测绘档案编目制度

测绘档案编目制度一、总则（一）目的为了加强测绘档案的管理，提高测绘档案的利用效率，确保测绘档案的完整性、准确性和系统性，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本编目制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在测绘活动中形成的各类档案的编目工作。（三）基本原则1.遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保编目工作合法合规。2.坚持档案的真实性、完整性和系统性，准确反映测绘项目的全过程。3.注重编目的实用性和便利性，便于档案的检索、查询和利用。二、编目职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善测绘档案编目制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的测绘档案编目工作。3.负责对测绘档案编目工作进行检查和考核。（二）项目负责人职责1.组织本项目的测绘档案整理工作，确保档案的齐全、完整。2.按照编目制度的要求，对本项目的测绘档案进行初步编目。3.及时向档案管理部门移交测绘档案，并协助做好编目工作。（三）编目人员职责1.熟悉档案编目业务，掌握编目方法和技巧。2.按照编目制度的规定，对测绘档案进行准确、规范的编目。3.负责编目数据的录入、存储和维护，确保编目信息的安全和准确。三、编目内容（一）档号编制1.档号是测绘档案的唯一标识，应按照一定的规则进行编制。2.档号由全宗号、目录号、案卷号、件号等组成。3.全宗号：按照公司/组织档案管理的规定编制，用于区分不同的全宗。4.目录号：根据测绘档案的分类情况编制，用于区分不同的目录。5.案卷号：按照案卷的排列顺序编制，用于区分不同的案卷。6.件号：按照文件在案卷中的排列顺序编制，用于区分不同的文件。（二）分类编号1.根据测绘档案的内容和性质，进行科学合理的分类。2.分类应遵循系统性、逻辑性和实用性原则，便于档案的管理和利用。3.分类编号采用数字与字母相结合的方式，具体编号方法如下：一级类目：用大写字母表示，如“C”表示测绘项目档案。二级类目：用两位数字表示，如“C01”表示地形测量档案。三级类目：用两位数字表示，如“C0101”表示控制测量档案。四级类目：用两位数字表示，如“C010101”表示首级控制测量档案。（三）题名拟写1.题名应准确反映测绘档案的内容和主题，简洁明了，便于检索。2.题名一般由测绘项目名称、文件名称和文件类型等组成。3.测绘项目名称应填写全称，文件名称应准确反映文件的主要内容，文件类型应注明是报告、图纸、数据等。（四）日期标注1.日期应填写测绘档案的形成日期，格式为“年/月/日”。2.对于测绘项目中的阶段性成果，应标注该成果的形成日期。（五）保管期限划定1.根据测绘档案的重要性和保存价值，划定保管期限。2.保管期限分为永久、长期和短期三种。3.永久保管的档案：具有重要历史价值和长期利用价值的档案，如测绘项目的总体设计文件、重要的技术总结报告等。4.长期保管的档案：在一定时期内具有查考利用价值的档案，如测绘项目的阶段性成果报告、一般的技术文件等。5.短期保管的档案：在较短时间内具有参考价值的档案，如测绘项目中的一般性文件、临时记录等。（六）密级确定1.根据测绘档案的内容和性质，确定密级。2.密级分为绝密、机密和秘密三种。3.绝密级档案：涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的档案。4.机密级档案：涉及国家重要机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的档案。5.秘密级档案：涉及国家一般机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的档案。四、编目流程（一）档案收集1.项目负责人在测绘项目完成后，及时收集整理项目过程中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、图纸、数据等。2.档案收集应确保齐全、完整，不得遗漏重要文件。（二）档案整理1.对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.分类应按照编目制度规定的分类方法进行，编号应准确、规范，装订应整齐、牢固。（三）编目录入1.编目人员根据整理好的档案，按照编目内容的要求，进行档号编制、分类编号、题名拟写、日期标注、保管期限划定、密级确定等编目工作。2.编目信息应准确录入档案管理系统，建立电子档案目录。（四）审核校对1.档案管理部门对编目人员录入的编目信息进行审核校对，确保编目信息的准确性和规范性。2.审核校对内容包括档号编制是否正确、分类编号是否合理、题名拟写是否准确、日期标注是否一致、保管期限划定是否恰当、密级确定是否准确等。（五）装订上架1.对审核校对后的档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和利用。2.将装订好的档案按照分类编号顺序上架存放，建立纸质档案目录。五、编目质量控制（一）建立质量检查机制1.档案管理部门定期对测绘档案编目工作进行质量检查，检查内容包括编目制度的执行情况、编目信息的准确性和规范性等。2.质量检查可采用自查、互查和抽查等方式进行。（二）加强人员培训1.定期组织编目人员参加业务培训，提高编目人员的业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案编目业务知识、法律法规和行业标准、档案管理系统操作等。（三）严格审核把关1.编目人员完成编目工作后，应进行自我审核，确保编目信息的准确性。2.档案管理部门对编目信息进行审核校对，发现问题及时反馈给编目人员进行修改。（四）完善编目制度1.根据国家有关法律法规和行业标准的变化，以及公司/组织档案管理工作的实际情况，及时修订编目制度。2.编目制度应不断完善，确保编目工作的科学性、合理性和规范性。六、编目成果管理（一）电子档案目录管理1.建立电子档案目录数据库，对编目信息进行集中存储和管理。2.电子档案目录数据库应具备检索、查询和统计等功能，便于档案的利用。（二）纸质档案目录管理1.编制纸质档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。2.纸质档案目录应与电子档案目录相对应，便于查找和核对档案。（三）编目成果备份1.对编目成果进行备份，备份方式可采用磁带备份、光盘备份、硬盘备份等。2.备份数据应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（四）编目成果利用1.建立编目成果