档案操作制度

档案操作制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案操作制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节的操作管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司各项业务活动和历史面貌，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集公司在经营管理、生产活动等过程中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类档案，建立档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。3.负责档案的收集、整理、归档、鉴定、销毁等工作，确保档案质量。4.提供档案查阅、借阅服务，对档案利用情况进行登记和统计。5.负责档案库房的日常管理，做好防火、防潮、防虫、防盗等安全防护工作。6.定期对档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并按照规定的时间和要求向综合管理部门移交档案。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理的日常工作，确保档案的真实、完整和安全。3.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案的具体操作工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、查阅、借阅登记等，保证档案质量。4.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。5.保守档案机密，不得擅自泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照、批文等。2.公司经营管理活动中产生的合同、协议、章程、规划、计划、报告、统计报表等文件材料。3.公司生产技术活动中形成的图纸、工艺文件、技术标准、检验报告、质量记录等。4.公司财务活动中产生的会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.公司人力资源管理活动中形成的员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料等。6.公司行政管理活动中产生的会议纪要、通知、通报、请示、批复等文件。7.公司对外宣传、交流活动中形成的宣传资料、新闻稿件、合作协议等。8.其他与公司相关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门产生的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得遗漏重要文件材料。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集保存。3.收集的文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类科学合理，便于查找和统计。（四）整理方法1.分类根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类；科技档案按照项目专业阶段进行分类；会计档案按照会计年度保管期限进行分类；人事档案按照员工类别进行分类；业务档案按照业务类型进行分类。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和管理。文书档案编号格式为：年度+保管期限+流水号；科技档案编号格式为：项目编号+专业代码+阶段代码+流水号；会计档案编号格式为：会计年度+保管期限+类别代码+流水号；人事档案编号格式为：员工编号；业务档案编号格式根据业务特点自行设定，但应保证编号的科学性和规范性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速查找和了解档案信息。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册保存。4.装订对纸质档案进行装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐牢固。对于幅面过大的图纸等档案，应折叠成A4纸大小，并在折叠处加盖档案章。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后一个月内完成归档工作。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照规定整理立卷，在次年3月底前移交综合管理部门归档。4.人事档案应在员工入职、离职、调动等手续办理完毕后及时归档。5.业务档案应根据业务特点和档案形成规律，在业务活动结束后及时归档。（二）归档要求1.各部门应按照档案整理要求，将整理好的档案按时移交综合管理部门归档。2.移交档案时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，交接双方签字确认。3.综合管理部门对接收的档案进行认真核对，检查档案的完整性、准确性和整理质量，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。（三）保管期限1.根据档案的重要程度、历史价值和现实利用需要，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、定期（30年、10年）。2.确定档案保管期限的具体标准按照国家有关档案保管期限规定执行。（四）保管方式1.档案采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。3.档案库房应配备必要的保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。4.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份数据应异地存放，确保数据安全。5.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅范围等内容，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.公司外部单位或个人查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，注明查阅目的、查阅范围等内容，经公司综合管理部门审核，报公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅档案应在综合管理部门指定的地点进行，查阅人员应遵守档案库房管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅完毕后及时归还档案，并办理归还手续。3.查阅人员如需摘录、复制档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。摘录、复制的档案内容应与原件核对无误，并加盖档案章。（三）借阅权限1.公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、借阅期限等内容，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理借阅手续。2.借阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅要求1.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司。如遇特殊情况需要带出公司的，应经公司分管领导批准。2.借阅人员应保持档案的整洁、完整，不得损坏、丢失档案。如发现档案有损坏、丢失情况，应及时报告综合管理部门，并承担相应责任。3.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和保管状况，如发现问题应及时记录并报告。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.综合管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由综合管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、历史价值和现实利用情况等，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、销毁原因等内容。（二）销毁审批1.档案销毁申请表经档案鉴定小组组长签字后，报公司分管领导批准。2.经批准销毁的档案，应在档案销毁申请表上加盖“已批准销毁”章，并注明批准日期。（三）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案采