学生档案登记制度

学生档案登记制度一、总则（一）目的为了加强学生档案管理，确保学生档案的真实性、完整性和安全性，为学校教育教学、学生管理、升学就业等提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校全体学生档案的登记、整理、保管、查阅、转递等管理活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映学生的实际情况。2.完整性原则：全面收集学生各方面的信息，保证档案资料的齐全。3.保密性原则：严格保护学生档案信息，防止泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和流程进行档案管理。二、档案内容（一）学生基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、身份证号码等。（二）学籍信息1.入学登记表：记录学生入学时的基本情况。2.学籍卡片：反映学生在校期间的学籍变动情况。3.成绩单：记载学生各学期的学习成绩。4.奖惩记录：包括学校、教育行政部门及其他机构授予的奖励和处分。（三）综合素质评价材料1.品德表现记录：如品德评语、社会实践活动记录等。2.学业水平评价：包括学科竞赛成绩、研究性学习成果等。3.身心健康评价：如体育达标成绩、心理健康测评结果等。4.艺术素养评价：艺术课程学习成绩、艺术活动参与情况等。5.社会实践与志愿服务记录：参与社会实践、志愿服务的项目、时间、表现等。（四）体质健康测试及体育竞赛成绩1.每年的体质健康测试数据。2.参加体育竞赛获得的名次、成绩等。（五）毕业生登记表毕业生毕业时填写的综合情况登记表。（六）其他材料1.学生个人申请、总结、汇报等。2.学校认为有必要归入学生档案的其他材料。三、档案登记（一）登记要求1.各部门、各班级应指定专人负责学生档案材料的收集和初步整理，并及时送交档案管理部门登记。2.档案管理人员应认真核对所接收的档案材料，确保信息准确、完整，对不符合要求的材料及时退回补充或更正。3.按照档案内容分类，依次进行编号登记，建立档案目录索引，便于查询。（二）登记流程1.材料接收：档案管理人员接收各部门、各班级送交的学生档案材料。2.审核材料：对接收的材料进行审核，检查材料的完整性、真实性和规范性。3.编号登记：为每份档案材料赋予唯一编号，并在档案管理系统中进行登记，录入相关信息。4.建立目录：根据登记情况，建立档案目录，注明档案编号、名称、日期、来源等信息。5.装订归档：将审核合格的档案材料按照一定顺序装订成册，放入档案盒，并在档案盒上标注相关信息。四、档案整理（一）整理原则1.遵循档案形成规律，保持文件之间的历史联系。2.便于档案的保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照档案内容的性质和类别，分为学生基本信息类、学籍信息类、综合素质评价类、体质健康测试及体育竞赛成绩类、毕业生登记表类、其他材料类等。2.排序：在每一类档案中，按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等。4.装订：对零散的档案材料进行装订，保持整齐、牢固。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管期限1.学生档案长期保管。2.对于已毕业学生的档案，在学生毕业后[X]年内，按照学校规定的程序进行定期检查和整理；[X]年后，根据实际情况确定是否继续保管或进行销毁处理。（三）档案保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、查阅、借阅等情况。2.定期对档案进行清点和检查，发现问题及时处理。3.对电子档案要进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行维护和更新。六、档案查阅（一）查阅权限1.本校教师因教学、管理等工作需要查阅学生档案的，须经所在部门负责人批准，并在档案管理人员的陪同下查阅。2.外单位因工作需要查阅本校学生档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，由档案管理人员提供查阅服务。3.学生本人一般不得查阅自己的档案，但在特殊情况下，如升学、就业等需要，可经学校批准后查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写《学生档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等。2.申请表经批准后，档案管理人员按照规定提供档案查阅服务。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅人不得在档案上涂改、圈划或抽取、撤换档案材料。5.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。七、档案借阅（一）借阅权限1.本校教师因工作需要借阅学生档案的，须经所在部门负责人批准，并办理借阅手续。2.外单位借阅本校学生档案的，除按查阅程序办理批准手续外，还应签订保密协议，明确借阅期限和归还要求。3.学生本人一般不得借阅自己的档案。（二）借阅程序1.借阅人填写《学生档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、期限等。2.申请表经批准后，档案管理人员与借阅人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。3.借阅人按照协议规定的期限归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。八、档案转递（一）转递范围1.学生升学时，档案转至录取学校。2.学生就业时，档案转至就业单位或就业地人才交流服务机构。3.学生因其他原因需要转递档案的，按照相关规定办理。（二）转递程序1.档案管理人员收到转递档案的通知后，核对转递信息，确保准确无误。2.对档案进行密封，并在封口处加盖学校档案管理部门印章。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并办理交接手续，双方在《档案转递登记表》上签字确认。4.及时将档案转递情况告知学生本人。九、档案信息化管理（一）建立电子档案系统1.利用信息技术建立学生电子档案系统，实现档案信息的电子化存储、管理和查询。2.电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行分类存储和编目。（二）数据安全与维护1.采取安全防护措施，确保电子档案数据的安全，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对电子档案系统进行维护和更新，保证系统的正常运行。3.做好电子档案数据的备份工作，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。十、监督与检查（一）监督机制1.学校成立档案管理监督小组，定期对学生档案管理工作进行检查和监督。2.接受师生和社会的监督，对违反档案管理规定的行为及时进行纠正和处理。（二）检查内容1.档案登记、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节的工作是否符合规定。2.档案材料的完整性、真实性、规范性。3.档案信息化管理系统的运行情况。（三）问题处理