微机档案室制度

微机档案室制度一、总则（一）目的为加强公司微机档案室的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的各类电子档案及相关微机档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司微机档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证档案内容的完整，涵盖公司运营的各个方面。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）微机档案室职责1.负责制定和完善微机档案管理制度，并组织实施。2.集中管理公司各类电子档案，包括但不限于文件、合同、报表、图纸等。3.对档案进行分类、编号、存储和备份，确保档案的安全和可检索性。4.负责档案的查阅、借阅和归还登记工作，按照规定提供档案利用服务。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确性和完整性。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交微机档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时归档和妥善保管。3.配合微机档案室做好档案的查阅、借阅等相关工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的电子文件，包括但不限于：行政管理文件，如通知、报告、决议等。业务合同、协议。财务报表、凭证。技术文件，如设计图纸、技术方案等。人事档案资料，如员工简历、考核记录等。2.各部门应定期将本部门产生的符合收集范围的档案移交微机档案室。（二）收集要求1.各部门应确保档案的真实性、完整性和准确性，不得遗漏重要信息。2.档案应按照规定的格式和命名规则进行整理，便于识别和管理。3.对于电子档案，应同时收集相关的元数据，如文件的创建时间、修改时间、作者等。（三）整理方法1.微机档案室按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类。行政管理类：分为上级文件、公司文件、部门文件等。业务合同类：按照业务类型进行细分，如销售合同、采购合同等。财务类：分为会计凭证、财务报表等。技术类：按照专业领域进行分类，如机械设计、电气设计等。人事类：分为员工档案、培训档案等。2.对分类后的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息，以便快速检索。四、档案存储与备份（一）存储设备1.微机档案室应配备专用的服务器和存储设备，用于档案的存储。2.存储设备应具备足够的容量，以满足公司档案存储的需求，并定期进行扩容。3.存储设备应具备冗余设计，确保数据的安全性和可靠性。（二）存储方式1.档案应按照分类进行存储，建立清晰的文件夹结构，便于查找和管理。2.对于重要的档案，应进行加密存储，设置访问权限，防止未经授权的访问。3.定期对存储设备进行清理和维护，删除过期或无用的档案，确保存储空间的合理利用。（三）备份策略1.建立完善的档案备份制度，定期对档案进行备份。2.根据档案的重要性和变化频率，确定备份的周期和方式。对于重要且不经常变化的档案，可采用定期全量备份的方式。对于变化频繁的档案，可采用增量备份的方式，提高备份效率。3.备份数据应存储在不同的物理位置，如异地存储或外接存储设备，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致数据丢失。4.定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的可用性。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司员工因工作需要可查阅与其工作相关的档案。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经相关部门负责人或公司领导批准。3.外部单位或个人查阅公司档案，需持有单位介绍信，并经公司领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、原因、查阅时间等信息。2.将申请表提交至微机档案室，微机档案室根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，微机档案室安排专人协助查阅人查阅档案，并做好查阅记录。4.查阅人应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出微机档案室或进行复制、拍照等操作。如需复制，应按照规定办理相关手续。（三）借阅权限1.根据工作需要，经相关部门负责人或公司领导批准，员工可借阅公司档案。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、原因、借阅时间等信息。2.将申请表提交至微机档案室，微机档案室根据借阅权限进行审核。3.审核通过后，微机档案室与借阅人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务。4.借阅人凭借阅协议到微机档案室领取档案，并在规定的时间内归还。5.微机档案室对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案安全与保密（一）安全管理1.微机档案室应建立安全管理制度，加强对档案存储设备、网络系统等的安全防护。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行病毒查杀和系统漏洞扫描。3.对微机档案室的工作人员进行安全培训，提高安全意识，防止因操作失误导致档案丢失或损坏。4.制定应急预案，应对突发的安全事件，如火灾、水灾、网络攻击等，确保档案的安全。（二）保密管理1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行严格保密。2.微机档案室工作人员应签订保密协议，明确保密责任。3.对档案的查阅、借阅等环节进行严格监控，防止机密档案泄露。4.对存储机密档案的设备进行加密处理，并限制访问权限。5.如发现档案有泄露风险，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据公司的发展和档案管理的需要，定期对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保档案的留存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由微机档案室负责人、相关部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，对档案进行逐一审查。2.对于已失去保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、销毁原因等信息。3.将申请表提交至公司领导审批，经批准后进行销毁。（四）销毁流程1.微机档案室安排专人负责档案销毁工作，确保销毁过程的安全和彻底。2.档案销毁可采用物理销毁或数据擦除等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.将销毁记录存档，以备查阅。八、档案统计与报表（一）统计内容1.微机档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收集、整理、存储、利用等情况进行统计。2.统计内容包括档案数量、类别、查阅人次、借阅次数等。（二）报表编制1.根据统计结果，编制档案统计报表，如《档案年度统计表》、《档案利用情况报表》等。2.报表应内容准