档案工作奖惩制度

档案工作奖惩制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本奖惩制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工在档案管理工作中的行为规范及奖惩管理。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：对员工在档案管理工作中的表现进行客观评价，奖惩分明，确保制度执行的公正性。3.激励与约束并重原则：通过奖励激发员工积极参与档案管理工作的热情，通过惩罚约束员工的不当行为，共同推动档案管理工作水平的提升。二、档案管理职责与要求（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、财务档案、人事档案、业务档案等，确保档案的完整性和系统性。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、利用和销毁等工作，严格执行档案管理的各项操作规程。4.定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，组织档案管理业务培训，提高员工档案管理意识和技能。（二）各部门档案管理职责1.负责本部门各类文件材料的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求定期向档案管理部门移交归档。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。3.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点、查阅、利用等工作，提供必要的支持和协助。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得违规提供档案查阅和利用服务。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备良好的职业道德和专业素养，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等，确保档案整理规范、有序。3.做好档案的保管工作，维护档案库房的安全和卫生，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案的损坏、霉变、虫蛀等。4.按照规定的程序和要求，为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅和利用服务，做好查阅登记和利用效果反馈工作。5.负责档案信息化系统的操作和维护，及时录入、更新档案信息，确保档案数据的准确和完整。6.参与档案的鉴定和销毁工作，按照规定程序对已到保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，提出销毁意见，并做好销毁记录。（四）档案管理工作要求1.档案形成部门应在文件材料形成后及时进行整理，确保文件材料齐全、完整、准确，符合档案归档要求。2.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3.档案应按照分类方案进行分类、编号，编号应科学合理、便于查找。4.档案装订应牢固、整齐，采用符合档案保护要求的装订材料，确保档案的耐久性。5.档案保管应配备专门的库房，保持库房清洁、通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等，确保档案安全。6.档案查阅应严格履行审批手续，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案，不得在档案上圈划、批注等。7.档案利用应注重实效，及时反馈利用效果，对档案利用过程中发现的问题及时进行整改。三、奖励制度（一）奖励种类1.通报表扬：对在档案管理工作中表现突出的个人或部门，以公司内部通报的形式进行表扬。2.奖金奖励：根据员工在档案管理工作中的贡献大小，给予一定数额的奖金奖励。3.晋升奖励：在同等条件下，对档案管理工作成绩显著的员工，优先考虑晋升职位。（二）奖励条件1.在档案收集工作中，积极主动，成绩突出，收集到具有重要价值的档案资料，为公司历史研究、业务发展等提供了有力支持的。2.在档案整理工作中，认真负责，严格按照档案整理规范操作，整理的档案质量高，为档案管理工作树立了榜样的。3.在档案保管工作中，采取有效措施确保档案安全，多年未发生档案损坏、丢失等事故的。4.在档案信息化建设方面，积极探索创新，提出并实施了有效的信息化解决方案，显著提高档案管理效率和服务水平的。5.在档案查阅利用服务中，热情周到，及时准确地为公司内部各部门及外部单位提供档案查阅和利用服务，得到广泛好评的。6.对档案管理工作提出合理化建议，被公司采纳后取得显著成效，为公司节约成本、提高效益的。7.在档案管理工作中，积极参与档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平，在公司内部档案管理业务竞赛中取得优异成绩的。8.积极配合公司档案管理部门完成重大档案管理项目或任务，表现出色的。（三）奖励程序1.由档案管理部门或其他相关部门发现员工符合奖励条件后，填写《档案工作奖励申请表》，详细说明奖励事由、奖励建议等。2.将《档案工作奖励申请表》提交至档案管理部门负责人审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批同意后，由档案管理部门负责实施奖励。通报表扬在公司内部进行发布；奖金奖励按照公司财务规定发放；晋升奖励按照公司人事任免程序办理。4.对获得奖励的员工或部门，档案管理部门应进行记录，并在公司内部进行宣传，激励更多员工积极参与档案管理工作。四、惩罚制度（一）惩罚种类1.警告：对违反档案管理制度情节较轻的员工，给予警告处分，并责令其改正错误行为。2.罚款：根据员工违反档案管理制度的程度，处以一定数额的罚款。3.降职或降薪：对违反档案管理制度情节严重，给公司造成较大损失的员工，给予降职或降薪处分。4.解除劳动合同：对违反档案管理制度情节恶劣，给公司造成重大损失或严重影响公司声誉的员工，依法解除劳动合同。（二）惩罚条件1.未按照规定及时收集、整理本部门文件材料，导致档案资料缺失或延误归档的。2.擅自销毁、涂改、伪造档案，或者违规提供档案查阅和利用服务，造成档案信息泄露或其他不良后果的。3.因保管不善，导致档案损坏、丢失，给公司造成经济损失或工作被动的。4.拒绝配合档案管理部门的监督检查，或者在档案管理工作中弄虚作假的。5.违反档案信息化管理规定，导致档案数据丢失、损坏或系统故障，影响档案管理工作正常开展的。6.对档案管理工作中发现的问题不及时整改，造成不良影响或损失扩大的。7.在档案管理工作中，故意刁难查阅利用人员，影响公司形象的。（三）惩罚程序1.档案管理部门在日常检查或工作中发现员工存在违反档案管理制度的行为后，应及时进行调查核实，收集相关证据。2.档案管理部门根据调查结果，填写《档案工作惩罚申请表》，详细说明违规事实、惩罚依据和惩罚建议等。3.将《档案工作惩罚申请表》提交至档案管理部门负责人审核后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导审批同意后，由档案管理部门负责实施惩罚。警告处分以书面形式通知员工本人；罚款按照公司财务规定执行；降职或降薪以及解除劳动合同按照公司人事管理规定办理。5.对受到惩罚的员工，档案管理部门