校园档案借阅制度

校园档案借阅制度一、总则（一）目的为了加强校园档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各部门、各单位及全体教职员工、学生借阅校园档案的活动。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规及行业标准。2.确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。3.遵循方便利用、提高效率的原则，在不影响档案正常管理和安全的前提下，为借阅者提供必要的服务。二、档案借阅范围（一）可供借阅的档案类型1.学校行政管理档案，包括学校发展规划、工作计划、工作总结、会议记录、规章制度等。2.教学档案，如教学计划、课程大纲、教案、学生成绩等。3.科研档案，涵盖科研项目申报材料、研究成果、学术论文等。4.人事档案，包括教职工履历、考核、晋升、奖惩等材料。5.学生档案，如学生入学登记表、学籍变动记录、毕业鉴定等。6.财务档案，包含财务报表、账目凭证、审计报告等。7.基建档案，涉及校园建设项目的规划、设计、施工等文件。8.设备档案，有关学校教学、科研、办公设备的购置、验收、维修等资料。（二）限制借阅的档案类型1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的档案，未经相关部门或人员同意，不得借阅。2.档案原件中明确标注为限制借阅的部分，按照标注要求执行。3.正在进行密级鉴定或尚未解密的档案，暂不提供借阅。三、借阅申请与审批（一）借阅申请流程1.借阅者需填写《校园档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、用途、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作需要对申请进行审查，并签署意见。（二）审批权限1.一般档案借阅，由所在部门负责人审批即可。2.涉及重要或机密档案的借阅，需经档案管理部门负责人审核，并报学校分管领导批准。3.学生借阅本人档案，由学生所在学院辅导员审核签字后，到档案管理部门办理借阅手续。（三）审批时间档案管理部门应在收到完整的借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批工作，并及时通知借阅者审批结果。四、借阅期限与归还（一）借阅期限规定1.一般档案的借阅期限为[X]个工作日，如需延长借阅时间，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延期。2.特殊情况需要长期借阅的档案，需经档案管理部门负责人及学校分管领导同意，并签订长期借阅协议。（二）归还要求1.借阅者应在规定的借阅期限届满前归还所借档案，如有特殊情况不能按时归还，必须办理续借手续。2.归还档案时，借阅者需确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上涂改、圈划、污损或抽取、撤换档案材料。3.档案管理部门在接收归还档案时，应进行认真核对，如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应责任。五、借阅档案的使用与保管（一）使用要求1.借阅者只能在档案管理部门指定的地点查阅、使用档案，不得擅自将档案带出指定场所。2.查阅档案时，应保持安静，爱护档案，不得在档案上随意标记、批注或损坏。3.如需复印、摘录档案内容，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后按照规定的方式进行操作，复印件应注明出处并加盖档案管理部门印章。（二）保管责任1.借阅者对所借档案负有妥善保管的责任，不得转借他人或用于非申请用途。2.在借阅期间，如因保管不善导致档案损坏、丢失，借阅者应及时向档案管理部门报告，并采取补救措施，同时承担相应的赔偿责任。3.档案管理部门应定期对借阅档案进行清查，如发现问题及时与借阅者沟通解决。六、档案查阅的特殊规定（一）多人查阅多人同时查阅同一档案时，应指定一名负责人，负责组织查阅活动，并确保查阅过程的秩序和档案的安全。（二）远程查阅因工作需要确需远程查阅档案的，借阅者应向档案管理部门提出申请，说明远程查阅的必要性和具体方式。档案管理部门应根据实际情况进行评估，如同意远程查阅，应采取必要的安全措施，确保档案信息不被泄露。（三）电子档案查阅对于电子档案的查阅，借阅者应使用档案管理部门提供的专用设备和软件，并按照规定的操作流程进行。严禁私自复制、传播电子档案内容。七、监督与检查（一）内部监督机制1.档案管理部门应定期对档案借阅情况进行统计分析，检查借阅手续是否完备、借阅期限是否合规、档案归还情况是否正常等。2.学校纪检监察部门有权对档案借阅工作进行监督检查，如发现违规行为，应及时责令整改，并追究相关人员的责任。（二）违规处理1.对于违反本制度的借阅行为，档案管理部门应视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.如因违规借阅导致档案丢失、损坏、泄密等严重后果的，将依法依规追究相关人员的法律责任。八、附则（一）解释权本制度由学校