档案监督检查制度

档案监督检查制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本档案监督检查制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的监督检查工作。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家档案管理相关法律法规和行业标准，确保档案监督检查工作合法合规。2.全面覆盖原则对公司/组织各类档案及档案管理工作的各个环节进行全面监督检查，不留死角。3.及时准确原则及时发现档案管理中存在的问题，准确判断问题性质和严重程度，为有效解决问题提供依据。4.预防为主原则通过加强日常监督检查，提前发现潜在风险，采取有效措施加以预防，避免问题扩大化。二、档案监督检查职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案监督检查计划和方案，明确检查内容、方法、时间安排等。2.组织实施档案监督检查工作，对检查结果进行汇总分析，形成检查报告。3.针对检查中发现的问题，提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。4.建立档案监督检查工作档案，记录每次检查的相关资料，包括检查记录、整改情况等。（二）各部门职责1.负责本部门档案的日常管理工作，确保档案的整理、保管等符合要求。2.配合档案管理部门开展档案监督检查工作，提供相关资料和信息。3.根据档案管理部门提出的整改意见，及时组织本部门进行整改，确保档案管理工作规范有序。（三）公司/组织领导职责1.对档案监督检查工作给予指导和支持，协调解决检查工作中遇到的重大问题。2.审阅档案监督检查报告，对档案管理工作提出总体要求和改进方向。三、档案监督检查内容（一）档案管理制度执行情况1.检查各部门是否建立健全档案管理制度，明确档案管理职责和流程。2.查看档案管理制度是否符合国家法律法规和行业标准要求，是否与公司/组织实际情况相适应。3.了解档案管理制度的宣传贯彻情况，员工对档案管理制度的知晓程度和执行情况。（二）档案收集情况1.检查各部门档案收集是否及时、完整，是否存在应归档而未归档的文件材料。2.查看档案收集范围是否符合规定，是否涵盖了本部门工作活动中形成的各种门类和载体的档案。3.核实档案收集过程中是否对文件材料进行了认真筛选、整理，确保归档文件材料的质量。（三）档案整理情况1.检查档案整理是否符合分类标准和编号规则，分类是否科学合理，编号是否唯一、规范。2.查看档案整理是否做到齐全完整、条理清晰，卷内文件排列是否有序，目录编制是否准确。3.核实档案装订是否牢固、整齐，纸张幅面是否符合要求，破损文件是否进行了修复或复制。（四）档案保管情况1.检查档案保管场所是否安全、整洁，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.查看档案装具是否符合要求，档案存放是否有序，便于查找和利用。3.核实档案定期清点、核对情况，是否存在档案丢失、损坏等现象。4.检查电子档案的存储设备是否安全可靠，存储环境是否符合要求，是否定期进行备份和维护。（五）档案利用情况1.检查档案利用制度是否健全，利用手续是否完备，是否对利用档案的目的、范围、方式等进行了明确规定。2.查看档案利用登记是否详细、准确，记录了利用时间、利用人、利用内容等信息。3.核实档案利用过程中是否遵循保密规定，是否存在违规查阅、借阅、复制档案等行为。4.了解档案利用效果反馈情况，是否对利用档案的部门或个人进行了跟踪，收集了利用意见和建议。四、档案监督检查方式（一）定期检查1.档案管理部门每年制定年度档案监督检查计划，明确检查时间、内容、范围等。2.按照计划定期对各部门档案管理工作进行全面检查，检查结束后形成检查报告，通报检查结果。（二）不定期抽查1.根据工作需要，档案管理部门不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查。2.抽查内容可以是档案管理的某个环节或特定类型的档案，重点检查存在问题较多或风险较高的部门。3.抽查结束后及时向被抽查部门反馈检查情况，提出整改要求。（三）专项检查1.针对档案管理中的重点、难点问题或特定时期的工作要求，开展专项档案监督检查。2.专项检查前制定详细的检查方案，明确检查目标、内容、方法和步骤。3.专项检查结束后形成专项检查报告，提出针对性的改进措施和建议。（四）日常巡查1.档案管理人员在日常工作中对各部门档案管理情况进行巡查，及时发现和纠正存在的问题。2.巡查内容包括档案整理现场、保管环境、利用情况等方面，发现问题当场指出并要求立即整改。五、档案监督检查程序（一）检查准备1.成立检查小组，明确小组成员的职责分工。2.制定检查方案，确定检查内容、方法、时间安排等。3.准备检查所需的文件资料、表格工具等。（二）实施检查1.检查小组按照检查方案，通过听取汇报、查阅资料、实地查看、询问了解等方式，对各部门档案管理工作进行全面检查。2.检查过程中要认真做好记录，详细记录检查发现的问题、存在问题的部门、问题的具体情况等。（三）汇总分析1.检查结束后，检查小组对检查记录进行汇总整理，分析存在的问题及其原因。2.对问题进行分类统计，评估问题的严重程度和影响范围。（四）结果反馈1.档案管理部门向被检查部门反馈检查结果，送达检查报告。2.检查报告应详细说明检查情况、存在的问题、整改要求和期限等。3.与被检查部门沟通交流，听取其对检查结果的意见和看法。（五）整改落实1.被检查部门根据检查报告提出的整改要求，制定整改计划，明确整改措施、责任人和整改期限。2.整改计划报档案管理部门备案后组织实施，整改过程中要及时向档案管理部门汇报整改进展情况。3.档案管理部门对整改情况进行跟踪检查，确保整改工作按时完成，达到预期效果。六、档案监督检查结果处理（一）通报表扬对档案管理工作成绩突出的部门和个人，进行通报表扬，并给予适当的奖励。奖励方式可以包括物质奖励、精神奖励等，以激励全体员工积极做好档案管理工作。（二）责令整改对检查中发现的一般性问题，下达责令整改通知书，要求被检查部门限期整改。整改期限届满后，被检查部门应提交整改报告，档案管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）严肃问责对违反档案管理制度，造成档案丢失、损坏、泄密等严重后果的部门和个人，按照公司/组织相关规定进行严肃问责。问责方式包括批评教育、警告、罚款、降职、撤职等，情节严重的依法追究法律责任。七、档案监督检查工作档案管理（一）档案建立档案管理部门负责建立档案监督检查工作档案，对每次监督检查的相关资料进行整理归档。工作档案应包括检查计划、检查方案、检查记录、检查报告、整改计划、整改报告、奖励与问责记录等。（二）档案保管工作档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所，确保档案的完整和安全。档案保管期限应根据国家有关规定和公司/组织实际情况确定，一般不少于[X]年。（三）档案利用工作档案仅供公司/组织内部查阅使用，查阅时需履行审批手续。查阅人员应爱护档案，不得擅自涂改、损毁、转借档案资料。因工作需要