档案馆制度规定

档案馆制度规定一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案馆的管理，有效保护和利用档案资源，保障档案工作的规范化、科学化、制度化，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的行为规范。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的客观、准确。2.完整性原则：全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全、完整。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.便利性原则：档案管理应便于档案的查询、利用，提高工作效率，满足公司/组织发展对档案信息的需求。二、档案管理职责分工（一）档案馆1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度，指导和监督各部门的档案工作。2.集中统一管理公司/组织各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等基础工作。3.负责档案的安全保管，定期对档案库房进行检查，确保档案实体和信息安全。4.开展档案的开发利用工作，为公司/组织各项工作提供档案信息支持，办理档案查阅、借阅、复制等手续。5.组织档案人员的业务培训，提高档案管理队伍的整体素质。（二）各部门1.设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案整理分类，定期移交至档案馆。3.配合档案馆做好档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在经营管理、生产活动、科研开发、行政管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、投标书、意向书等文件。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表、财务账目等。5.本公司/组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。6.本公司/组织在科研、技术改造、新产品开发等活动中形成的技术文件、图纸、实验报告等。7.本公司/组织的人事档案、工资档案、奖惩档案等。8.本公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的档案材料，确保档案的完整性和及时性。2.对于重要文件和资料，应在形成后立即收集，防止散失。3.收集的档案应字迹清晰、内容完整、格式规范，载体应符合档案保管要求。（三）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，目录应准确反映档案的内容和存放位置。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）库房建设与设施配备1.档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房内应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、密集架等，确保档案存放有序、安全。3.安装温湿度调控设备，使库房温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。4.配备消防设备、监控设备、防虫药品、防霉剂等，保障档案库房的安全和卫生。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于相应的档案装具中，不同类别和年度的档案应分开存放。2.对于电子档案，应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.对实物档案应进行妥善保管，可采用专柜存放或专门的展示区域展示，同时做好登记和维护工作。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格执行库房出入登记制度。2.定期对档案库房进行检查，检查内容包括档案的存放状况、温湿度情况、设备运行情况等，发现问题及时处理。3.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本公司/组织相关档案。3.司法机关、行政机关依法查阅、调取本公司/组织档案。（二）利用手续1.内部查阅：员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案馆办理查阅手续。档案馆工作人员应根据申请内容提供相应档案，并在查阅现场进行监督。2.内部借阅：员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外单位查阅：外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，应出具单位介绍信，注明查阅内容、查阅目的，并填写《档案查阅申请表》，经本公司/组织相关部门负责人和档案馆负责人签字同意后，方可查阅。查阅过程中，档案馆工作人员应全程陪同，不得将档案带出档案馆查阅区域。4.外单位借阅：外单位因工作需要借阅本公司/组织档案，应出具单位介绍信和正式借阅函，注明借阅期限、借阅用途等，经本公司/组织相关部门负责人和档案馆负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅期间，外单位应妥善保管档案，不得擅自转借、复制、涂改、损毁档案。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）内容、查阅（借阅）期限等。2.查阅（借阅）人归还档案时，档案馆工作人员应认真核对档案数量和完整性，确认无误后办理归还手续，并在登记册上注明归还日期。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关档案鉴定的规定和公司/组织的实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案馆负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析档案的价值和保管期限。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的档案保管期限表，结合档案的实际情况，确定档案的保管期限。3.对于保管期限已满且无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等，经档案鉴定小组审核、公司/组织领导批准后，进行销毁。（四）销毁程序1.编制档案销毁清册，详细记录拟销毁档案的相关信息。2.选择具有资质的档案销毁机构，按照规定程序进行销毁。销毁过程中，应安排专人监销，确保档案销毁彻底、安全。3.销毁完成后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，提升档案信息服务水平，为公司/组织各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作，使其与纸质档案相对应，便于查询和利用。（三）系统功能1.档案录入与管理：实现档案的在线录入、修改、删除等功能，对档案的基本信息、保管期限、密级等进行管理。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、类别等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。查阅时，可在线浏览电子档案原文。3.借阅管理：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等流程的信息化管理，对借阅情况进行实时跟踪和统计。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。只有经过授权的人员才能访问和操作相应的档案信息。5.数据备份与恢复：定期对档案管理信息系统的数据进行备份，确保数据安全。在系统出现故障时，能够及时进行数据恢复。（四）安全保障1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件的发生。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障档案信息系统的网络安全和数据安全。3.定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，确保系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督机制1.公司/组织内部设立档案工作监督小组，定期对各部门的档案工作进行监督检查。2.档案馆应加强对自身工作的内部监督，建立健全内部监督制度，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理设施设备的运行情况，如库房温湿度调控设备、消防设备、监控设备等是否正常运行。3.档案管理人员的工作情况，包括业务能力、工作态度、遵守纪律等方面。4.档案信息化管理工作情况，如档案管理信息系统的运行情况、数据安全情况等。（三）检查方式1.定期检查：每[X]年对公司/组织档案工作进行一次全面检查，检查结果形成报告，向公司/组织领导汇报。2.不定期抽查：根据工作需要，不定期对各部门的档案工作进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，确保档案工作质量。（四）问题整改1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改