档案规范制度

档案规范制度一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的统筹、协调和监督工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集和整理公司/组织在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案进行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案整理质量，建立科学合理的检索体系，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案的作用。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立独立的档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理相关制度、流程和标准，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织、指导各部门对档案进行收集、整理和归档工作，对收集到的档案进行分类、编号、编目等处理，保证档案的系统性和规范性。3.档案保管建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全存储。定期对档案进行检查、清点和维护，对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。4.档案鉴定与销毁按照规定的鉴定标准和程序，定期对档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。对已失去保存价值的档案，按照规定的审批程序进行销毁处理，并做好销毁记录。5.档案利用服务建立档案查阅利用制度，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。根据工作需要，积极开展档案编研工作，为公司/组织的决策、管理和业务活动提供支持。6.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。加强对档案管理人员的信息化技能培训，提高档案管理工作的效率和水平。7.监督与检查对各部门档案管理工作进行定期监督和检查，及时发现和纠正存在的问题，确保档案管理工作符合规定要求。对违反档案管理制度的行为进行督促整改，并提出处理意见。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.行政管理类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结报告等；人事任免、劳动合同、薪酬福利、培训教育等文件；行政事务处理文件，如公文、函件、通知等。2.业务经营类涵盖市场调研、营销策划、客户资料、合同协议、订单处理、生产计划、质量控制、技术研发、项目管理等文件。3.财务审计类包含财务预算、决算、报表、凭证、审计报告、税务资料等文件。4.党群工作类涉及党组织建设、党员管理、思想政治工作、工会活动、共青团工作等文件。5.其他类凡与公司/组织经营管理活动相关的具有保存价值的文件材料，均属于档案收集范围。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档要求，及时将本部门在工作中形成的各类文件材料收集齐全，不得积压或遗漏。2.完整准确收集的档案应内容完整、字迹清晰、签署齐全，确保档案材料的真实性和准确性。对于重要文件的定稿、修改稿、附件等应一并收集。3.规范整理：收集的档案应按照规定的分类标准和整理方法进行初步整理，确保档案的系统性和规范性，便于后续的集中整理和归档。（三）档案整理1.分类标准档案按照行政管理、业务经营、财务审计、党群工作等类别进行一级分类，在一级分类基础上，再根据档案内容的具体性质和特点进行二级及以下分类。例如，行政管理类可细分为综合管理、人力资源管理、行政管理等二级类目；业务经营类可进一步细分为市场营销、生产管理、技术研发等二级类目。2.编号规则档案编号采用“全宗号年度保管期限类别顺序号”的结构。全宗号为公司/组织档案管理部门统一编制的代码；年度为档案形成的公元纪年；保管期限分为永久、长期、短期；类别按照上述分类标准确定；顺序号为每类档案内的流水号。例如，“0012023永久行政管理001”表示公司/组织2023年度形成的永久保管的行政管理类第1份档案。3.编目要求编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应注明案卷编号、题名、年度、保管期限、起止日期、件数、页数等信息；卷内文件目录应注明文件编号、责任者、题名、日期、页号等信息。编目应准确、清晰，便于档案查询和利用。四、档案的保管（一）保管场所与设施1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全存储。库房应远离易燃、易爆物品仓库，避免阳光直射和潮湿环境。2.保管设施配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜（箱）、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。档案架（柜）应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（二）档案存储方式1.纸质档案存储纸质档案应按照分类编号顺序排列上架存放，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。对于重要档案或利用率较高的档案，可采取专柜存放或备份存储的方式。2.电子档案存储电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照与纸质档案相对应的分类编号进行存储，建立清晰的目录结构，便于检索和利用。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织发展有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、重大决策文件及记录、重要合同协议、财务审计报告等。2.长期保管对公司/组织在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为15年至50年。如一般性业务文件、人事档案、项目档案等。3.短期保管对公司/组织在较短时间内需要查考利用的档案，保管期限为5年以下。如临时性通知、一般性报表等。（四）档案保管要求1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、存储状况、保管环境等。发现问题应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。2.入出库登记建立档案入出库登记制度，对档案的接收、移交、借阅、归还等情况进行详细记录，确保档案的流向清晰可查。3.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制非档案管理人员进入库房。安装必要的安全监控设备，确保库房安全。定期对消防器材等安全设施进行检查和维护，确保其性能良好。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与标准1.鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，确定档案的存毁价值。2.鉴定标准根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，按照国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应明确各类档案的保管期限划分原则和存毁界限。（二）鉴定程序1.初步筛选档案管理人员按照鉴定标准，对保管期满的档案进行初步筛选，提出拟销毁档案清单。2.小组审核档案鉴定工作小组对拟销毁档案清单进行审核，逐份审查档案的内容和价值，对存疑档案进行重点讨论和研究。3.审批确定经档案鉴定工作小组审核通过的拟销毁档案清单，报公司/组织主管领导审批。主管领导根据档案鉴定情况，做出最终的销毁决定。（三）销毁实施1.销毁方式对批准销毁的档案，应采用安全可靠的销毁方式，确保档案信息无法恢复。纸质档案可采用焚烧、粉碎等方式销毁；电子档案应进行彻底删除或格式化处理，并对存储介质进行物理销毁。2.销毁记录销毁档案时，应指定专人负责监销，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁日期、档案名称、数量、销毁方式、监销人等信息。销毁记录应妥善保存，以备查考。六、档案的利用（一）利用范围与方式1.利用范围公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅档案。涉及公司/组织机密、商业秘密等敏感信息的档案，应严格按照保密规定进行利用。外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，须经公司/组织主管领导批准，并办理相关手续。2.利用方式档案利用方式包括查阅、借阅、复制等。查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出；借阅档案应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经批准后办理借阅手续；复制档案应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作，确保复制件与原件内容一致。（二）利用审批与登记1.利用审批公司/组织内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批；涉及重要档案或敏感信息的，须经公司/组织主管领导审批。外部单位或个人查阅、借阅档案，应提交查阅申请函，注明查阅目的、查阅内容等，经公司/组织主管领导批准后，方可办理查阅手续。2.利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。登记内容包括利用人姓名、单位、利用日期、利用目的、档案名称及编号、查阅期限、归还日期等信息。利用登记应及时、准确，便于对档案利用情况进行跟踪和管理。（三）利用要求与监督1.利用要求利用档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意，并注明出处。查阅、借阅档案后，应按时归还，如遇特殊情况需要延期归还的，应办理续借手续。2.监督检查档案管理部门应加强对档案利用情况的监督检查，定期对利用登记记录进行核对，检查档案的归还情况和完整性。发现问题应及时与利用人沟通，并采取相应措施进行处理。对违反档案利用规定的行为，应按照公司/组织相关规定进行处理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的信息化建设提供有力支持。（二）数字化处理1.扫描录入对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用要求，一般不低于300dpi。扫描后的图像应进行去污、纠偏、裁剪等处理，确保图像清晰、完整。扫描后的电子文件应按照档案分类编号进行命名和存储，建立与纸质档案一一对应的关系。2.数据录入对档案目录等信息进行数据录入，确保录入数据的准确性和完整性。数据录入应采用双人录入或多次核对的方式，减少录入错误。（三）系统功能与应用1.系统功能档案信息管理系统应具备档案录入、存储、检索、借阅、统计分析、权限管理等功能。系统应支持多条件检索，能够快速准确地定位所需档案信息；应具备借阅流程管理功能，实现借阅申请、审批、登记、归还等环节的信息化操作；应能够对档案利用情况进行统计