档案库房上班制度

档案库房上班制度一、总则（一）目的为加强档案库房管理，确保档案的安全与完整，规范档案库房工作人员的行为，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于在档案库房工作的所有人员。（三）基本原则1.安全第一原则：始终将档案的安全保护放在首位，采取有效措施防止档案的损坏、丢失、泄露等情况发生。2.规范操作原则：严格按照档案管理的相关法律法规、行业标准及本制度规定进行操作，确保工作的规范性和准确性。3.高效服务原则：以提供优质、高效的档案服务为宗旨，满足公司/组织内部各部门及相关人员对档案的查阅、利用需求。二、人员管理（一）人员配备1.根据档案库房的工作任务和规模，合理配备档案管理人员，确保各项工作有序开展。2.档案管理人员应具备档案管理相关专业知识和技能，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，包括档案管理知识、信息技术应用、安全保密等方面，不断提高其业务水平和综合素质。2.鼓励档案管理人员参加相关的学术交流活动和职业资格考试，提升自身的专业能力。（三）人员考核1.建立档案管理人员考核制度，对其工作表现、业务能力、职业道德等方面进行定期考核。2.考核结果作为人员晋升、奖励、培训等的重要依据，激励档案管理人员积极工作，提高工作质量。三、工作纪律（一）考勤制度1.档案库房工作人员应严格遵守公司/组织的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.如需请假，应提前按照规定办理请假手续，经批准后方可离岗。（二）工作态度1.保持积极主动的工作态度，认真负责地完成各项工作任务，不得敷衍塞责、推诿扯皮。2.对待档案查阅利用人员应热情、耐心、周到，提供优质的服务。（三）保密纪律1.严格遵守保密法律法规和公司/组织的保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。2.在工作中涉及档案机密信息的操作，应采取必要的保密措施，如加密存储、限制访问等。（四）廉洁自律1.档案库房工作人员应廉洁奉公，不得利用工作之便谋取私利，严禁接受档案查阅利用人员的礼品、礼金等。2.不得参与任何形式的商业贿赂和不正当竞争行为。四、档案接收与整理（一）接收要求1.档案接收人员应认真核对档案移交清单，确保档案数量准确、资料完整。2.对接收的档案进行初步检查，发现问题及时与移交部门沟通解决。（二）整理规范1.按照档案分类标准对接收的档案进行分类整理，确保档案分类科学、合理。2.对档案进行编号、编目，建立档案目录数据库，便于查询和管理。3.对破损、褪色等不符合保管要求的档案进行修复和技术处理，确保档案的质量。五、档案存储与保管（一）库房环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在规定范围内（一般为14℃24℃），相对湿度控制在45%60%。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。（二）存储方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行有序排列，存放在专用的档案架、柜中，并标明档案类别、编号等信息。2.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行数据校验和恢复测试，确保数据的完整性和可用性。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，并定期进行核对和更新。2.定期对档案进行清查盘点，做到账实相符，发现问题及时查明原因并采取相应措施。3.对超过保管期限的档案，按照规定进行鉴定和销毁，严格履行审批手续，确保档案销毁过程的安全和规范。六、档案查阅与利用（一）查阅流程1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案库房办理查阅手续。2.档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（二）利用规定1.档案查阅利用应严格遵循档案利用的相关规定，不得将档案用于与工作无关的目的。2.涉及机密档案的查阅利用，应按照公司/组织的保密规定，履行更为严格的审批手续，并采取必要的保密措施。3.档案管理人员应及时跟踪档案查阅利用情况，对归还的档案进行认真核对，确保档案无缺失、损坏等情况。七、档案信息化管理（一）系统建设1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理的效率和水平。2.档案信息化管理系统应具备完善的安全防护机制，确保档案数据的安全。（二）数据录入1.按照档案整理规范，将纸质档案的相关信息准确录入档案信息化管理系统，建立电子档案数据库。2.在数据录入过程中，应进行严格的质量审核，确保数据的准确性和完整性。（三）系统维护1.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行和功能的不断完善。2.做好系统数据的备份和恢复工作，防止数据丢失或损坏。八、档案安全管理（一）安全制度1.建立健全档案安全管理制度体系，明确档案安全管理的责任和措施。2.定期对档案安全管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和整改存在的问题。（二）安全检查1.档案库房工作人员应每天对库房进行安全巡查，重点检查消防设施、防盗设备、温湿度控制设备等的运行情况，以及档案的存放状态。2.定期组织全面的档案安全检查，包括库房环境、设施设备、档案实体等方面的检查，对发现的安全隐患及时进行整改。（三）应急处置1.制定档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程等内容。2.定期组织档案安全应急演练，提高工作人员的应急处置能力，确保在突发情况下能够迅速、有效地保护档案安