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，确保档案的实体安全。5.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.组织开展档案的查阅、借阅和利用工作，为公司各项工作提供档案支持和服务。7.负责对公司各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训，提高公司档案管理整体水平。（二）各部门职责1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的及时、完整。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，保证档案的质量。3.严格遵守档案查阅、借阅和保密规定，妥善保管本部门档案，防止档案丢失、损坏和泄密。4.积极配合综合管理部做好档案管理的各项工作，按时完成档案移交任务。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、管理制度、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、奖惩、劳动合同等相关档案。3.财务管理类：财务预算、决算、报表、审计报告、税务资料等。4.市场营销类：市场调研、营销策划、销售合同、客户资料等。5.技术研发类：研发项目立项、方案设计、技术文档、专利申请等。6.生产管理类：生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等相关档案。7.物资采购类：采购计划、供应商资料、采购合同、物资验收等。8.质量管理类：质量标准、检验报告、质量认证等相关文件。9.安全环保类：安全管理制度、应急预案、环保监测报告等。10.其他类：不属于以上分类的其他重要文件和资料。（二）档案编号档案编号采用“年度+类别代码+流水号+保管期限代码”的方式进行编制。具体说明如下：1.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。2.类别代码：根据档案分类，用两位大写英文字母表示，如“XG”表示行政管理类。3.流水号：按照档案形成的先后顺序，用四位阿拉伯数字表示，如“0001”。4.保管期限代码：用一位大写英文字母表示，“L”表示长期，“M”表示中期，“S”表示短期。例如，2023年行政管理类的第1份档案，编号为“2023XG0001L”。四、档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门应按照档案管理制度的要求，及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，确保档案的齐全完整。收集范围包括但不限于以下方面：1.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。2.公司内部形成的各类公文、报告、请示、批复、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书、委托书等。4.公司员工的个人档案，包括入职登记表、学历证书、培训记录、考核结果、奖惩情况等。5.公司的财务凭证、账簿、报表、审计报告等。6.公司的技术资料、研发成果、专利证书等。7.公司的生产经营活动记录，如生产计划、工艺流程、质量检验报告、设备维护记录等。8.公司的市场营销资料，如市场调研报告、营销策划方案、客户资料等。9.公司的安全环保资料，如安全管理制度、应急预案、环保监测报告等。10.其他与公司工作相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，定期对本部门的文件资料进行收集整理，确保档案的及时归档。2.档案收集应做到全面、准确、及时，不得遗漏重要文件和资料。对于重要文件和资料，应进行备份保存。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）整理要求1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.对收集到的档案进行分类、编号、装订、编目等工作，确保档案的规范化管理。3.档案整理应做到分类科学、编号准确、装订整齐、编目清晰，便于查阅和检索。五、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等，以保证档案的妥善保管。（三）档案上架档案整理完成后，应及时上架存放。上架时应按照档案编号顺序排列，便于查找和利用。同时，应建立档案存放索引，标明档案的类别、编号、存放位置等信息。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。具体划分如下：1.永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司短期工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。保管期限为15年以下。（五）档案定期检查综合管理部应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全保管。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、区别对待、保持历史联系的原则，对档案的价值进行科学分析和判断，确定档案的保管期限和存毁。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，对档案进行全面审查和分析，确定档案的价值。对于保管期限已满或失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组提出销毁意见后，应填写《档案销毁清册》，详细列出拟销毁档案的类别、编号、名称、数量、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，方可进行档案销毁。3.档案销毁应指定专人负责，严格按照审批后的《档案销毁清册》进行操作。销毁时应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应安排专人监销，监销人员应对销毁情况进行记录，并在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应妥善保管，保存期限为5年。七、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。2.查阅档案时，应在综合管理部指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅重要档案时，应有综合管理部人员在场监督。（二）借阅规定1.公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报综合管理部负责人审批。2.借阅档案期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。4.借阅人员归还档案时，应确保档案的完整无损，如有损坏或丢失，应承担相应的赔偿责任。（三）外部单位查阅与借阅1.外部单位查阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提供单位介绍信和查阅人员有效身份证件。2.外部单位查阅公司档案，须经公司分管领导审批同意后，方可到综合管理部办理查阅手续。3.外部单位借阅公司档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司分管领导审批同意后，报综合管理部负责人审批。4.外部单位借阅公司档案期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。5.外部单位查阅与借阅公司档案，应按照公司的规定进行操作，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。八、档案的统计与移交（一）统计工作综合管理部应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为档案管理决策提供依据。档案统计报表应及时、准确、完整，报送公司领导和相关部门。（二）移交工作1.公司各部门应在每年年底前，将本部门当年形