县档案管理制度

县档案管理制度一、总则（一）目的为加强本县档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在本县各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本县各级党政机关、人民团体、企事业单位以及其他社会组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本县各类档案实行集中统一管理，由县档案行政管理部门统筹规划、组织协调和监督指导全县档案工作。2.真实性原则：档案应如实反映本县各项工作的历史过程和实际情况，确保档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理本县在各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不被泄露，维护国家和本县的安全与利益。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案利用者提供便捷、高效的服务。二、档案管理机构及职责（一）县档案行政管理部门1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本县档案工作的规章制度和业务标准。2.负责对本县各级各类档案管理机构的业务指导、监督和检查，组织开展档案工作培训和宣传教育活动。3.组织协调本县重大活动、重点项目档案的登记、验收和监督指导工作。4.负责本县档案资源的整合、开发和利用，推进档案信息化建设，建立全县档案信息共享平台。5.依法查处违反档案法律法规的行为，维护档案管理秩序。（二）各单位档案管理部门1.贯彻执行国家和本县有关档案工作的法律法规、规章制度和业务标准，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管本单位在各项工作中形成的各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对本单位各部门的档案工作进行指导和监督，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责本单位档案的鉴定、销毁工作，按照规定向县档案行政管理部门移交到期档案。5.积极开发利用本单位档案资源，为单位各项工作提供档案信息服务。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.反映本县政治、经济、文化、社会等方面活动的文件材料，包括上级机关下发的与本县工作相关的文件、本县制定的政策法规、工作计划、总结、统计报表等。2.本县各级党政机关形成的各类公文、会议记录、纪要、简报、领导讲话、调研报告等文件材料。3.本县重点项目建设、重大活动、突发事件处理过程中形成的文件材料，包括项目申报、审批、实施、验收等环节的文件，活动方案、组织安排、宣传报道等材料，突发事件的报告、处置措施、结果等记录。4.本县各企事业单位在生产经营、科研开发、财务管理、人事管理等方面形成的文件材料，如合同协议、产品样本、科研成果、财务报表、人事档案等。5.本县各类社会组织在开展业务活动、组织建设、会员管理等方面形成的文件材料。6.本县涉及民生领域的文件材料，如社会保障、医疗卫生、教育、住房等方面的政策文件、办理记录、统计数据等。7.本县历史沿革、行政区划调整、重大事件、重要人物等方面的文件材料和资料。（二）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任部门和责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案形成部门应在文件材料形成后及时整理归档，不得积压或拖延。对于重要文件和紧急事项，应随时收集归档。3.收集的档案应保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。4.对电子文件的收集，应确保其格式规范、内容完整、元数据齐全，并按照规定进行存储和备份。（三）整理方法1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类整理。年度分类以文件形成的自然年度为依据；机构（问题）分类根据文件内容所涉及的机构或问题进行划分；保管期限分类按照档案的保存价值确定为永久、长期、短期三种。3.对纸质档案进行装订、编页、编目等整理工作，确保档案的整齐、牢固和便于查阅。4.对电子档案进行分类存储，建立电子档案目录数据库，实现电子档案的快速检索和利用。四、档案的保管（一）保管场所1.县档案行政管理部门应设立专门的综合档案馆，配备符合档案保管要求的库房、阅览室、办公室等设施，确保档案保管环境安全可靠。2.各单位应根据实际情况设立档案库房或档案专柜，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、档案柜、温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备等，确保档案保管条件符合要求。2.对电子档案的保管，应配备服务器、存储设备、备份设备等，建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全存储和有效利用。（三）档案保管要求1.档案应按照分类方案进行存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好档案的防火、防盗、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全。档案库房应安装防火报警装置、防盗门窗、防虫防鼠药品等设施。5.对电子档案应定期进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和完整性。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的保存价值，确定档案的保管期限。（二）鉴定组织1.县档案行政管理部门应成立档案鉴定委员会，负责对全县范围内到期档案的鉴定工作进行指导和监督。2.各单位应成立档案鉴定小组，由单位分管领导、档案管理人员及相关业务部门人员组成，负责本单位档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应按照档案保管期限表，对本单位到期档案进行逐卷审查，分析档案的现实利用价值和历史研究价值。2.对于涉及重要事项、重大历史事件、重要人物等具有长远保存价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见。3.在鉴定过程中，应充分听取档案形成部门和相关业务部门的意见，确保鉴定结果的客观公正。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等信息。2.档案销毁清册应经单位分管领导审核批准，并报县档案行政管理部门备案。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案的利用与公布（一）利用原则1.档案利用应遵循合法、合理利用的原则，确保档案信息的安全和保密，维护国家和单位的利益。2.档案利用应方便利用者，提高档案利用效率，为单位各项工作和社会公众提供优质的档案信息服务。（二）利用方式1.档案查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经单位分管领导批准。2.档案借阅：外单位人员因工作需要借阅档案的，应持单位介绍信，经县档案行政管理部门或本单位分管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、损毁或丢失。3.档案复制：利用者因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案题名、档号、查阅或借阅期限、归还情况等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，便于查询和统计分析。（四）档案公布1.档案公布应遵循国家有关法律法规和保密规定，确保档案信息的安全和保密。2.县档案行政管理部门或各单位有权依法公布属于自己保管的档案，但涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，不得擅自公布。3.档案公布的形式包括通过网站、出版物、展览、媒体报道等方式向社会公开档案信息，也可根据利用者的需求提供档案复印件或电子文档等。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立全县统一的档案信息化管理平台，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、智能化检索和高效利用。2.推进档案资源的整合与共享，打破信息壁垒，提高档案信息的服务效能，为全县经济社会发展提供有力的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化：对本县各类档案进行全面数字化处理，包括纸质档案的扫描、图像处理、数据录入等工作，建立数字化档案数据库。2.档案管理系统建设：开发档案管理软件，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等业务流程的信息化管理，提高档案管理工作的效率和质量。3.档案信息资源整合：整合全县各级各类档案信息资源，建立档案信息共享平台，实现档案信息的互联互通和共享利用。4.档案安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，包括网络安全、数据安全、系统安全等方面的防护措施，确保档案信息的安全保密。（三）实施步骤1.规划阶段：制定本县档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，为档案信息化建设提供指导。2.试点阶段：选择部分单位进行档案信息化建设试点，探索经验，总结做法，为全面推进档案信息化建设奠定基础。3.全面推进阶段：在全县范围内全面推进档案信息化建设，按照建设内容和标准要求，逐步完成档案数字化、档案管理系统建设、档案信息资源整合等工作。4.完善提升阶段：对档案信息化建设进行总结评估，不断完善档案信息化管理平台和安全保障体系，提升档案信息化建设水平。（四）管理要求1.加强档案信息化人才队伍建设，培养一批既懂档案业务又懂信息技术的复合型人才，为档案信息化建设提供人才保障。2.建立健全档案信息化管理制度，规范档案数字化工作流程、档案管理系统操作规范、档案信息资源共享规则等，确保档案信息化建设工作的规范有序开展。3.定期对档案信息化设备和系统进行维护和更新，确保设备运行正常、系统安全稳定。加强对档案信息数据的备份和存储管理，防止数据丢失和损坏。八、监督与检查（一）监督检查主体1.县档案行政管理部门负责对本县各级各类档案管理机构的档案工作进行监督检查。2.各单位应加强对本单位档案管理工作的内部监督检查，确保档案管理制度的有效执行。（二）监督检查内容1.档案管理制度的建立和执行情况，包括档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等环节的工作流程和操作规范。2.档案管理机构的设置和人员配备情况，档案管理人员的业务素质和工作能力。3.档案库房的建设和保管条件，档案保管设备的配备和使用情况。4.档案信息化建设情况，包括档案数字化工作进展、档案管理系统应用、档案信息资源整合等方面。5.档案的完整、准确、系统和安全情况，档案利用服务质量和效果。（三）监督检查方式1.定期检查：县档案行政管理部门每年组织一次全县档案工作年度检查，对各单位档案工作进行全面检查评估。各单位应定期开展内部档案工作自查，及时发现和解决问题。2.专项检查：根据工作需要，县档案行政管理部门可针对档案工作中的重点、难点问题或特定领域开展专项检查，深入了解相关情况，推动工作落实。3.日常监督：县档案行政管理部门和各单位档案管理部门应加强对档案工作的日常监督，通过现场查看、查阅资料、听取汇报等方式，及时发现和纠正档案管理工作中的不规范行为。