风电档案制度dl

风电档案制度dl一、总则（一）目的为加强风电项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，为风电项目的规划、建设、运营及维护提供可靠的依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有风电项目从项目规划、立项、设计、采购、施工、调试、验收、运营到退役全过程中形成的各类文件材料的管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映风电项目的实际情况和活动过程。2.完整性原则：涵盖项目各个阶段、各个环节的相关文件，确保档案的全面性。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号和整理，保持其内在联系和系统性。4.规范性原则：档案的形成、整理、归档等应符合国家法律法规、行业标准及公司内部规定。5.保密性原则：对于涉及公司机密和商业秘密的档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善风电档案管理制度，并监督执行。指导、协调各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。集中统一管理风电项目档案，进行档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等工作。2.项目建设部门负责本部门在风电项目建设过程中形成文件材料的收集、整理和归档工作，并按规定向档案管理部门移交。配合档案管理部门做好项目档案的验收工作。3.项目运营部门负责风电项目运营期间文件材料的收集、整理和归档工作，并及时移交档案管理部门。负责提供档案利用过程中与项目运营相关的信息和支持。4.其他部门负责本部门在参与风电项目活动中形成文件材料的收集、整理和归档，并按要求移交档案管理部门。在项目档案管理工作中履行相应的职责，配合档案管理部门完成相关工作。二、档案的形成与收集（一）文件材料的形成要求1.风电项目各部门和人员应按照职责分工，及时、准确地形成各类文件材料。文件材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。2.涉及项目建设、运营等重要事项的文件，应采用纸质和电子两种形式保存，确保信息的安全和可追溯性。（二）文件材料的收集范围1.项目规划阶段项目可行性研究报告、项目申请报告及相关批复文件。项目规划选址意见书、环境影响评价报告及批复、水土保持方案及批复等相关文件。与项目规划相关的会议纪要、调研报告等。2.项目设计阶段初步设计文件、施工图设计文件及设计变更文件。设计合同、设计交底记录、图纸会审记录等。设计单位与其他相关单位的往来函件。3.项目采购阶段设备采购合同、技术协议、招投标文件。设备监造文件，包括监造计划、监造报告、设备检验记录等。物资采购合同、到货验收记录、质量证明文件等。4.项目施工阶段施工承包合同、分包合同。施工组织设计、施工方案、施工日志。工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程验收记录。工程变更签证单、工程联系单、施工图纸会审记录。施工单位与建设单位、监理单位、设计单位等的往来函件。5.项目调试阶段调试大纲、调试方案、调试报告。设备调试记录、系统调试记录、性能测试报告。调试过程中出现的问题及处理记录。6.项目验收阶段竣工验收报告、专项验收报告（如环保验收、安全验收等）及批复文件。验收会议纪要、验收整改记录。项目总结报告、技术总结报告。7.项目运营阶段设备运行维护记录、检修记录、故障处理记录。运行参数监测记录、设备性能评估报告。安全生产文件、应急预案及演练记录。生产报表、统计数据、运行分析报告。与电网公司、相关政府部门的往来文件。8.项目退役阶段退役计划、退役方案。设备拆除记录、资产处置文件。退役项目总结报告。（三）收集时间要求1.项目建设部门应在每个阶段工作完成后及时收集整理本部门形成的文件材料，并在规定时间内移交档案管理部门。2.项目运营部门应每月定期收集整理运营期间的文件材料，并于次月上旬移交档案管理部门。3.对于重大事件、紧急情况等形成的文件材料，应在事件结束后一周内收集整理并移交档案管理部门。（四）收集程序1.各部门指定专人负责文件材料的收集工作，对收集到的文件材料进行初步分类和整理。2.收集人员应核对文件材料的完整性、准确性，确保签字盖章等手续齐全。3.将初步整理好的文件材料移交本部门档案管理人员进行进一步审核和完善。4.各部门档案管理人员审核无误后，填写档案移交清单，将文件材料移交至档案管理部门。档案管理部门应核对移交清单与实际移交文件材料是否一致，并办理签收手续。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.项目前期文件：按照项目规划、立项、设计等阶段进行分类。2.项目建设文件：按照工程管理、施工、设备采购、调试等类别进行分类。3.项目运营文件：按照生产运行、设备维护、安全生产、技术管理等方面进行分类。4.项目退役文件：按照退役计划、退役实施、资产处置等内容进行分类。（三）编号规则1.档案编号采用“项目代码分类号流水号”的结构。2.项目代码：由公司统一编制，用于标识具体的风电项目。3.分类号：根据档案分类方法，采用大写字母和数字组合表示不同的类别。例如，项目前期文件用“Q”表示，项目建设文件中的工程管理用“JG”表示，施工用“JS”表示等。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。（四）装订要求1.纸质档案应采用A4规格纸张，左侧装订。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.对于幅面过大的图纸，应折叠成A4规格后装订。（五）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案题名应准确反映文件材料的主要内容，简洁明了。3.日期应填写文件形成的具体年月日。4.保管期限分为永久、长期、短期，应根据档案的重要性和价值确定。永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案。长期：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案。期限一般为15年至50年。短期：凡是反映公司局部工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案。期限一般为5年至15年。5.密级根据文件内容涉及公司机密的程度分为绝密、机密、秘密。四、档案的鉴定与保管期限确定（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、慎重决定的原则，确保档案的真实性、完整性和准确性，同时剔除无保存价值的文件材料。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目建设部门和运营部门相关人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否真实、准确、完整，是否反映了风电项目的实际情况。2.分析档案的价值，包括对项目建设、运营、维护及未来发展的参考作用，以及对公司历史研究、经验总结等方面的意义。3.检查档案的形成过程是否符合规定，手续是否齐全。（四）保管期限确定方法1.根据档案的重要性、历史价值、现实利用价值等因素，综合考虑确定保管期限。2.对于反映项目核心技术、关键环节、重大决策等重要文件，应确定为永久保管。3.对于项目建设过程中的一般性文件、运营期间的常规记录等，根据其重要程度确定为长期或短期保管。4.对于已过保管期限且无继续保存价值的档案，经鉴定小组审核批准后进行销毁。（五）鉴定程序1.档案管理部门定期清理库存档案，提出需要鉴定的档案清单。2.鉴定小组对清单中的档案进行逐卷审查，根据鉴定原则和保管期限确定方法，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，对档案进行调整，确定保管期限，并填写档案鉴定表。4.将鉴定结果通知相关部门，对需要销毁的档案进行登记造册。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备档案密集架、档案柜、防磁柜等存储设备，确保档案存放安全、有序。2.安装温湿度监测设备、消防设备、防盗报警设备等，保障档案库房的环境安全。（三）档案上架1.按照档案编号顺序，将档案上架存放，便于查找和管理。2.同一项目的档案应集中存放，不同项目的档案应分开存放。（四）档案保管期限检查1.档案管理人员定期对档案保管期限进行检查，对已到保管期限的档案进行复查。2.对于保管期限即将到期但仍有利用价值的档案，应及时调整保管期限。（五）档案数字化管理1.对重要的风电档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保两者内容一致。3.加强电子档案的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止电子档案信息丢失、篡改或泄露。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为公司各项工作提供有效支持。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.外部单位因项目合作、审计、调研等合法事由，经公司批准后查阅、借阅档案。（三）利用手续1.内部利用部门查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人签字后提交档案管理部门。档案管理部门审核申请表，符合规定的，提供档案查阅场所，并指定专人协助查阅。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案。如需借阅档案，借阅人员应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。2.外部利用外部单位查阅、借阅档案，需提交正式的查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，并加盖单位公章。公司相关部门对申请函进行审核，报公司领导批准后，通知档案管理部门办理相关手续。外部单位查阅档案应在公司指定场所进行，由档案管理部门人员陪同。如需借阅档案，应按照公司规定签订保密协议，并支付一定的档案利用费用。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用时间、利用部门或单位、利用人员、查阅或借阅档案内容、归还时间等信息。（五）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人批准后办理复制手续。2.档案复制应采用复印、扫描、拍照等合法方式，确保复制件与原件内容一致。复制件应加盖档案管理部门“与原件核对无误”章，并注明复制日期。七、档案的保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密和商业秘密的风电档案进行保密管理。2.确定档案的密级，对不同密级的档案采取相应的保密措施。绝密级档案应专人专管，严格限制接触范围；机密级档案应控制知悉人员；秘密级档案应在一定范围内保密。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。在档案利用过程中，对查阅、借阅人员进行保密教育，要求其不得泄露档案内容。4.加强对档案库房、办公场所的安全管理，防止档案被盗、被窃、被篡改。对档案传输、存储设备进行加密保护，防止信息泄露。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案保管、利用等环节的安全管理。2.定期对档案库房进行安全检查，检查