会议档案制度

会议档案制度一、总则（一）目的为加强公司会议档案管理，确保会议档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥会议档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议形成的档案管理，包括但不限于公司级会议、部门会议、专项工作会议等。（三）定义1.会议档案：指公司在会议活动中形成的，具有保存价值的各种形式的文件材料，如会议通知、议程、报告、决议、记录、纪要等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的会议文件材料按照规定的程序和要求移交档案部门保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司会议档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：会议档案应如实反映会议内容和过程，保证档案信息的真实性和准确性。3.便于利用原则：档案管理应便于公司各部门和人员查询、借阅和使用会议档案，提高工作效率。二、会议档案的形成与收集（一）会议文件材料的形成1.会议组织部门应明确会议文件材料的形成责任，确保会议文件材料的及时、准确生成。2.会议文件材料应包括但不限于以下内容：会议通知：明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程等信息。会议议程：详细列出会议讨论的各项议题及顺序。会议报告：参会人员提交的与会议主题相关的工作报告、专题报告等。会议发言材料：参会人员在会议上的发言提纲、发言稿等。会议记录：对会议讨论内容、决议等进行详细记录，包括会议时间、地点、主持人、参会人员、发言内容、决议事项等。会议纪要：对会议主要内容、决议等进行概括总结，具有指导性和备查性。会议决议执行情况报告：对会议决议执行情况进行跟踪、总结形成的报告。（二）会议文件材料的收集1.会议组织部门负责会议文件材料的收集工作，在会议结束后[X]个工作日内，将会议形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.收集的会议文件材料应确保完整，包括纸质文件、电子文件等各种形式。对于重要会议，应同时收集会议录音、录像等资料。3.会议组织部门应填写《会议文件材料收集清单》，详细记录文件材料的名称、数量、形成时间、来源等信息，并与收集的文件材料一并移交档案管理部门。三、会议档案的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照会议的性质、内容等进行分类，如公司级会议档案、部门级会议档案、专项工作会议档案等。2.编号：对每一类会议档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。编号格式为：[会议类别代码][年份][顺序号]，例如：GL2023001，表示公司级会议档案，2023年形成的第1份档案。3.装订：对纸质会议文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐、牢固。4.编目：编制会议档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查阅和检索。（三）电子文件整理1.电子会议文件应按照分类和编号规则进行命名和存储，确保文件名与纸质文件题名一致，便于查找和对应。2.建立电子文件索引目录，详细记录电子文件的存储路径、文件名、文件格式、日期等信息，方便快速检索。3.定期对电子会议文件进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据安全。四、会议档案的归档（一）归档时间会议文件材料整理完毕后，应及时归档。一般情况下，年度内形成的会议档案应在次年的[X]月底前完成归档工作。对于重要会议或紧急会议形成的档案，应在会议结束后[X]个工作日内归档。（二）归档程序1.会议组织部门将整理好的会议文件材料及《会议文件材料收集清单》一并移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的会议档案进行核对、检查，确认档案的完整性、准确性和整理质量符合要求后，办理归档手续。3.档案管理部门将归档的会议档案按照编号顺序上架存放，并在档案管理系统中录入相关信息，建立电子档案库。五、会议档案的保管（一）保管期限1.会议档案的保管期限根据其重要程度、历史价值和现实利用需求确定，分为永久、长期和短期三种。永久保管的会议档案：涉及公司重大决策、重要人事任免、重大项目建设、重要经济合同等具有长远历史价值和现实意义的文件材料。长期保管的会议档案：保管期限为[X]年，主要包括公司年度工作会议、重要业务会议等形成的文件材料。短期保管的会议档案：保管期限为[X]年，一般为一般性会议形成的文件材料。2.具体会议档案的保管期限由档案管理部门会同会议组织部门根据实际情况确定，并在档案目录中注明。（二）保管条件1.档案管理部门应提供专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.根据会议档案的载体形式，采取相应的保管措施。对于纸质档案，应存放在档案柜中，避免直接接触地面和墙壁；对于电子档案，应定期进行维护和检查，确保存储设备的正常运行。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对会议档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管状况完好。2.在清查过程中，如发现档案丢失、损坏、霉变等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级主管部门报告。六、会议档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保档案信息的安全。2.本着方便利用、提高效率的原则，为公司各项工作提供及时、准确的档案服务。（二）利用方式1.查阅：公司内部各部门和人员因工作需要查阅会议档案时，应填写《会议档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅：因特殊情况需要借阅会议档案时，借阅人应填写《会议档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于需要复制会议档案的，申请人应填写《会议档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经审批后，由档案管理部门按照规定进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明与原件核对无误。（三）利用登记档案管理部门应对会议档案的利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用目的、查阅或借阅档案名称、复制内容等信息，以便于统计和查询。七、会议档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的会议档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管成本相匹配。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、会议组织部门及相关业务部门人员组成的会议档案鉴定小组，负责对保管期满的会议档案进行鉴定。（三）鉴定内容鉴定小组应从档案的历史价值、现实利用价值、文件内容的完整性等方面进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定同意销毁的会议档案，由档案管理部门编制《会议档案销毁清单》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《会议档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方