地产档案管理制度

地产档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司地产档案的科学管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有与地产项目相关的档案管理工作，包括项目规划、设计、施工、销售、售后等各个环节产生的文件、资料、图纸、图表等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司地产档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映地产项目的实际情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集与地产项目相关的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立专门的档案管理中心，负责地产档案的统一管理工作。档案管理中心应配备专业的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门职责1.制定档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和完善地产档案管理制度，明确档案管理的流程、标准和要求。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司地产项目各环节产生的档案资料，对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的系统性和规范性。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设施和设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点和维护，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.档案利用服务：为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。建立档案利用登记制度，对档案的利用情况进行记录和统计。5.档案数字化管理：推进档案数字化工作，将纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。加强电子档案的安全管理，确保电子档案的真实性、完整性和保密性。6.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，提出档案销毁意见。对已过保管期限、失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理，并做好销毁记录。7.档案统计与分析：对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，定期编制档案统计报表，为公司档案管理决策提供数据支持。分析档案管理工作中存在的问题，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。8.档案业务指导：对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，协助各部门做好档案的收集、整理、保管等工作，提高公司整体档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目规划阶段：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、规划设计方案、土地出让合同等。2.项目设计阶段：初步设计文件、施工图设计文件、设计变更通知、设计交底记录等。3.项目施工阶段：工程招投标文件、施工合同、施工组织设计、工程进度报告、工程质量检验报告、工程安全事故报告等。4.项目销售阶段：楼盘销售方案、销售合同、客户信息资料、销售报表等。5.项目售后阶段：物业服务合同、维修记录、客户投诉处理记录等。6.其他相关文件：与地产项目有关的会议纪要、往来信函、请示报告、照片、录像等资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，按照档案管理部门的要求，及时、准确地收集本部门在工作中产生的各类档案资料。2.档案资料应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案资料应按照一定的分类标准进行整理，确保档案资料的系统性和规范性。分类标准应保持相对稳定，便于档案的管理和利用。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成阶段、内容性质等因素，将档案分为项目规划、设计、施工、销售、售后等几大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。例如，施工类档案可分为土建工程、安装工程、装饰装修工程等小类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的识别和查找。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如“DG202301001”，其中“DG”表示地产档案，“202301”表示项目年份和月份，“001”表示该项目该月份的第1份档案。3.编目：编制档案目录，对档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息进行详细记录。档案目录应包括纸质档案目录和电子档案目录，以便于查询和管理。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得随意裁剪或损坏档案内容。对于图纸等较大幅面的档案，可采用折叠等方式进行整理后装订。四、档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司发展有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如公司的重大决策文件、重要合同协议、历史沿革资料等。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案，主要是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案。如一般性的项目文件、规章制度、工作总结等。3.短期保管：保管期限为1年至15年的档案，主要是反映公司临时性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案。如临时性的会议文件、短期的业务报表等。（二）保管方式1.纸质档案保管：设立专门的档案库房，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内。按照档案的分类和编号顺序，将纸质档案存放在档案架或档案柜中，并定期进行检查和清点。2.电子档案保管：建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储。电子档案应采用备份存储的方式，定期将电子档案备份到磁带、光盘等存储介质上，并异地存放。加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案被非法篡改、删除或泄露。定期对电子档案进行检测和维护，确保电子档案的可读性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应专人负责管理，非档案管理人员未经许可不得进入库房。2.库房内应保持整洁，严禁存放易燃、易爆、易腐等物品。3.定期对库房进行安全检查，发现问题及时处理。如遇火灾、水灾等突发事件，应按照应急预案及时采取措施，保护档案安全。4.对档案库房的设施设备进行定期维护和保养，确保其正常运行。如档案架、档案柜的维修，温湿度调控设备的检查等。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司档案管理制度的规定，不得损害国家利益、公司利益和他人合法权益。2.服务工作原则：档案利用应紧密围绕公司各项工作的需要，为公司的决策、管理、业务开展等提供有力支持。3.规范审批原则：严格执行档案利用审批制度，确保档案利用的合理性和安全性。未经审批，任何人不得擅自查阅、借阅、复制档案。（二）利用方式1.查询：公司内部各部门因工作需要查询档案的，应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、查询内容等信息，经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。档案管理部门根据申请内容，在档案数据库或纸质档案中进行查询，并及时提供查询结果。2.借阅：如需借阅档案，借阅人应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、数量、借阅期限、用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自转借、涂改、损坏或丢失档案。借阅期满后，应及时归还档案。3.复制：因工作需要复制档案的，复制申请人应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、数量、用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字审批后，由档案管理部门指定专人进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查询、借阅、复制等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用时间、利用部门、利用人姓名、利用目的、档案名称及编号、利用期限、归还时间等信息。定期对档案利用登记情况进行统计和分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对公司地产档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁意见。（二）鉴定方法1.直接鉴定法：鉴定工作小组对每份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、价值等因素，综合判断档案的保管期限和销毁价值。2.定期鉴定：每年定期对档案进行一次全面鉴定，对保管期限已满或失去保存价值的档案进行清理和鉴定。（三）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应采用适当的方式进行，确保档案信息无法恢复。对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式销毁；对于电子档案，应采用数据擦除等技术手段进行销毁。4.销毁档案时，应安排专人监销，监销人应在销毁现场进行监督，确保销毁工作的彻底性和真实性。销毁工作完成后，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认。5.《档案销毁清册》应长期保存，作为档案销毁工作的记录和凭证。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的地产档案电子数据库，实现档案信息的数字化存储和管理。2.实现档案信息的快速检索和共享利用，提高档案管理工作的效率和服务水平。3.加强电子档案的安全管理，确保电子档案的真实性、完整性和保密性。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。扫描后的图像应进行格式转换，统一存储为PDF格式。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像的质量和准确性。对于图像中存在的文字模糊、字迹不清等问题，应进行必要的图像处理和修复。3.数据录入：将档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息录入电子档案数据库，建立档案目录数据库。同时，对档案图像进行命名和分类存储，确保档案信息与图像的一一对应。4.挂接与存储：将处理后的档案图像与档案目录数据库进行挂接，存储到电子档案数据库中。电子档案数据库应采用安全可靠的存储设备和存储系统，进行定期备份和异地存储，确保电子档案数据的安全。（三）信息化管理系统1.选用功能完善、操作简便的档案信息化管理系统，实现档案