档案进馆接收制度

档案进馆接收制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的管理，规范档案进馆接收工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门形成的应进馆保存的各类档案的接收管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案管理部门负责档案进馆接收工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案进馆接收工作合法合规。3.完整准确原则：保证进馆档案的内容完整、准确，能够真实反映公司/组织的历史和各项工作情况。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失损坏和泄密。二、档案进馆接收范围（一）文书档案1.公司/组织发布的各类文件、通知、决定、报告、会议纪要等。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示等。3.公司/组织内部各部门之间的往来文件、函件等。（二）科技档案1.产品研发、生产过程中形成的各类技术文件、图纸、工艺规程、实验报告等。2.设备采购、安装、调试、维修过程中形成的文件、资料、记录等。3.基本建设项目从项目立项、可行性研究、设计、施工到竣工验收等各个环节形成的文件、资料、图纸等。（三）人事档案1.员工的履历表、登记表、任免文件、考核材料、工资待遇材料、奖惩材料等。2.员工的学历学位证书、专业技术资格证书、职业资格证书等复印件。3.员工的党团组织关系材料、入党入团申请书、转正申请书等。（四）会计档案1.会计凭证、会计账簿、财务报表等。2.会计电算化形成的电子数据及相关备份资料。3.税务申报资料、审计报告等。（五）声像档案1.公司/组织重大活动、会议、庆典等形成的照片、录音、录像等资料。2.反映公司/组织发展历程、产品形象等的专题片、宣传片等。（六）实物档案1.公司/组织获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等。2.具有纪念意义的实物，如领导题词、重要礼品等。三、档案进馆接收要求（一）质量要求1.档案应齐全完整，内容准确，字迹清晰，签字盖章手续完备。2.归档文件应进行系统整理，遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.科技档案应符合相关技术标准和规范，图纸清晰准确，数据完整可靠。（二）时间要求1.各部门应在档案形成后[X]个工作日内整理完毕，并向档案管理部门移交。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后[X]个工作日内移交。（三）格式要求1.纸质档案应采用A4纸打印或书写，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.电子档案应采用通用格式存储，如PDF、DOC、XLS等，并确保数据的可读性和完整性。四、档案进馆接收流程（一）档案整理1.各部门负责对本部门形成的档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.档案管理人员应协助各部门做好档案整理的指导和监督工作，确保整理质量符合要求。（二）档案移交1.各部门整理好的档案，应填写《档案移交清单》，一式两份，一份由移交部门留存，一份随档案交档案管理部门。2.移交部门应将档案及《档案移交清单》一并送至档案管理部门，双方在《档案移交清单》上签字确认。（三）档案审核1.档案管理部门收到移交的档案后，应及时进行审核，重点审核档案的完整性、准确性、系统性和整理质量等。2.对于审核中发现的问题，档案管理部门应及时与移交部门沟通，要求其补充完善或重新整理。（四）档案接收1.经审核合格的档案，档案管理部门应办理接收手续，将档案正式纳入公司/组织档案管理体系。2.档案管理部门应按照档案分类方案，对接收的档案进行分类存放，并建立相应的档案目录和检索工具。五、档案进馆接收的监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织档案管理部门负责对档案进馆接收工作进行监督检查，确保档案进馆接收工作符合制度要求。2.各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供相关档案资料和情况说明。（二）监督检查内容1.档案进馆接收范围的执行情况。2.档案进馆接收要求的落实情况。3.档案进馆接收流程的执行情况。4.档案整理质量和移交手续的完备情况。（三）监督检查方式1.定期检查：档案管理部门定期对各部门档案进馆接收工作进行检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：根据工作需要，档案管理部门不定期对各部门档案进馆接收情况进行抽查。3.专项检查：针对档案进馆接收工作中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查。（四）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应按照整改通知书的要求，认真落实整改措施，按时完成整改任务，并将整改情况书面报告档案管理部门。3.对于整改不力或拒不整改的部门，公司/组织将视情节轻重，对相关责任人进行批评教育、通报批评或给予相应的纪律处分。六附则（一）解释权本制度由