行贿档案制度

行贿档案制度一、总则（一）目的为加强公司/组织廉政建设，规范市场交易行为，防范商业贿赂风险，维护公平竞争的市场环境，特制定本行贿档案制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织及其下属各部门、分支机构，以及与公司/组织有业务往来的供应商、承包商、代理商等相关合作单位。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保制度的合法性和合规性。2.客观公正原则：行贿档案的记录和管理应基于客观事实，公正对待每一个相关主体。3.全面覆盖原则：涵盖与公司/组织业务相关的各类行贿信息，确保无遗漏。4.动态管理原则：根据实际情况对行贿档案进行及时更新和调整，保证信息的时效性。二、行贿档案的定义与内容（一）定义行贿档案是指公司/组织对涉及行贿行为的单位和个人相关信息进行记录、整理和保存的档案资料。（二）内容1.行贿主体信息包括行贿单位的名称、法定代表人、地址、联系方式等，以及行贿个人的姓名、身份证号码、所在单位、职务等。2.行贿行为信息详细记录行贿事件发生的时间、地点、行贿事由、行贿金额、方式等具体情况。3.处罚信息记载因行贿行为所受到的刑事处罚、行政处罚等相关处罚决定及执行情况。4.其他相关信息如行贿行为对公司/组织业务造成的影响、后续处理措施等。三、行贿档案信息的收集与来源（一）内部收集1.公司/组织内部审计、监察等部门在日常监督检查过程中发现的行贿线索，经核实后纳入行贿档案。2.各业务部门在业务开展过程中，如发现合作单位或个人存在行贿行为迹象，应及时向相关管理部门报告，经调查确认后录入行贿档案。（二）外部获取1.司法机关、行政执法部门发布的涉及行贿行为的刑事判决书、行政处罚决定书等法律文书，公司/组织应及时收集并整理相关信息纳入行贿档案。2.行业协会、媒体报道等渠道披露的行贿信息，经核实后作为行贿档案信息的补充来源。四、行贿档案的建立与管理（一）建立流程1.信息收集部门对收集到的行贿信息进行初步整理，确保信息的真实性和完整性。2.将整理后的行贿信息提交至专门的档案管理部门，由档案管理部门进行编号、分类，并录入行贿档案管理系统。3.档案管理部门对录入的行贿档案信息进行审核，确保信息准确无误后正式建立行贿档案。（二）管理职责1.档案管理部门负责行贿档案的日常维护、存储、查阅等管理工作，确保档案的安全和保密。定期对行贿档案进行检查和清理，保证档案信息的准确性和时效性。2.信息收集部门负责行贿信息的收集、核实和初步整理工作，及时向档案管理部门提供准确的行贿信息。配合档案管理部门做好行贿档案的相关管理工作，对涉及本部门的行贿档案信息进行跟踪和反馈。3.其他相关部门在各自职责范围内，协助做好行贿档案信息的收集、管理工作。如在业务合作过程中，发现可能存在行贿行为的情况，应及时向信息收集部门报告，并提供相关线索和证据。（三）存储与保密1.行贿档案应采用电子和纸质两种方式进行存储。电子档案应存储在安全可靠的服务器上，并进行定期备份。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案管理的相关规定进行分类存放。2.严格限制行贿档案信息的查阅权限，未经授权的人员不得查阅、复制行贿档案信息。查阅行贿档案应履行严格的审批手续，查阅人员需填写查阅申请表，注明查阅目的、内容等，经相关负责人批准后方可查阅。查阅过程中应做好记录，查阅完毕后及时归还档案。3.加强对行贿档案信息的保密管理，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的信息，应严格按照保密法律法规进行处理，防止信息泄露。五、行贿档案的查询与使用（一）查询主体1.公司/组织内部各部门在开展业务合作、项目招标、供应商评估等工作时，如需查询行贿档案信息，应向档案管理部门提出申请，经批准后进行查询。2.外部机构司法机关、行政执法部门等因工作需要依法查询公司/组织行贿档案信息的，应按照法定程序办理查询手续。其他外部机构如因特殊情况需要查询行贿档案信息的，需经公司/组织相关负责人批准，并签订保密协议后，方可进行查询。（二）查询内容与方式1.查询内容根据查询主体的需求，提供相应的行贿档案信息，包括行贿主体基本信息、行贿行为详情、处罚信息等。2.查询方式档案管理部门应通过行贿档案管理系统或纸质档案为查询主体提供查询服务。对于电子档案查询，应确保查询系统的安全性和稳定性，防止信息被非法获取或篡改。对于纸质档案查询，应安排专人协助查询人员进行查阅，并做好相关记录。（三）使用规定1.公司/组织内部使用各部门在业务活动中，应依据查询到的行贿档案信息，对合作单位或个人进行综合评估，将行贿记录作为重要参考因素，决定是否与其开展业务合作、授予项目、给予优惠政策等。对于存在行贿记录的单位或个人，应谨慎对待，采取相应的风险防控措施。2.外部机构使用司法机关、行政执法部门等依法查询到的行贿档案信息，应严格按照法律法规的规定使用，不得泄露给无关第三方。其他外部机构经批准查询到的行贿档案信息，只能用于其申请的特定用途，并应在使用完毕后及时归还公司/组织，不得擅自留存或传播。六、行贿档案的更新与撤销（一）更新1.定期更新档案管理部门应定期对行贿档案进行全面梳理，根据最新收集到的信息，对行贿档案中的相关内容进行更新。一般每年进行一次集中更新，确保档案信息的准确性和完整性。2.动态更新在日常管理过程中，如发现行贿档案中的信息存在变更或补充情况，应及时进行动态更新。例如，行贿主体的基本信息发生变化、行贿行为有新的进展或处罚信息有调整等，信息收集部门应及时通知档案管理部门进行更新。（二）撤销1.撤销情形行贿行为的处罚期限届满且行贿主体已履行相关法律责任和义务，经公司/组织评估认为其行贿风险已消除的，可以申请撤销行贿档案记录。或者行贿行为经司法机关或相关部门重新审查认定不构成行贿的，应及时撤销行贿档案记录。2.撤销程序行贿主体或相关部门向档案管理部门提出撤销行贿档案记录的申请，并提交相关证明材料。档案管理部门对申请材料进行审核，经公司/组织相关负责人批准后，办理行贿档案记录的撤销手续，并在行贿档案管理系统和纸质档案中注明撤销原因和日期。七、违规处理（一）对内部人员违规处理1.公司/组织内部人员违反本制度规定，擅自查阅、复制、传播行贿档案信息，或利用行贿档案信息谋取私利的，视情节轻重给予警告、记过、降职、撤职等处分；给公司/组织造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，移交司法机关依法追究刑事责任。2.信息收集部门未按照规定及时、准确收集行贿信息，或对行贿线索隐瞒不报、延误处理的，对部门负责人和直接责任人给予批评教育、责令改正；情节严重的，给予相应的纪律处分。（二）对外部合作单位违规处理1.与公司/组织有业务往来的供应商、承包商、代理商等合作单位，如发现其存在行贿行为并被纳入行贿档案的，公司/组织将视情节轻重采取暂停合作、终止合作合同、扣除履约保证金、降低信用等级等措施；给公司/组织造成损失的，依法要求其承担赔偿责任。2.合作单位对公司/组织行贿档案制度有异议的，可以在规定期限内提出申诉。公司/组织将对申诉进行调查核实，如申诉成立，及时纠正错误记录；如申诉不成立，维持原行贿档案记录，并向合作单位说明理由。八、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。在执行过程中，如遇本制度未涵盖的情况或需要进一步明确的事项，由[具体部门]根据法律法规和公司/组织实际情况进行解释和处理。（二）修订与废止1.本制度将根据国家法律法规、行业政策以及公司/组织实际情况的变化适时进行修订。修订后的制度