财务档案规章制度

财务档案规章制度一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的真实、完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司的财务档案管理工作。（三）定义本规章制度所称财务档案，是指公司在各项财务活动中形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务活动相关的其他资料，如财务预算、财务分析报告、经济合同、审计报告等。（四）管理原则1.统一领导、分级管理原则。公司财务档案管理工作在公司管理层的统一领导下，由财务部门负责组织实施，并接受档案管理部门的监督指导。各分支机构、子公司应指定专人负责本单位的财务档案管理工作，并接受公司财务部门的业务指导。2.真实完整原则。财务档案应如实反映公司财务活动的全过程，确保档案内容的真实性和完整性。3.安全保密原则。加强财务档案的安全防护措施，确保档案的安全保管，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及公司商业秘密和敏感信息的财务档案，应严格按照保密规定进行管理。4.有效利用原则。充分发挥财务档案的作用，为公司的财务管理、决策支持、审计监督等工作提供有效依据。同时，积极推进财务档案的信息化建设，提高档案管理的效率和利用水平。二、财务档案的分类与归档（一）会计凭证1.原始凭证外来原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证等，应按业务发生时间顺序整理，确保凭证的真实性、合法性和完整性。自制原始凭证，如入库单、出库单、工资表、费用报销单等，应加盖制单部门或人员的印章，并注明日期、业务内容、金额等信息。2.记账凭证记账凭证应根据审核无误的原始凭证编制，确保会计分录的准确性和合规性。在记账凭证上应注明所附原始凭证的张数，并由制单、审核、记账、会计主管人员签名或盖章。记账凭证应按照编号顺序装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起讫号码、凭证张数等信息。（二）会计账簿1.总账总账应按照会计科目分类设置，采用订本式账簿，按照记账凭证的编号顺序逐笔登记。总账应定期结账，结出每个账户的本期发生额和余额，并与明细账、日记账核对相符。2.明细账明细账应根据总账科目所属的明细科目设置，采用活页式账簿，按照业务发生时间顺序逐笔登记。明细账应定期结账，结出每个账户的本期发生额和余额，并与总账核对相符。3.日记账日记账包括现金日记账和银行存款日记账，应采用订本式账簿，由出纳人员按照业务发生时间顺序逐日逐笔登记。日记账应每日结账，结出当日余额，并与库存现金、银行对账单核对相符。4.其他辅助账簿其他辅助账簿，如固定资产明细账、往来账款明细账等，应根据实际需要设置，按照相关规定进行登记和管理。（三）财务报告1.月度财务报告月度财务报告应包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等内容，反映公司月度财务状况和经营成果。月度财务报告应在月度终了后规定时间内编制完成，并经财务负责人审核签字后报送公司管理层及相关部门。2.季度财务报告季度财务报告应在季度终了后规定时间内编制完成，内容与月度财务报告基本相同，但应增加季度财务分析等内容。季度财务报告应经财务负责人审核签字后报送公司管理层及相关部门，并按照规定进行披露。3.年度财务报告年度财务报告应在年度终了后规定时间内编制完成，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等内容，全面反映公司年度财务状况、经营成果和现金流量情况。年度财务报告应经会计师事务所审计，并出具审计报告。审计报告应作为年度财务报告的重要组成部分一并归档。年度财务报告应经公司董事会审议通过后，按照规定进行披露，并报送相关政府部门和监管机构。（四）其他财务资料1.财务预算公司年度财务预算应包括收入预算、成本费用预算、利润预算、资金预算等内容，经公司管理层批准后执行。财务预算应按照规定的格式和内容编制，并在预算年度开始前下达至各部门。各部门应严格按照预算执行，并定期向财务部门报送预算执行情况报告。涉及预算调整的，应按照规定的程序进行审批。2.财务分析报告财务分析报告应定期对公司财务状况、经营成果和现金流量进行分析，为公司管理层提供决策支持。财务分析报告应包括主要财务指标分析、财务状况分析、经营成果分析、现金流量分析等内容，并提出相关建议和措施。财务分析报告应根据不同的分析目的和受众，采用适当的分析方法和格式进行编制，并经财务负责人审核签字后报送公司管理层及相关部门。3.经济合同经济合同是公司开展经济活动的重要依据，应按照合同管理的相关规定进行签订、履行和归档。经济合同应明确双方的权利和义务，包括合同标的、数量、质量、价格、履行期限、违约责任等条款。经济合同签订后，应及时将合同副本送交财务部门备案，并作为财务核算和监督的重要依据。财务部门应定期对经济合同的执行情况进行跟踪和分析，确保合同款项的及时收付和经济利益的实现。4.审计报告审计报告是对公司财务报表和财务活动进行审计后出具的书面文件，包括内部审计报告和外部审计报告。内部审计报告应根据公司内部审计计划和审计结果编制，对公司内部控制制度的有效性、财务收支的真实性和合规性等方面进行评价，并提出改进建议和措施。内部审计报告应经内部审计部门负责人审核签字后报送公司管理层及相关部门。外部审计报告是由会计师事务所等外部审计机构对公司财务报表进行审计后出具的报告。外部审计报告应作为公司年度财务报告的重要组成部分一并归档。公司应积极配合外部审计机构的工作，提供真实、完整的财务资料和相关信息。（五）归档要求1.财务档案应按照分类标准进行整理和编号，确保档案的系统性和完整性。2.归档的财务档案应字迹清晰、内容完整、签章齐全，纸张应符合档案保存要求。3.对于电子财务档案，应按照规定进行备份，并存储在安全可靠的介质上。电子财务档案应与纸质档案同时归档，并确保两者内容一致。4.财务档案应在年度终了后规定时间内归档完毕，并移交至公司档案管理部门统一保管。档案管理部门应建立财务档案台账，对档案的接收、保管、查阅、借阅等情况进行详细记录。三、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证原始凭证和记账凭证的保管期限为三十年。2.会计账簿总账、明细账、日记账的保管期限为三十年。固定资产卡片在固定资产报废清理后保管五年。3.财务报告月度、季度财务报告的保管期限为十年。年度财务报告（决算）及审计报告应永久保管。4.其他财务资料财务预算、财务分析报告、经济合同等保管期限为十年。（二）保管地点1.公司应设立专门的财务档案保管库，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保财务档案的安全保管。2.财务档案保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案管理部门应定期对财务档案保管库进行检查和维护，确保档案保管环境的安全可靠。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，按照编号顺序排列整齐，便于查找和利用。2.对于重要的财务档案，如年度财务报告、审计报告等，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的安全保密。3.财务档案保管人员应定期对档案进行清点和核对，发现问题及时报告并处理。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。4.财务档案保管人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自将档案带出保管库或转借他人。因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。四、财务档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员查阅财务档案，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门应指定专人负责接待查阅人员，并按照审批后的查阅申请表提供相应的财务档案。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出财务部门或进行拍照、复印、拷贝等操作。如需复印或拷贝档案资料的，应另行办理审批手续。3.查阅财务档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记或者污损。查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还财务部门，并由档案管理人员进行清点和核对。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅财务档案，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，报财务部门负责人审批。2.财务部门负责人应根据借阅申请的内容和重要性进行审批，并确定借阅期限。借阅期限一般不得超过十五日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。3.借阅人员应持审批后的《财务档案借阅申请表》到财务部门办理借阅手续，借阅人员应在借阅登记表上签字确认，并领取借阅的财务档案。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还的，应提前向财务部门提出申请。逾期未归还的，财务部门应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。5.外部单位或个人查阅、借阅公司财务档案，应按照国家有关法律法规和公司相关规定办理审批手续，并提供有效的证明文件。外部单位或个人查阅、借阅财务档案时，公司应安排专人陪同，并对查阅、借阅的范围和用途进行严格监督。五、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，不再具有保存价值的，可以按照规定进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清查和鉴定，提出销毁意见，并编制《财务档案销毁清册》。《财务档案销毁清册》应详细列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《财务档案销毁清册》经财务部门负责人审核签字后，报公司管理层审批。公司管理层应根据档案管理的相关规定和实际情况，对销毁申请进行审批，并签署意见。3.经批准销毁的财务档案，应由财务部门、档案管理部门共同派人监销。监销人员应在销毁现场对销毁的档案进行清点和核对，确保销毁的档案与