车企档案制度

车企档案制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动，以规范公司档案工作流程，提高档案管理水平，为公司的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及汽车生产、销售、研发、售后等业务活动中形成的各类文件材料，包括但不限于纸质文件、电子文件、声像资料、实物档案等。涵盖公司总部各部门、各分支机构、各生产基地以及所有与公司有业务往来的合作单位所产生的相关档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹规划、组织协调和监督指导全公司的档案工作，确保档案管理的一致性和规范性。2.真实性原则档案内容必须真实反映公司各项业务活动的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在生产经营过程中形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整，避免重要信息的遗漏。4.准确性原则档案的整理、分类、编目等工作应准确无误，便于查找和利用。5.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索、利用等工作。指导和监督各部门的档案工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和考核。组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施设备，确保档案实体和信息安全。参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导和支持。组织档案工作人员的业务培训，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，确保档案的齐全完整，并按照规定时间向公司档案管理部门移交。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，配合公司档案管理部门开展档案业务工作。严格执行公司档案管理制度，遵守档案管理流程，不得擅自销毁、涂改、丢失档案。在开展各项业务活动过程中，及时形成和积累档案资料，对重要文件材料进行妥善保管，并按要求进行整理和归档。积极配合公司档案管理部门的档案检查、清理、统计等工作，提供相关资料和信息。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成1.公司各部门在开展日常工作、生产经营活动、项目研发、业务往来等过程中，应按照档案管理要求及时形成各种文件材料。文件材料的形成应做到内容真实、格式规范、字迹清晰，签署完备，具备有效保存价值。2.对于涉及多个部门共同参与的业务活动，各部门应明确牵头部门，由牵头部门负责组织协调文件材料的形成和收集工作，确保文件材料的完整性和准确性。3.员工在工作中形成的文件材料，如工作报告、工作总结、合同协议、技术文档、会议记录等，应及时提交给所在部门，作为部门档案的组成部分。（二）文件材料的收集范围1.行政管理类公司制定的各项规章制度、办法、规定、通知等文件。公司组织架构、人员编制、岗位职责等相关文件。公司会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。公司各类工作计划、总结、汇报材料等。公司对外发布的公告、声明、宣传资料等。公司行政事务管理文件，如印章管理、办公用品管理、车辆管理等相关文件。公司资质证书、荣誉证书、营业执照、税务登记证等相关证照文件。公司与政府部门、上级单位、合作伙伴等往来文件，包括函件、请示、批复、合同协议等。2.生产管理类汽车生产工艺流程文件，包括生产图纸、工艺卡片、操作规程、质量控制文件等。生产计划、生产调度、生产统计等相关文件。原材料采购合同、供应商管理文件、物资入库与出库记录等。生产设备档案，包括设备购置合同、设备安装调试记录、设备维护保养记录、设备运行记录、设备故障维修记录等。安全生产文件，如安全生产管理制度、安全检查记录、事故报告与处理文件等。生产现场管理文件，如车间布局图、现场环境记录、5S管理文件等。3.技术研发类汽车研发项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、技术协议等文件。研发过程中形成的技术图纸、技术文档、实验报告、测试记录等。新产品开发计划、进度跟踪记录、项目验收报告等。技术创新成果文件，如专利申请文件、软件著作权登记文件、技术秘密保护文件等。与外部科研机构、高校等合作开展研发项目的相关文件，包括合作协议、合作成果报告等。4.市场营销类市场调研分析报告、市场推广方案、广告策划方案、营销活动记录等。销售合同、订单、客户信息资料、销售统计报表等。市场宣传资料，如产品手册、宣传海报、视频资料、新闻稿件等。客户投诉与处理记录，包括投诉原因分析、处理措施、处理结果等。竞争对手分析报告、行业动态研究报告等。5.售后服务类售后服务政策、服务流程、服务标准等文件。客户维修记录、保养记录、配件更换记录、服务费用结算记录等。售后服务网点建设与管理文件，包括网点布局图、网点运营报告、人员培训记录等。客户回访记录、满意度调查资料等。汽车召回文件，包括召回计划、召回实施记录、召回原因分析报告等。（三）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、准确、完整地收集到部门档案中。2.在文件材料形成后，承办人员应及时将文件材料提交给兼职档案员进行初步整理，兼职档案员应按照档案分类标准对文件材料进行分类、编号、编目等工作，并在规定时间内将整理好的档案移交公司档案管理部门。3.对于重要文件材料，如涉及公司重大决策、核心技术、商业秘密等，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文件和电子文件，并确保两者内容一致。4.在收集文件材料过程中，应注意对文件材料的真实性、完整性和有效性进行审核，对于不符合要求的文件材料，应及时退回承办部门进行补充或修正。三、档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件材料之间的历史连贯性，便于档案的管理和利用。2.按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类整理，确保分类科学、合理、准确。3.对档案进行系统化整理，做到编目规范、排列有序、标识清晰，便于查找和统计。（二）分类方法1.年度分类法根据文件材料形成的年度进行分类，将每年形成的档案分为一个类别，如“20XX年度档案”。2.组织机构分类法按照公司内部的组织机构进行分类，如“总经理办公室档案”、“生产部门档案”、“销售部门档案”等。3.问题分类法根据文件材料反映的问题进行分类，如“行政管理类档案”、“生产管理类档案”、“技术研发类档案”、“市场营销类档案”、“售后服务类档案”等。在实际分类过程中，可根据公司档案管理的实际情况，综合运用上述分类方法，对档案进行二级或三级分类，以满足档案管理和利用的需要。（三）编号规则1.档案编号采用“年度+组织机构代码+类别代码+顺序号”的结构形式，确保档案编号的唯一性和系统性。例如：20XXZLSJ001其中，“20XX”表示档案形成年度；“ZL”表示组织机构代码，如“总经理办公室”用“ZL”表示；“SJ”表示类别代码，如“生产管理类档案”用“SJ”表示；“001”表示该类别档案的顺序号。2.对于电子档案，应在电子文件的文件名中体现档案编号信息，以便于识别和管理。（四）编目要求1.编制档案目录，档案目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、保管期限、密级等项目，确保目录信息准确、完整。2.档案目录应按照档案分类顺序进行排列，并编制页码，便于查阅和统计。3.对于重要档案或成套档案，应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件题名、文件编号、责任者、日期、页号等项目，卷内目录应放在卷首。（五）归档要求1.各部门应按照公司档案管理部门规定的时间和要求，将整理好的档案及时移交公司档案管理部门进行归档。2.档案移交时，应填写档案移交清单，清单应包括档案编号、题名、数量、移交日期等内容，移交清单一式两份，双方签字确认后各执一份。3.公司档案管理部门在接收档案时，应对档案的完整性、准确性、系统性进行检查，如发现问题应及时通知移交部门进行整改。4.归档后的档案应按照档案分类方案进行存放，做到排列有序、便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明档案的存放架位、箱柜等信息，方便档案的调阅和归还。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司重大决策文件、重要合同协议、核心技术资料、营业执照、税务登记证等。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。保管期限为30年的档案，主要包括公司一般性业务文件、重要会议记录、生产经营统计报表、设备档案等。保管期限为10年的档案，主要包括公司一般性行政事务文件、短期营销活动资料、一般性客户服务记录等。（二）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的保管设施设备，如档案密集架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、灭火器、防虫药、防盗报警装置等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。4.对档案库房的温湿度应进行实时监测和调控，保持库房温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。（三）档案保管措施1.对纸质档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列在档案密集架或档案柜中，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。2.对电子档案应进行备份存储，备份存储方式可采用磁带、光盘、硬盘等多种形式，并定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。3.对声像档案、实物档案等特殊载体档案，应根据其特点采取相应的保管措施，如对声像档案应进行分类编目、标注说明，并存储在适宜的环境中；对实物档案应进行妥善包装、标识，并陈列或存放在专门的展柜或库房中。4.建立档案保管台账，对档案的收进、移出、保管期限变更、销毁等情况进行详细记录，确保档案保管情况清晰可查。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等信息，如发现问题应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.因公司对外开展业务、项目合作、法律纠纷等需要，经公司领导批准，外部单位或个人可查阅、借阅公司相关档案。查阅、借阅档案应与公司签订保密协议，并按照公司档案管理部门的规定办理查阅、借阅手续。3.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等档案，应严格按照国家有关法律法规和公司保密制度的规定进行管理，限制查阅、借阅范围，并采取相应的保密措施。（二）利用方式1.查阅员工查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅借阅档案应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经所在部门负责人批准后，到公司档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司，如发现档案丢失、损坏等情况，应及时向公司档案管理部门报告，并承担相应的赔偿责任。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容应包括查阅、借阅日期、查阅人或借阅人姓名、所在部门、查阅或借阅档案名称、数量、用途、归还日期等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以便日后查阅和统计分析。通过对档案利用情况的分析，可为公司档案管理工作的改进和优化提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.按照国家有关档案鉴定的规定和公司档案保管期限表，对到期档案进行鉴定。2.鉴定工作应坚持全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。3.鉴定工作应由公司档案管理部门牵头，组织相关部门和人员共同进行，必要时可邀请专业档案鉴定机构或专家参与鉴定。（二）鉴定内容1.审查档案的内容是否涉及公司重要职能活动、核心业务、商业秘密等，是否具有保存价值。2.检查档案的完整性、准确性、系统性，是否存在缺页、破损、涂改等情况。3.根据档案保管期限表，判断档案是否已达到保管期限，是否需要继续保存。