编制改档案制度

编制改档案制度一、总则（一）目的为了加强公司编制及档案管理，确保编制信息的准确性、完整性和保密性，规范档案的收集、整理、保管、利用等工作流程，提高公司管理效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在编制及档案管理方面的相关活动。（三）编制及档案管理原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保编制及档案管理工作合法合规。2.真实性原则：编制信息和档案内容必须真实可靠，如实反映公司实际情况和业务活动。3.完整性原则：涵盖公司编制及档案管理的各个环节和方面，保证资料的全面性和系统性。4.保密性原则：对涉及公司机密的编制及档案信息进行严格保密，防止信息泄露。5.规范性原则：明确各项工作流程和标准，实现编制及档案管理工作的规范化、标准化。二、编制管理（一）编制定义及分类1.编制定义：公司编制是指根据公司发展战略、业务需求等因素确定的人员数量、岗位设置及职责分工等方面的规定。2.编制分类部门编制：明确各部门的人员编制总数、岗位结构等。岗位编制：具体到每个岗位的人员配备要求。（二）编制制定程序1.需求调研人力资源部门定期会同各部门进行公司业务发展需求调研，分析各业务板块的工作量、工作难度、工作重点等因素。收集各部门对人员数量和岗位设置的意见和建议，形成需求调研报告。2.方案拟定根据需求调研报告，人力资源部门结合公司战略规划和预算情况，拟定编制方案初稿。编制方案应包括各部门编制总数、岗位设置明细、人员资质要求等内容。3.审核审批编制方案初稿提交公司管理层审核，管理层根据公司整体运营情况、财务状况等对方案进行评估和调整。经管理层审核通过后的编制方案报董事会审批，最终确定公司正式编制。（三）编制调整1.调整情形公司业务发展战略发生重大变化，导致现有编制不能满足业务需求。公司组织结构调整，部门职能发生变化。因技术革新、业务流程优化等原因，部分岗位工作内容和工作量大幅变动。其他经公司管理层认定需要调整编制的情形。2.调整程序相关部门提出编制调整申请，详细说明调整原因、调整内容及预计影响。人力资源部门对申请进行初步审核，并会同相关部门进行调研论证，形成调整方案草案。调整方案草案经公司管理层审核后报董事会审批，审批通过后按照新的编制执行。（四）编制监督与执行1.监督机制人力资源部门定期对各部门编制执行情况进行检查，核实人员数量、岗位设置是否符合编制规定。建立编制执行情况反馈渠道，鼓励员工对超编、缺编等情况进行举报和反馈。2.违规处理对于违反编制规定的部门，责令其限期整改，超编部门应及时清退多余人员，缺编部门应尽快补充人员。对违规情节严重的部门负责人及相关责任人，给予相应的纪律处分，并纳入绩效考核。三、档案管理（一）档案分类1.人事档案：包括员工个人基本信息、学历学位证书、工作经历、劳动合同、绩效考核记录、培训记录、奖惩情况等。2.业务档案：涵盖公司各类业务活动产生的文件、合同、协议、报告、报表等资料。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务相关资料。4.行政档案：如公司规章制度、会议纪要、行政公文、办公用品采购记录等。（二）档案收集1.收集范围各部门按照档案分类标准，负责收集本部门产生的各类档案资料，并定期移交至档案管理部门。涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集整理后移交。2.收集要求档案资料应保持原始性和完整性，不得随意涂改、伪造。收集的档案资料应齐全，包括文件的正本、副本、附件等。明确档案收集的时间节点，确保档案资料及时归档。（三）档案整理1.分类整理档案管理部门按照档案分类标准对收集到的档案进行分类，确保同一类档案集中存放。对每一类档案进行编号，建立档案目录索引，方便查找和管理。2.装订编目对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。编制档案页码，填写档案目录，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。（四）档案保管1.保管场所设立专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。2.保管方式按照档案保管期限进行分类存放，定期对档案进行检查和盘点，确保档案安全无损。对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，并定期进行数据维护和更新。（五）档案利用1.利用权限公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。涉及公司机密的档案，查阅人员需经公司保密管理部门批准，并严格遵守保密规定。外部单位或个人查阅公司档案的，需持有正式介绍信，经公司管理层批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。2.利用登记建立档案利用登记制度，详细记录查阅时间、查阅人员、查阅内容、归还时间等信息。查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁档案资料，如需复制，应按照规定办理审批手续。（六）档案销毁1.销毁条件档案保管期限已满且无继续保存价值的。因公司业务调整、机构撤销等原因，相关档案不再需要的。经鉴定确属重复、无效或已失去利用价值的档案。2.销毁程序档案管理部门定期对拟销毁的档案进行鉴定，编制档案销毁清单，注明档案名称、编号、日期。档案销毁清单经公司管理层审核批准后，由档案管理部门会同相关部门指定专人进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。四、信息化管理（一）编制及档案信息化系统建设1.系统规划根据公司编制及档案管理需求，制定信息化系统建设规划，明确系统功能模块、技术架构、数据标准等。确保信息化系统能够满足编制管理、档案收集整理、保管利用、统计分析等工作流程的信息化需求。2.系统实施按照系统建设规划，选择合适的软件开发商进行系统开发和部署。在系统实施过程中，做好数据迁移、系统测试、用户培训等工作，确保系统顺利上线运行。（二）数据维护与安全1.数据录入明确数据录入人员的职责和权限，确保编制及档案数据录入的准确性和及时性。对录入的数据进行严格审核，发现错误及时更正。2.数据更新随着公司业务发展和人员变动，及时更新编制及档案数据，保证数据的动态性和有效性。定期对数据进行备份，防止数据丢失。3.数据安全建立健全信息化系统安全防护机制，设置用户权限管理，防止数据泄露和非法访问。采用加密技术对重要数据进行加密存储，确保数据传输和存储过程中的安全性。