档案文件材料制度

档案文件材料制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案文件材料的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案文件材料的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则本公司/组织的档案文件材料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。2.完整准确原则各部门及员工应确保档案文件材料的形成过程真实、内容完整、表述准确，全面反映本公司/组织的各项工作活动。3.分类科学原则档案文件材料应按照科学的分类方法进行整理和保管，便于查找和利用。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案信息的泄露。二、档案文件材料的收集（一）收集范围1.行政管理类包括公司/组织的各类规章制度、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、报告、通知、信函、合同协议、资质证书、营业执照、组织机构代码证等。2.业务管理类涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、人力资源管理、技术研发等业务领域形成的文件材料，如市场调研报告、销售合同、生产记录、质量检验报告、财务报表、员工档案、技术图纸、专利文件等。3.项目管理类针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、可行性研究报告、项目实施方案、项目进度报告、项目验收文件等。4.党群工作类党组织建设、工会活动、共青团工作等方面形成的文件材料，如党组织会议记录、党员档案、工会活动方案、共青团工作简报等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案文件材料的收集工作，确保及时、准确地将本部门形成的各类文件材料收集齐全。2.对于重要文件材料，应在形成后及时收集，不得积压或丢失。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）收集渠道1.内部渠道各部门在工作过程中形成的文件材料，由部门收集人员定期整理后移交档案管理部门。2.外部渠道通过与上级主管部门、政府部门、合作伙伴等单位的往来，获取的涉及本公司/组织的文件材料，由相关业务部门负责收集后移交档案管理部门。三、档案文件材料的整理（一）分类标准1.按年度分类将档案文件材料按形成年度进行划分，便于按年度顺序排列和管理。2.按机构分类根据公司/组织的内部机构设置，将档案分为不同的机构类别，明确各机构档案的归属。3.按问题分类按照文件材料所反映的问题或事项进行分类，使同一类问题的文件集中在一起，便于查找和利用。4.按保管期限分类根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期和短期三种保管期限。（二）整理方法1.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的文件材料，应进行修整和装订，使其整齐、牢固。2.编号为每份档案文件材料编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应按照一定的规则进行编排，如年度+机构代码+顺序号等。3.编目编制档案文件材料的目录，包括题名、编号、日期、保管期限、密级等项目，以便于查阅和检索。4.装盒将整理好的档案文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明盒号、年度、机构、保管期限等信息。四、档案文件材料的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、防虫药品、灭火器、温湿度计等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保其正常运行。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映本公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对本公司/组织有长远利用价值的档案文件材料，应列为永久保管。2.长期保管对本公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案文件材料，保管期限为15年至50年。3.短期保管对本公司/组织在较短时间内具有查考利用价值的档案文件材料，保管期限为5年以下。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、完好无损。2.每年至少进行一次全面的档案清点工作，对发现的问题及时进行处理。五、档案文件材料的鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成，负责对档案文件材料的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限标准，结合本公司/组织的实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定档案的价值时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其对本公司/组织的历史研究、工作查考、经验借鉴等方面的作用。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出需要鉴定的档案清单，提交鉴定小组。2.鉴定小组对档案进行逐份审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经公司/组织主管领导批准后进行销毁。六、档案文件材料的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括各类档案的总数、年度新增档案数量、不同保管期限档案数量等。2.档案的利用情况统计，如查阅档案的人次、调阅档案的数量、利用档案产生的经济效益或社会效益等。3.档案管理工作的其他相关统计，如档案整理、保管、鉴定等工作的工作量统计。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的数量、利用情况等进行记录。2.利用计算机管理系统，对档案信息进行实时统计和分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司/组织内部相关部门报送。2.统计报表应内容准确、数据真实，能够反映档案管理工作的实际情况。七、档案文件材料的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案文件材料。2.外部单位因履行法定职责、合作交流等需要，经本公司/组织批准后查阅、借阅相关档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、期限等，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅或借阅手续。2.外部单位查阅、借阅档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅申请函等材料，经本公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门按照规定提供查阅或借阅服务。（三）利用方式1.查阅档案管理部门应设立专门的查阅场所，为利用者提供必要的查阅条件。利用者应在查阅场所内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所。2.借阅借阅档案应严格控制借阅期限，到期应及时归还。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造或损毁档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅档案名称、日期、期限等信息，以便于跟踪和管理。八、档案文件材料的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、财务信息等重要档案文件材料，应严格保密，限制查阅和使用范围。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。未经批准，不得擅自复制、摘抄、传播档案信息。3.在档案的整理、保管、利用等过程中，应采取必要的保密技术措施，如加密存储、设置访问权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装防盗报警装置、监控设备等，确保库房安全。2.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，消除安全隐患。3