乡镇办档案员制度

乡镇办档案员制度一、总则（一）目的为加强乡镇办档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在乡镇各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇办各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。乡镇办设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实准确原则。档案内容应真实反映乡镇各项工作的实际情况，数据准确无误。3.完整系统原则。全面收集、整理和保存乡镇工作中形成的各类档案，保持档案的系统性和连贯性。4.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置乡镇办设立档案管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，配备专职档案员[X]名，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理办公室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本乡镇办档案管理的规章制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管和统计本乡镇办的各类档案，确保档案的完整和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定和销毁，定期对档案进行清查和盘点。4.开展档案的利用工作，为乡镇各项工作提供档案信息服务。5.指导和监督本乡镇办各部门及所属单位的档案管理工作，组织档案业务培训。6.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化。（三）档案员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等具体工作。2.严格遵守档案管理的各项规章制度，确保档案的安全和保密。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极开展档案的编研工作，编写档案参考资料，为乡镇工作提供决策依据。6.协助做好档案信息化建设工作，录入和维护档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.乡镇办党委、政府的各类文件、会议记录、决议、决定等。2.乡镇办各部门在履行职能过程中形成的文件、报告、报表、合同、协议等。3.乡镇办所属单位上报的各类文件、资料、统计报表等。4.涉及乡镇重大活动、重要事件的文件、照片、录像等资料。5.乡镇办领导及工作人员在工作中形成的个人重要文件、手稿等。6.其他具有保存价值的文件资料。（二）收集要求1.各部门及所属单位应及时将本部门形成的文件资料收集齐全，定期移交档案管理办公室。2.收集的文件资料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损毁。3.对于重要文件资料，应同时收集电子文档，确保电子文档与纸质文档内容一致。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。按照文件的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理。2.区分不同价值，便于保管和利用。将文件分为永久、长期和短期三类，分别进行整理和保管。（四）整理方法1.分类将收集到的文件资料按照党群工作、行政管理、业务工作等类别进行一级分类。在一级分类的基础上，再根据文件的具体内容进行二级分类，如行政管理类可分为综合、人事、财务等。2.编号对每一份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。编号可采用年度流水号的方式，如“20XXXXXXX”，其中“20XX”表示年份，“XX”表示月份，“XXX”表示文件顺序号。3.编目编制档案目录，目录应包括文件编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。档案目录应一式两份，一份装订在档案盒内，一份单独成册，便于查阅。4.装订将每份文件按照一定顺序排列整齐，左侧装订，装订应牢固、整齐，不影响文件的阅读和利用。对于纸张较大的文件，可采用折叠的方式进行整理，使其大小与档案盒一致。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理办公室应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具存放档案。2.档案柜应排列整齐，便于通风和查找。3.档案盒应标明档案类别、年度、保管期限等信息。（三）保管要求1.按照档案的分类和编号顺序，将档案装入档案盒，存放在档案柜中。2.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。3.做好档案库房的温湿度记录，根据温湿度情况及时进行调节，确保档案保管环境适宜。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失和泄密。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合乡镇办的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面审查、历史地分析档案内容的原则，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务部门人员和档案员组成。（三）鉴定方法1.逐卷审查档案内容，分析档案的形成背景、作用和保存价值。2.根据档案的保管期限表，确定档案的保管期限。3.对保管期满且无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，形成销毁清册。2.销毁清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.报乡镇办领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。5.销毁完毕后，监销人应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告乡镇办领导。六、档案的利用（一）利用范围1.为乡镇办领导决策提供档案信息服务。2.为各部门开展工作提供档案资料支持。3.为社会各界查阅档案提供便利。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理办公室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。档案员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理办公室负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损毁档案，按时归还档案。3.复制利用者如需复制档案资料，应填写复制申请表，经档案管理办公室负责人审批后，由档案员进行复制。复制档案应注明复制日期、复制人等信息，并加盖档案管理办公室印章。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息安全。2.档案管理办公室应建立健全档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。3.定期对档案利用效果进行跟踪和反馈，不断改进档案利用工作。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和网络化管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为乡镇各项工作提供更加便捷的档案信息服务。（二）建设内容1.档案数字化对现有档案进行全面数字化扫描，建立电子档案数据库。扫描分辨率应符合国家有关标准，确保电子档案的清晰度和可读性。2.档案信息管理系统建设选用适合乡镇办档案管理工作的信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。系统应具备档案分类、编目、检索、借阅、统计等功能，方便档案管理和利用。3.网络安全建设建立档案信息网络安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、数据加密等技术手段，保障档案信息的安全。制定网络安全管理制度，规范用户操作行为，防止网络安全事故的发生。（三）实施步骤1.规划阶段制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。进行项目可行性研究，编制项目预算。2.实施阶段按照规划要求，组织开展档案数字化扫描工作。进行档案信息管理系统的选型和建设，完成系统的安装调试和数据录入。建立网络安全防护体系，确保档案信息网络安全。3.验收阶段对档案信息化建设项目进行验收，检查项目建设是否达到预期目标。验收合格后，正式投入使用，并做好系统的维护和升级工作。八、监督与检查（一）监督检查机构乡镇办成立档案管理监督检查小组，由乡镇办领导、档案管理办公室负责人和相关部门人员组成，负责对本乡镇办档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作的开展情况。3.档案信息化建设的进展情况。4.档案利用工作的服务质量。（三）监督检查方式1.定期检查每年至少组织一次全面的档案管理工作检查，对档案管理工作进行全面评估。2.不定期抽查根据工作需要，随时对档案管理工作的某个环节或某个部门进行抽查，及时发现问题并督促整改。3.专项检查针对档案管理工作中的重点、难点问题，开