档案代表作制度

档案代表作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案代表作的收集、整理、鉴定、保管和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的重要作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案代表作的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案代表作应真实反映公司各项工作的实际情况和历史过程。2.完整性原则：确保档案代表作的内容完整，涵盖公司工作的各个方面和关键环节。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据可靠，表述清晰。4.规范性原则：按照统一的格式、标准和流程进行档案代表作的管理。5.保密性原则：对涉及公司机密和敏感信息的档案代表作严格保密，防止信息泄露。二、档案代表作的定义与范围（一）定义档案代表作是指公司在生产经营、管理决策、技术研发、文化建设等活动中形成的，具有代表性、典型性和保存价值的各类档案资料。（二）范围1.行政管理类：重要会议文件、决议、纪要；公司发展规划、年度计划与总结；各类规章制度；重大活动记录等。2.业务经营类：合同协议、招投标文件、市场调研报告、销售数据统计、客户资料等。3.财务管理类：财务报表、审计报告、税务资料、资金往来凭证等。4.人力资源类：员工招聘、培训、考核、晋升等相关档案；薪酬福利资料；劳动合同等。5.技术研发类：科研项目立项报告、研究成果报告、技术方案、专利文件、产品设计图纸等。6.企业文化类：公司文化建设活动记录、宣传资料、员工文化作品等。三、档案代表作的收集（一）收集职责1.各部门负责本部门档案代表作的收集工作，并指定专人作为档案收集责任人。2.档案管理部门负责对全公司档案代表作收集工作进行指导、监督和协调。（二）收集要求1.各部门应及时将工作中形成的具有代表性的文件材料收集齐全，确保不漏项。2.收集的档案代表作应保持原始状态，不得擅自修改、涂抹或丢失。3.对于电子文件形式的档案代表作，应按照规定的格式和命名规则进行收集，并确保其存储介质的安全性和可读性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案代表作应定期收集，一般每月或每季度进行一次集中收集。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案代表作，应在项目结束或活动完成后及时收集。四、档案代表作的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案代表作的类别和性质进行分类，如行政管理类、业务经营类等。2.编号：对每一份档案代表作进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目：编制档案代表作目录，包括文件题名、编号、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订：对纸质档案代表作进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。（三）整理流程1.各部门收集责任人对本部门的档案代表作进行初步整理，按照分类要求进行分类，并填写文件清单。2.将初步整理好的档案代表作移交至档案管理部门。3.档案管理部门对接收的档案代表作进行进一步审核和整理，完善编号、编目等工作，并进行装订。五、档案代表作的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各相关部门业务骨干等组成，负责对档案代表作的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案代表作的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断其保存价值。2.对于反映公司重大历史事件、重要决策、关键技术等具有重要价值的档案代表作，应列为永久保存。3.对于在一定时期内具有查考利用价值的档案代表作，可列为长期或短期保存。（三）鉴定流程1.档案管理部门定期对库存档案代表作进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.鉴定小组对需要鉴定的档案代表作进行逐一审查，根据鉴定标准提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对档案代表作进行相应的处置，如确定保管期限、销毁等。六、档案代表作的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.库房应划分不同的区域，分别存放不同类别和保管期限的档案代表作。（二）保管方式1.纸质档案代表作应采用密集架或档案柜进行存放，按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案代表作应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案代表作，可采用异地备份的方式进行保管。（三）保管期限1.永久保存的档案代表作：反映公司历史沿革、重大决策、核心技术等具有重要价值的档案，应永久保存。2.长期保存的档案代表作：保管期限一般为10年至50年，如公司年度计划、重要合同协议等。3.短期保存的档案代表作：保管期限一般为1年至1〇年，如一般性的文件材料、临时性的工作记录等。（四）保管要求1.定期对档案代表作进行清查盘点，确保账实相符。2.对破损、褪色的档案代表作进行修复或复制，保证档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入库房。七、档案代表作的利用（一）利用原则1.合法合规原则：档案代表作的利用应符合国家法律法规和公司相关规定。2.服务公司原则：以服务公司各项工作为出发点，为公司的决策、管理、业务开展等提供有力支持。3.保密安全原则：在利用档案代表作的过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案代表作。2.公司外部单位因合作、调研等合法事由，经公司批准后查阅相关档案代表作。（三）利用流程1.申请：公司内部人员如需查阅、借阅档案代表作，应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后提交至档案管理部门。2.审批：档案管理部门对申请进行审核，对于涉及公司机密或重要信息的档案代表作，需经公司分管领导审批。3.查阅：经审批同意后，利用者在档案管理部门指定的场所查阅档案代表作，不得擅自将档案带出。如需复印或摘录，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。4.借阅：如需借阅档案代表作，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损。5.归还：借阅期满后，借阅者应及时归还档案代表作，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。八、档案代表作的数字化（一）数字化目的提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用，实现档案资源的共享化和信息化。（二）数字化范围根据公司实际情况，有计划地对重要的档案代表作进行数字化处理，优先考虑利用率高、保存价值大的档案。（三）数字化流程1.扫描：选择专业的扫描设备和软件，按照规定的分辨率和格式对档案代表作进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去噪、去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化后的档案图像与对应的档案目录信息进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份和维护。（四）数字化管理1.建立数字化档案管理制度，规范数字化档案的收集、整理、存储、利用等流程。2.加强对数字化档案的安全管理，设置访问权限，防止数据泄露和非法篡改。3.定期对数字化档案进行检查和维护，确保数据的完整性和可用性。九、监督与检查（一）监督职责公司设立档案管理监督小组，负责对档案代表作制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.档案代表作的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作是否符合本制度的要求。2.各部门档案管理责任人的工作履行情况。3.档案库房的安全管理情况。（三）检查方式1.定期检查：档案管理监督小组定期对公司档案管理工作进行全面检查，每年不少于一次。2.不定期抽查：根据工作需要，对各部门的档案管理情况进行不定期抽查。（四）问题整改